Документированная информация

Модуль1
Вопрос 1
Какие факторы определяют структуру службы ДОУ в организации?
Выберите один ответ:
функции, объем работ и масштаб учреждения
Вопрос 2
Какие документы относятся к регулирующим (организационным)?
Выберите один ответ:
инструкция по виду деятельности
Вопрос 3
Какие вопросы фиксируются в распорядительных документах организации?
Выберите один ответ:
решения и указания по их выполнению
Вопрос 4
Что является целями делопроизводства?
Выберите один ответ:
закрепление информации и обеспечение работы органов управления документацией
Вопрос 5
Непригодным для использования является документ, содержание которого можно:
Выберите один ответ:
изменить (исказить)
Вопрос 6
На практическую деятельность каких должностных лиц не распространяется управление документами?
Выберите один ответ:
должностных лиц архивных учреждений при управлении архивными документами
Вопрос 7
Какой из документов не является аутентичным?
Выберите один ответ:
нуждающийся в подтверждении, проверке
Вопрос 8
Какие действия относятся к элементам организации документооборота?
Выберите один ответ:
систематизация (упорядочение) документооборота
Вопрос 9
Документ считается достоверным, если его содержание подтверждает деятельность или факты:
Выберите один ответ:
полностью и точно
Вопрос 10
Какую способность отражает требование «надежности системы управления документами»?
Выберите один ответ:
длительно и правильно функционировать
Вопрос 11
По каким признакам объединяют документы в систему документации?
Выберите один ответ:
происхождению, сфере деятельности и единым требованиям к оформлению
Вопрос 12
Что должна обеспечивать документная система (информационная система)?
Выберите один ответ:
сбор документов и доступ к ним
Вопрос 13
Какие должностные лица (работники) должны создавать документы?
Выберите один ответ:
лица, достоверно знающие факты
Вопрос 14
Какой очередной этап в эволюции государственного делопроизводства следует после приказного делопроизводства?
Выберите один ответ:
коллежское
Вопрос 15
Что призвана обеспечить система справочной документации?
Выберите один ответ:
принятие решений
Вопрос 16
Какую функцию в организации выполняет отчетная документация?
Выберите один ответ:
обратной связи
Вопрос 17
Что закрепляется в учредительных документах организации?
Выберите один ответ:
ее назначение, правовой статус и функции организации
Вопрос 18
Что представляет собой документ?
Выберите один ответ:
зафиксированную на материальном носителе информацию
Вопрос 19
Какие из функций не относятся к общим функциям документа?
Выберите один ответ:
накопительная
Вопрос 20
Какими характеристиками должны обладать документные системы?
Выберите один ответ:
целостности и системности
Вопрос 21
Что означает требование «согласованности системы управления документами»?
Выберите один ответ:
должна применяться с другими системами деятельности
Вопрос 22
Что обеспечивает делопроизводство в организации?
Выберите один ответ:
документирование и организацию работы с документами
Вопрос 23
Что понимается под документированием?
Выберите один ответ:
фиксация информации на материальных носителях
Вопрос 24
Какими факторами определяется состав распорядительных документов организации?
Выберите один ответ:
правовым статусом и компетенцией организации
Вопрос 25
Когда должны создаваться документы применительно к управленческим операциям и случаям?
Выберите один ответ:
требований нет
Добавлено через 33 минуты
модуль2
Вопрос 1
Какие цели разработки Табеля форм документов организации?
Выберите один ответ:
сокращение количества применяемых форм документов
Вопрос 2
Какие элементы размещаются в формуляре-образце документа (модели построения документа)?
Выберите один ответ:
реквизиты, размеры полей
Вопрос 3
Какие установлены степени секретности сведений, составляющих государственную тайну?
Выберите один ответ:
особой важности, совершенно секретно, секретно
Вопрос 4
Как располагаются подписи при утверждении документа несколькими должностными лицами?
Выберите один ответ:
на одном уровне
Вопрос 5
Как может оформляться дата служебного документа?
Выберите один ответ:
цифровым или буквенно-цифровым способом
Вопрос 6
Кем может быть утвержден документ?
Выберите один ответ:
единолично руководителем или коллегиальным органом
Вопрос 7
Когда указывают место составления или издания документа?
если затруднено его определение по реквизитам
Вопрос 8
Какой очередной этап унификации формы документа после этапа «установления порядка расположения реквизитов»?
Выберите один ответ:
установление правил оформления реквизитов
Вопрос 9
В каких документах оформляется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату»?
Выберите один ответ:
письмах-ответах
Вопрос 10
Какая из дат является датой приказа?
Выберите один ответ:
подписания
Вопрос 11
Какая из частей является обязательной частью текста распорядительного документа?
Выберите один ответ:
распорядительная часть
Вопрос 12
Какой из видов бланков документов не предусмотрен ГОСТ Р 6.30-?
Выберите один ответ:
бланк текста письма
Вопрос 13
Каким должен быть реквизит «заголовок к тексту»?
Выберите один ответ:
точным и состоять из одной фразы
Вопрос 14
Что понимается под реквизитом документа?
Выберите один ответ:
его информационный элемент
Вопрос 15
Какие способы расположения реквизитов в границах зон их размещения применяются?
Выберите один ответ:
центрованный или флаговый
Вопрос 16
Что включает резолюция руководителя на документе?
Выберите один ответ:
фамилии исполнителей и содержание поручения
Вопрос 17
Какие элементы отражаются в правилах оформления документов?
Выберите один или несколько ответов:
требования к форме, содержанию и способам их создания
требования к исполнителям
Вопрос 18
Текст вопроса
Как может обозначаться отметка о контроле за исполнением документа?
Выберите один или несколько ответов:
словом или штампом «Контроль» или «К», ( + еще какой-то вариант)
Вопрос 19
Какой из реквизитов является обязательным для письма?
Выберите один ответ:
текст документа
Вопрос 20
Какое лицо (работник) является автором документа?
Выберите один ответ:
создавшее документ
Вопрос 21
Что позволяет определить бланк документа?
Выберите один ответ:
автора документа
Вопрос 22
Наименование какого вида документа не проставляется на документе?
Выберите один ответ:
письма
Вопрос 23
Какой из этапов является очередным в последовательности создания документа на компьютере после создания файла?
Выберите один ответ:
ввод данных
Вопрос 24
Какую должность (статус) указывают в реквизите подпись в документах, составленных комиссией?
Выберите один ответ:
обязанности (статус) в составе комиссии
Вопрос 25
Как оформляется реквизит подпись при временном отсутствии руководителя?
Выберите один ответ:
реквизит переоформляется на исполняющего обязанности
Добавлено через 20 часов 24 минуты
Модуль3
Вопрос 1
Кто определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа?
Выберите один ответ:
исполнитель
Вопрос 2
Какой очередной технологический этап работы с документом после его регистрации?
Выберите один ответ:
направление на исполнение и исполнение документов
Вопрос 3
Что обеспечивается действиями по «контролю исполнения документов»?
Выберите один ответ:
своевременное исполнение документов
Вопрос 4
Как называют обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов?
Выберите один ответ:
жалобой
Вопрос 5
Какие действия осуществляются со справочными картотеками в конце года?
Выберите один ответ:
передаются на хранение в архив организации
Вопрос 6
Кем решается вопрос об отправке документа по почте или курьером?
Выберите один ответ:
службой ДОУ исходя из конкретной ситуации
Вопрос 7
Кто утверждает перечень нерегистрируемых документов?
Выберите один ответ:
руководитель организации
Вопрос 8
В какие сроки должна проводиться отправка корреспонденции почтой?
Выберите один ответ:
не позднее 1-й половины следующего рабочего дня
Вопрос 9
Что делает исполнитель если документ направляется более чем в четыре адреса?
Выберите один ответ:
готовит список (расчет) на рассылку
Вопрос 10
В каком документе устанавливается (фиксируется) место регистрации документов?
Выберите один ответ:
в инструкции по делопроизводству
Вопрос 11
В соответствии с чем располагают карточки в «номинальной» картотеке?
Выберите один ответ:
с видами и разновидностями документов
Вопрос 12
Пока нет ответа
Какие документы подлежат регистрации в соответствии с ГСДОУ?
Выберите один ответ:
требующие учета, исполнения и последующего использования
Вопрос 13
Каким этапом завершается документооборот в организации?
Выберите один ответ:
завершение исполнения (отправление)
Вопрос 14
Какие недостатки карточной формы регистрации документов по сравнению с журнальной?
Выберите один ответ:
улучшение сохранности документов
Вопрос 15
Как должна поступить служба ДОУ с неправильно оформленными и некомплектными документами?
Выберите один ответ:
возвращать исполнителям
Вопрос 16
Какие элементы постоянной проверки и регулирования включает «текущий контроль исполнения»?
Выберите один ответ:
хода исполнения документов
Вопрос 17
Какой критерий оптимальной обработки поступившего документа по доставке его исполнителям?
Выберите один ответ:
в течение дня поступления или следующего дня
Вопрос 18
Сведения о какой оперативной информации стремятся получить, определяя цель создания ИПС?
Выберите один ответ:
о документах: их нахождении и содержащихся в них сведениях
Вопрос 19
В какие сроки службе ДОУ следует отправлять служебные телеграммы после их регистрации?
Выберите один ответ:
в течение часа
Вопрос 20
Какой очередной этап подготовки и оформления документа после его удостоверения (подписания)
Выберите один ответ:
регистрация
Вопрос 21
Какой срок регистрации входящего документа?
Выберите один ответ:
в день поступления
Вопрос 22
Какой из элементов относится к информационно-поисковой системе?
Выберите один ответ:
формирование картотек
Вопрос 23
Какие документы ставятся на контроль?
Выберите один ответ:
требующие исполнения и/или подготовки ответного документа
Вопрос 24
Какие вопросы должны учитываться при предварительном рассмотрении и оценке поступившего документа?
Выберите один ответ:
важность, авторство, вид и срочность исполнения документа
Вопрос 25
Какой начальной буквой дополняется регистрационный номер при регистрации обращений граждан?
Выберите один ответ:
фамилии заявителя

В профессиональной деятельности, объектом которой яв­ляется документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».

Информация может быть недокументной— не зафикси­рованной на материальном носителе — и документной— закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с доку­ментнойинформацией.

Всю информацию, которую можно получить от докумен­та, допустимо называть информацией документа.Условно она может быть разделена на три составные части: а) инфор­мация документная, б) на документе и в) о носителе и спосо­бе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная инфор­мация, т. е. информация, содержащаяся в документе.Для ее хранения и передачи и был создан данный документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. — это информация о документе как физическом объекте,физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлю-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 2. Документ как система

лозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производи­телей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т. п.

Наконец, информация на документе— это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетель­ствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе име­ет особое значение для изучения истории его создания ифункционирования в обществе. Она встречается не на всех документах.

Значит, информация документа и документная информа­ция соотносятся как целое и часть.

Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная— это информация, содержащаяся в документе. Документальная— это инфор­мация, основанная на документе (-ах), подтвержденная доку­ментом (-ами). Документная информация может быть доку­ментальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документнаяи документальнаяинформация — это пересекающиеся понятия.

Документная информация является социальной: докумен­ты создают люди для людей. Природная информация, под­вергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социаль­ной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т. п.).

Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фото­графию, человек получает, запоминает, накапливает и исполь­зует информацию (знания). Специалисты в области инфор­мации, библиотекари, библиографы и т. п. в силу своих про­фессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, пе­рерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользо­вание.

Контрольные вопросы

1. Каково значение информационной составляющей до­кумента?

2. В чем суть современных концепций информации?

3. Что такое социальная информация?

4. Каковы основные виды социальной информации?

5. Каковы отличительные черты массовой и специаль­ной информации?

6. Как соотносятся понятия «документная информа­ция» и «информация документа»?

2.6. Материальная (физическая) составляющая документа

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без ко­торого он существовать не может.

Материальная составляющая документа— это его ве­щественная (физическая) сущность, форма документа, обес­печивающая его способность хранить и передавать информа­цию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет но­ситель информации— материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дис­кет и т. п. Эта специальная конструкция обеспечивает вы­полнение документами их главной функции, давая возмож­ность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, при­способленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

Информация, содержащаяся в документе, обязательно за­креплена на каком-то специальном материале(папирус, пер­гамент, бумага, кино-, фотопленка и т. п.), имеющем опреде­ленную форму носителя(лента, лист, карточка, барабан, диск, нитка и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т. п.) и ин­струментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.). Таким образом, под материальной составляющей до­кумента имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации и 3) способ документирова­ния или записи информации.

Документированная информация

Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:

  • Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика

  • Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. … … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

  • ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия

  • Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права

  • Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В трех федеральных… … Большой юридический словарь

  • Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология

  • Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь

  • ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права

  • ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях