Архив документов

Содержание

В каком архиве находятся документы предприятия

Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);

  • обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
  • приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
  • собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
  • опись подпишите и поставьте дату;
  • на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984 Куда передать архив Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать. Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику.

Где и как хранить кадровую документацию

В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус. При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка — документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.

Процесс передачи на госхранение Ликвидируемые учреждения передают свою документацию на госхранение на основании договора. В нём прописываются обязательства обеих сторон, порядок, содержание и установленные для сдачи в архив бумаг сроки и пр. Приём и передача осуществляются лицом, представляющим интересы закрываемой компании, и работниками архивной службы.

Во время передачи проверяется наличие указанных в описях дел. Приём бумаг проходит в виде составления специального акта приема—передачи с указанием технического состояния и количества дел либо их отсутствия.

Где находится архив документации ликвидированных предприятий?

Есть такой Центральный городской архив ликвидированных предприятий. Там и должна храниться вся документация таких организаций. Очень часто туда обращаются люди при выходе на пенсию, когда в трудовой ошибки и недочеты.
Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу. Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде. Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы. Тогда дело не до чего ни кому не было, могли и выкинуть.

Где найти архив организации которая уже не существует?

Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся. А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду.
Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его. Содержание статьи

  • 1 Что такое архив организации
  • 2 Как создать архив
  • 3 Комплектация архива
  • 4 Оформляем дела для архива
  • 5 Куда передать архив

Что такое архив организации После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив.

Внимание! По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны. Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Ликвидация организации представляет собой сложный и длительный процесс. Учредителям приходится завершать деятельность компании, отчитываться по кредиторским обязательствам и подготавливать большой объём документации. Ликвидируемое юридическое лицо обязано передавать её на хранение в архивную службу.
Рассмотрим, где находится архив ликвидированных предприятий и каким образом происходит передача бумаг компании-архивариусу. Содержание

  • 1 Куда обращаться?
  • 2 Этапы подготовки документов
  • 3 Процесс передачи на госхранение

Куда обращаться? В соответствии с законом № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия бумаги, срок хранения которых не истёк, а также документы по личному составу в обязательном порядке должны передаваться на хранение в архив — муниципальный или государственный.
С чего следует начинать поиск документов Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Определить тип архива, в который переданы документы Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

В каком архиве находятся документы организации

Документ печатается в двойном экземпляре и утверждается руководством архивной компании или ответственным за конкурсное производство лицом. Один образец описей и акта приёма—передачи на хранение в архив документов передается назначенному Арбитражным судом для проведения конкурсного производства лицу или председателю комиссии по вопросам ликвидации. Переход к уничтожению бумаг возможен только после обработки материалов, составления и утверждения описи дел.
Нельзя уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истёк на момент прекращения деятельности фирмы. Уничтожение печати и штампов допускается только после ликвидации, когда завершён процесс прекращения деятельности предприятия. Это связано с тем, что их применение может потребоваться до момента исключения компании из общего реестра юрлиц.

В каком архиве находятся документы организации интурист

В Пенсионном отделении специалист в таком случае разводит руками и говорит, что — вы не первый такой, идите попробуйте в Центральный архиве поискать. В Центральном архиве документов может и не быть, если фирма была не большая и уходила от налогов, тогда и концов не найти, а если организация работала законно, то в архиве выдадут справки. Вопрос не полный. Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует.

В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая. Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации. Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно. За ними можно обратиться в Пенсионный фонд.

В каком архиве находятся документы фирмы зао юг

Столь трудоёмкий процесс следует доверить сотрудникам архивной службы. Сдача документов в архив при ликвидации — это обязанность учредителей предприятия. Процедура пройдёт без препятствий и проблем в минимальные сроки только в том случае, если заключен договор о передаче личной документации. При отсутствии договора возможна передача в архив только тех бумаг, которые касаются личного состава сотрудников. Место хранения документации устанавливает ликвидационная комиссия. Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг. Дела, требующие временного содержания — не более 10 лет — оформляются без систематизации материалов, переплёта, оформления заверительной надписи и проставления нумерации листов. Согласно общему правилу архивирования, в одном деле допускается наличие не более 250 листов.

Есть такой Центральный городской архив ликвидированных предприятий. Там и должна храниться вся документация таких организаций. Очень часто туда обращаются люди при выходе на пенсию, когда в трудовой ошибки и недочеты. Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу. Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде.

Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы. Тогда дело не до чего ни кому не было, могли и выкинуть. В этом случае, найти будет маловероятно.

Еще вариант, обратиться по старому адресу, но в новую организацию. Может у нее просто сменилось название. Может сохранились документы.

Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета. Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе. Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все. Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий. Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций. Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.

Внимание! По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны. Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

С чего следует начинать поиск документов Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Определить тип архива, в который переданы документы Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный.
Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Информацию об архиве ликвидированной организации можно найти и городском (областном) государственном архиве. Информация о ликвидированной, т.е. не существующей организации сдается в государственный архив. Он может быть городским (в больших городах) и областным, где собирается информация о закрытых фирмах/компаниях всей области.

Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда. Не знаю, как в небольших поселениях, а в городах, по крайней мере, таких крупных, как Уфа, есть городской архив. Наверное имеются и районные и областные архивы. Однажды мне потребовалось найти документы организации, ликвидированной более 10 лет назад (правда, до этого она существовала более 30 лет), и я их нашел в городском архиве (даже по телефону, не обращаясь лично).

  • 1 Куда обращаться?
  • 2 Этапы подготовки документов
  • 3 Процесс передачи на госхранение

Куда обращаться? В соответствии с законом № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия бумаги, срок хранения которых не истёк, а также документы по личному составу в обязательном порядке должны передаваться на хранение в архив — муниципальный или государственный.

Архивы ликвидированных предприятий

Однажды мне потребовалось найти документы организации, ликвидированной более 10 лет назад (правда, до этого она существовала более 30 лет), и я их нашел в городском архиве (даже по телефону, не обращаясь лично).

  • Вопрос не полный. Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует. В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая.
  • Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации.
    Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно. За ними можно обратиться в Пенсионный фонд. где по базе пробьют где посмотреть эти архивы.

Столь трудоёмкий процесс следует доверить сотрудникам архивной службы. Сдача документов в архив при ликвидации — это обязанность учредителей предприятия. Процедура пройдёт без препятствий и проблем в минимальные сроки только в том случае, если заключен договор о передаче личной документации.
При отсутствии договора возможна передача в архив только тех бумаг, которые касаются личного состава сотрудников. Место хранения документации устанавливает ликвидационная комиссия. Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг. Дела, требующие временного содержания — не более 10 лет — оформляются без систематизации материалов, переплёта, оформления заверительной надписи и проставления нумерации листов. Согласно общему правилу архивирования, в одном деле допускается наличие не более 250 листов.

  • Для помощи в этом вопросе нужно будет обратиться в пенсионный фонд, там вам подскажут, где именно можно увидеть архивы документации уже ликвидированной организации. Даже после того, как любая организация ликвидирована, все равно должна храниться документация
  • Для того чтобы найти архив организации которая уже не существует вам необходимо обратиться в Центральный городской архив. Там есть подразделение архив ликвидированных предприятий.

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

В Пенсионном отделении специалист в таком случае разводит руками и говорит, что — вы не первый такой, идите попробуйте в Центральный архиве поискать. В Центральном архиве документов может и не быть, если фирма была не большая и уходила от налогов, тогда и концов не найти, а если организация работала законно, то в архиве выдадут справки. Вопрос не полный. Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует.

В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая. Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации. Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно.

За ними можно обратиться в Пенсионный фонд.
Для начала архивные шкафы или полки разделим:

  • где будут храниться документы со сроком меньшим, чем 10 лет;
  • где с 10-летним сроком хранения;
  • а где с 75-летним.

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры. На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов. И, конечно, личные дела уволенных работников. Оформляем дела для архива По правилам дела в архиве оформляются так:

  • дело обязательно нумеруется и прошивается (то есть, если ваше закрытое дело находилось в папке-скоросшивателе, все документы нужно вынуть, прошить и пронумеровать.

Во время пересылки объемных файлов в интернете всегда требуется сократить их объем, это поможет уменьшить количество затрачиваемого трафика. Основной способ сжатия – архивирование. Далее описаны все известные способы, как заархивировать папку с файлами для дальнейшей отправки в сети или хранения.

Что собой представляет архивирование

Архивирование – это процедура сжатия байт-кода с помощью объединения одинаковых символов, на практике это выглядит так: вместо кода 10000000 после архивации получится 10х7.

В примере, вместо 8 байт занимаемого места, размер кода сократится вдвое — до 4 байт. За переработку данных отвечают специальные программы – архиваторы, они же в будущем выполнят повторную распаковку файлов.

Перед тем, как архивировать документы, нужно скачать один из архиваторов, если его нет в системе. Одним из популярнейших является Winrar, он быстро работает и не содержит ничего лишнего. Единственный недостаток – платное распространение. Бесплатная альтернатива Винрар – 7 Zip. Скорее всего, в системе уже есть один из архиваторов. Ключевая задача приложений – это уменьшение веса файлов. С помощью архиватора легко подготовить папку с фотографиями, видео или другими данными к отправке по почте, загрузке на облачное хранилище, на сервисы обмена или социальные сети. Дополнительным плюсом является возможность загружать заархивированные файлы с любыми расширениями на все сервисы. Это решение проблемы пользователей, которые не могут отправить exe-файлы через ВКонтакте, Gmail и т. д.

Через опцию «Отправить»

Во всех системах есть полезная опция в контекстном меню файла – «Отправить». С ее помощью легко обмениваться данными с другими устройствами, создавать ярлыки и архивировать. Выполняется процедура в 2 клика средствами Windows.

Как заархивировать файлы для отправки по почте:

  1. Кликнуть правой кнопкой мыши (ПКМ) по элементу, подлежащему архивации.
  2. В контекстном меню навести курсор на опцию «Отправить» и выбрать «Сжатая ZIP-папка».

Через пункт «Добавить в архив»

Это более функциональный способ, как архивировать документы в компьютере. С его помощью удается настроить параметры архивации фото: степень сжатия, месторасположение конечного файла, формат архива, способ сжатия и т. д.

Алгоритм действий:

  1. ПКМ по файлу, который добавится в архив.
  2. Клик по «Добавить в архив».
  3. Если настройки в архиваторе устраивают, нажать «Ок».

Действие выполняется аналогично для 7-Zip, но вместо второго шага следует выбрать «7-Zip» и нажать «Добавить к архиву».

Стандартные настройки пригодны для большинства задач, нетребовательному пользователю их менять не следует. При необходимости можно устанавливать пароль на папку или разбивку архива на части, менять расширение или другие параметры. Одной из популярных функций является разделение на части – в Winrar достаточно в строке «Разделить на тома размером» указать желаемый объем каждого архива. Целостность всей программы не будет повреждена от разбивки на несколько архивов.

Через интерфейс архиватора

Для примера используется Winrar:

  1. Нажать на Пуск, в строку ввести слово Winrar и запустить найденную программу.
  2. Через проводник указать путь, затем нажать на кнопку «Добавить».
  3. Подтвердить кнопкой «Ок».

Распаковка файла

Все заархивированные фотографии, видео и прочее можно легко разархивировать.

Как распаковать файл:

  1. Открыть архив любым установленным архиватором.
  2. Выделив папку, нажать на «Извлечь».
  3. С помощью проводника указать путь к директории, в которую будут помещены файлы.

Есть вариант проще – открыть конечную папку и из архиватора перетянуть нужные элементы в желаемый каталог.

Ничего сложного в процессе архивации нет для пользователя с любым уровнем навыков, но важно все сделать правильно, иначе архив может оказаться недоступным.

Архив с нуля — особенности организации архива собственными силами

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.
Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

  • издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
  • разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
  • определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
  • раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:

  • Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
  • Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
  • Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
  • Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
  • Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
  • Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
  • Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
  • Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
  • Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
  • Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.
В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Сдача документов на хранение в государственные архивы
при ликвидации либо банкротстве организации

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах». Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Функции ликвидационной комиссии

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кто должен хранить документы ликвидируемой организации

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);

• личные дела;

• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

• акты о несчастных случаях, связанных с производством;

• тарификационные ведомости;

• табели и наряды работников вредных профессий;

• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию;

• штатные расстановки;

• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;

• тарификационные ведомости – 25 лет;

• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

  • приказы;
  • личные дела уволенных;
  • личные карточки уволенных;
  • лицевые счета по заработной плате;
  • расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
  • невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
  • акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

***Автор статьи Е.А. Кошелева, И.В. Пеньковой

1. Архивация данных

Архивация — это сжатие одного или более файлов с целью экономии памяти и размещение сжатых данных в одном архивном файле. Архивация данных — это уменьшение физических размеров файлов, в которых хранятся данные, без значительных информационных потерь.

Архивация проводится в следующих случаях:

  • когда необходимо создать резервные копии наиболее ценных файлов;
  • когда необходимо освободить место на диске;
  • когда необходимо передать файлы по E-mail.

Архивный файл представляет собой набор из нескольких файлов (одного файла), помещенных в сжатом виде в единый файл, из которого их можно при необходимости извлечь в первоначальном виде. Архивный файл содержит оглавление, позволяющее узнать, какие файлы содержатся в архиве.

В оглавлении архива для каждого содержащегося в нем файла хранится следующая информация:

  • имя файла;
  • размер файла на диске и в архиве;
  • сведения о местонахождения файла на диске;
  • дата и время последней модификации файла;
  • код циклического контроля для файла, используемый для проверки целостности архива;
  • степень сжатия.

Любой из архивов имеет свою шкалу степени сжатия. Чаще всего можно встретить следующую градацию методов сжатия:

  1. Без сжатия (соответствует обычному копированию файлов в архив без сжатия).
  2. Скоростной.
  3. Быстрый (характеризуется самым быстрым, но наименее плотным сжатием).
  4. Обычный.
  5. Хороший.
  6. Максимальный (максимально возможное сжатие является одновременно и самым медленным методом сжатия).

Лучше всего архивируются графические файлы в формате .bmp, документы MS Office и Web-страницы.

Что такое архиваторы?

Архиваторы – это программы (комплекс программ) выполняющие сжатие и восстановление сжатых файлов в первоначальном виде. Процесс сжатия файлов называется архивированием. Процесс восстановления сжатых файлов – разархивированием. Современные архиваторы отличаются используемыми алгоритмами, скоростью работы, степенью сжатия (WinZip 9.0, WinAce 2.5, PowerArchiver 2003 v.8.70, 7Zip 3.13, WinRAR 3.30, WinRAR 3.70 RU).

Другие названия архиваторов: утилиты — упаковщики, программы — упаковщики, служебные программы, позволяющие помещать копии файлов в сжатом виде в архивный файл.

В ОС MS DOS существуют архиваторы, но они работают только в режиме командной строки. Это программы PKZIP и PKUNZIP, программа архиватора ARJ. Современные архиваторы обеспечивают графический пользовательский интерфейс и сохранили командную строку. В настоящее время лучшим архиватором для Windows является архиватор WinRAR.

Архиватор WinRAR

WinRAR – это 32 разрядная версия архиватора RAR для Windows. Это — мощное средство создания архивов и управления ими. Есть несколько версий RAR, для разных операционных систем: Windows, Linux, UNIX, DOS, OS/2 и т.д.

Существует две версии RAR для Windows:

  • версия с графическим пользовательским интерфейсом — WinRAR.EXE;
  • Консольная версия RAR.EXE пульт линии команды (способ текста) версия — Rar.exe.

Возможности WinRAR:

  1. Позволяет распаковывать архивы CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE, BZ2, JAR, ISO, и обеспечивает архивирование данных в форматы ZIP и RAR.
  2. Обеспечивает полную поддержку архивов ZIP и RAR.
  3. Имеет специальные алгоритмы, оптимизированные для текста и графики. Для мультимедиа сжатие можно использовать только с форматами RAR.
  4. Поддерживает технологию перетаскивания (drag & drop).
  5. Имеет интерфейс командной строки.
  6. Может осуществлять непрерывное архивирование, что обеспечивает более высокую степень сжатия по сравнению с обычными методами сжатия, особенно при упаковке большого количества небольших файлов однотипного содержания.
  7. Обеспечивает поддержку многотомных архивов, то есть осуществляет разбивку архива на несколько томов (например, для записи большого архива на диски). Расширение томов: RAR, R01, R02 и т.д. При самораспаковывающемся архиве первый том имеет расширение EXE.
  8. Создает самораспаковывающиеся архивы (SFX) обычные и многотомные архивы, обеспечивает защиту их паролями.
  9. Обеспечивает восстановление физически поврежденных архивов.
  10. Имеет средства восстановления, позволяющие восстанавливать отсутствующие части многотомного архива.
  11. Поддерживает UNICODE в именах файлов.
  12. Для новичков предназначен режим Мастер (Wizard), с помощью которого можно легко осуществить все операции над архивами.

WinRAR имеет и другие дополнительные функции. WinRAR способен создать архив в двух различных форматах: RAR иZIP.

Рассмотрим преимущества каждого формата.

Архив в формате ZIP

Основное преимущество формата ZIP — его популярность. Например, большинство архивов в Internet – это архивы ZIP. Поэтому приложение к электронной почте лучше всего направлять в формате ZIP. Можно также направить самораспаковывающийся архив. Такой архив является немного большим, но может быть извлечен без внешних программ. Другое преимущество ZIP — скорость. Архив ZIP обычно создается быстрее, чем RAR.

Архив в формате RAR

формат RAR в большинстве случаев обеспечивает значительно лучшее сжатие, чем ZIP. Кроме того, формат RAR обеспечивает поддержку многотомных архивов, имеет средства восстановления поврежденных файлов, архивирует файлы практически неограниченных размеров. Необходимо отметить, что при работе в файловой системе FAT32 архивы могу достигать только 4 гигабайт. Работа с большими размерами архива поддерживается только в файловой системе NTFS.

Программа архивации Microsoft Backup (резервная копия)

Запуск программы осуществляется: Пуск – программы – стандартные – служебные – архивация данных. Откроется мастер архивации и восстановления в обычном режиме. Из этого режима можно перейти в расширенный режим для работы с мастером архивации, мастером восстановления и мастером аварийного восстановления ОС.

Программа архивации позволяет защитить данные от случайной утери в случае, если в системе возникает сбой оборудования или носителя информации. С помощью Backup можно создать резервную копию данных на жестком диске, а затем создать архив на другом носителе данных. Носителем архива может быть логический диск или отдельное устройство (съемный диск).

Программа архивации создает снимок состояния тома, представляющий собой точную копию содержимого диска на определенный момент времени, в том числе открытых файлов, используемых системой. Во время выполнения программы архивации пользователь может продолжать работать с ОС без риска потери данных.

Программа архивации предоставляет следующие возможности:

  1. Архивация выбранных файлов и папок на случай сбоя жесткого диска или случайного удаления файлов (архивировать можно на жесткий диск или съемный диск и т.д.). Backup восстанавливает архивированные файлы и папки на жесткий диск.

Архивация данных состояния системы. Программа позволяет архивировать копии важных системных компонентов, таких как реестр, загрузочные файлы и база данных службы каталогов. Программа архивации позволяет восстанавливать копии важных системных компонентов, таких, как реестр, загрузочные файлы и база данных службы каталогов.