Информационные потоки

ПОТОК ИНФОРМАЦИИ

Смотреть что такое «ПОТОК ИНФОРМАЦИИ» в других словарях:

  • поток информации — информационный поток — Тематики информационные технологии в целом Синонимы информационный поток EN information flow … Справочник технического переводчика

  • поток информации — informacijos srautas statusas T sritis automatika atitikmenys: angl. data flow; information flow vok. Datenfluß, m; Datenstrom, m; Informationsfluß, m rus. информационный поток, m; поток информации, m pranc. flux d informations, m … Automatikos terminų žodynas

  • поток информации — informacijos srautas statusas T sritis Standartizacija ir metrologija apibrėžtis Tvarkusis informacijos judėjimas, apibūdinamas kryptimi, sparta ir kitais parametrais. atitikmenys: angl. information flow vok. Informationfluss, m rus. поток… … Penkiakalbis aiškinamasis metrologijos terminų žodynas

  • поток информации — informacijos srautas statusas T sritis fizika atitikmenys: angl. information flow vok. Informationsfluß, m rus. поток информации, m pranc. flux d’information, m … Fizikos terminų žodynas

  • поток информации в реальном времени — — Тематики информационные технологии в целом EN real time information flow … Справочник технического переводчика

  • поток информации для технического обслуживания — (МСЭ Т I.326). Тематики электросвязь, основные понятия EN maintenance flow … Справочник технического переводчика

  • поток информации, передаваемой удаленными абонентами сети — — Тематики информационные технологии в целом EN teletraffic … Справочник технического переводчика

  • Входной поток информации — последовательность документов и данных, поступающих для ввода в информационную систему. См. также: Информационное наполнение Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь

  • регулируемый поток информации — Информационный поток с переменной скоростью передачи, зависящей от текущего состояния сети. Тематики информационные технологии в целом EN throttling flow … Справочник технического переводчика

  • всенаправленный поток информации от данной точки в сети ко многим — — Тематики информационные технологии в целом EN distribution service … Справочник технического переводчика

Виды документопотоков:

— Входящие

— Исходящие

— Внутренние

Входящий документопоток:

• Документы от вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

• Документы от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов.

• Документы от не соподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, гарантийные, а также запро­сы, оферты и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

• Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутреннийдокументопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения.

Организационные документы предприятия — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Внутренние служебные документы предприятия — официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Виды распорядительных документов:постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу документирования:

1) рукописные;

2) печатные;

3) электронные;

4) кино-, фото-, фонодокументы.

По сфере использования:

1) организационно-распорядительные;

2) финансово-бухгалтерские;

3) научно-технические;

4) по труду;

5) отчетно-статистические.

По месту составления:

1) входящие;

2) исходящие;

3) внутренние.

По грифу ограничения доступа:

1) открытые;

2) с грифом ограничения доступа.

По происхождению:

1) официальные (служебные);

2) личные (касающиеся интересов конкретного лица).

По форме изложения:

1) индивидуальные;

2) трафаретные;

3) типовые.

По срокам хранения:

1) постоянного хранения (бессрочного);

2) долговременного хранения (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет).

Рис. 1.8. Типы исходящего потока

Рис. 1.9. Типы Входящего потока

Рис. 1.1.0. Типы внутреннего потока

Рис. 1.1.1. Входящий поток

Внешние и внутренние информационные потоки

Внутренние информационные потоки — это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия, например Документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия, Документы об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому, Документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей. Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Основными особенностями внутренних информационных потоков являются: упрощенное оформление, заверяются подписями должностных лиц, внутри отдельных производственных подразделений (цехов и участков) как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений.

основные данные, образующие внутренние потоки информации:

ь По закупкам — заказы на закупку продукции, условия поставки и крайний срок поставки, цены поставщиков и ценовые скидки, альтернативные источники поставок и цены альтернативных поставщиков, информация об общих издержках материально-технического обеспечения при осуществлении закупок у альтернативных поставщиков, требования по выбору маршрута транспортировки груза, вид транспортировки продукции от поставщиков, требования, предъявляемые к поставщикам в отношении условий доставки продукции покупателям

ь По производству продукции: производственные мощности; альтернативные издержки производства, основанные на различных планах производства, требования отгрузки; нововведения в производстве; новые или пересмотренные планы упаковки продукции; нововведения в системе материально-технического обеспечения; требования системы оптового распределения; мощность складских помещений; планирование производства; складская система по обработке материалов; альтернативные издержки материально-технического обеспечения, основанные на различных производственных программах; вид движения сырья и материалов

ь По маркетингу: уровень обслуживания покупателей; ценовые скидки и планируемые пересмотры цен; требования специального обслуживания покупателей; положения, регулирующие продажи и специфические регионы; продажа нового продукта и реклама; прогнозы объема продаж; показатели деятельности фирмы по соблюдению стандартов обслуживания покупателей; издержки материально-технического обеспечения, относящиеся к альтернативным уровням обслуживания покупателей; жалобы и претензии покупателей; потенциальные изменения в уровне издержек материально-технического обеспечения, которые могут повлиять на выполнение будущих программ по увеличению объема сбыта продукции; издержки материально-технического обеспечения у фирм-конкурентов.

ь По финансам и учету: оценка кредитоспособности покупателя; ведение счетов; смета издержек материально-технического обеспечения; планируемые инвестиции капитала; определение финансового положения предприятия, оценка его деятельности; осуществление кредитных операций; определение размеров наличия капитала; установление статуса потребностей в капитале ведение операций по контролю за счетами, по транспортировке грузов; система обработки заказов (для обеспечения согласованности между счетами на закупленную продукцию и кредитом).

Внешние информационные потоки — это потоки информации между данным пред приятием и объектами, находящимися вне его пределов.

Потоки внешней информации и материально-техническом обеспечении включают в себя заказы покупателей на продукцию фирмы, данные о конкурентах, инструкции предприятиям оптовой торговли, информацию о технологических новинках, изменениях в законодательстве, а также об условиях рынка труда и продукции.

Структура внешних информационных потоков на предприятии:

ь По финансам и учету:

эксплуатационные характеристики продукции, приобретаемой предприятием; требования покупателей по замене некачественных компонентов; руководство по закупкам.

ь По производству:

информация о характеристиках продукта предприятия; информация о характеристиках продукта конкурентов; рекомендации по совершенствованию продукта или его упаковки; объяснение не удовлетворительных характеристик продукта (ответ на жалобы и претензии покупателей); руководство по производству (когда требуется осуществление дополнительной сборки продукта);

ь По материально техническому обеспечению:

данные о продажах; система контроля за уровнем запасов; место нахождения и мощность склада; система оформления повторных заказов; система обращения с материалами; разбивка продукции на конкурентоспособную и неконкурентоспособную; предпочитаемые транспортные агенты; показатели деятельности транспортных агентств;

ь По маркетингу:

данные о продажах; последствия мер по повышению уровня продаж; приспособление к рыночным требованиям; финансовые возможности покупателей, рыночная деятельности конкурентов; требования к обслуживанию покупателей; рыночные цели компаний; внедрение новой продукции; планы стимулирования продаж и рекламной деятельности; цены и ценовые скидки; программа сбыта и ее цели; планы по пополнению уровня конкурентоспособности продукции.

ь По финансам и учету:

данные о продажах; финансовое положение предприятия, оценка кредитоспособности; ведение счетов; определение кредитного состояния фирмы.

Информационное обеспечение экономики

Внешние входящие информационные потоки

Внешние входящие информационные потоки представляют собой информацию, создаваемую вне предприятия во внешней деловой среде.

Внешняя деловая среда — это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием (рис. 4).

Рисунок 4 Внешняя деловая среда предприятия

Степень воздействия внешней деловой среды на бизнес различна.

Наиболее важны субъекты внешней деловой среды, с которыми предприятие постоянно взаимодействует, образующие ближайшее окружение (или микроокружение) предприятия: клиенты, поставщики, партнеры, конкуренты, налоговые органы, органы власти, средства массовой информации.

Поступающая из микроокружения предприятия информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Субъекты, которые, как правило, не оказывают непосредственного воздействия на функционирование, но определяют общие условия деловой среды, образуют макроокружение предприятия. Действия этих субъектов приводят к возникновению факторов, характеризующих макроокружение. К таким факторам относятся: политические, макроэкономические, научно-технические, производственные, демографические, правовые, экологические, социально-культурные Информационные системы в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. — М.: Юнити-Дана, 2008. — с. 169..

Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило, связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменения условий поставки или ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками). Для большинства предприятий информационные потоки, отражающие состояние макроокружения предприятия, являются важным источником сведений о внешней деловой среде, но в ежедневной регулярной деятельности практически не используются. Эти потоки можно характеризовать как нерегулярные входящие информационные потоки. Поступающая с этими потоками информация используется в большинстве случаев «для сведения», хотя иногда вызывает необходимость предпринять соответствующие действия Кулемина Ю.В. Информационные системы в экономике. Краткий курс. — М.: Окей-книга, 2009. — с. 127..

Внутренние информационные потоки

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и порожденную внутри предприятия информацию.

Таким образом, для обеспечения информационных потребностей различных групп потребителей информации предприятия могут использоваться регулярные входящие нерегулярные входящие и внутренние информационные потоки.

Четкое разделение информации на потоки и определение того, какие потоки могут удовлетворить потребности каждой группы потребителей информации на предприятии, является очень важным.

Такое разделение позволяет установить, какая именно информация нужна каждой группе потребителей и какова целесообразность предоставления конкретным сотрудникам доступа к тем или иным источникам информации. В общем виде можно выделить три уровня информационных потребностей работников предприятия и соответствующие им три вида информационных потоков:

· внутренние;

· внутренние и регулярные входящие;

Общее разделение потребителей информации по отношению к трем видам информационных потоков — это первый шаг для определения информационных потребностей сотрудников. Дальнейшее структурирование этих потоков необходимо для того, чтобы предоставить каждому работнику тот объем информации, который ему действительно необходим для работы, поскольку избыток информации так же опасен, как и ее недостаток. Практически каждый работник предприятия является одновременно и потребителем информации, и ее поставщиком для других сотрудников. Поступающая извне или порождаемая на предприятии информация обязательно должна иметь своего потребителя, т.е. быть адресной. В то же время информация должна быть необходимой и достаточной для выполнения работником своих функций. Анализ структуры информационных потоков на соответствие критерию необходимости и достаточности получаемой потребителями информации позволяет минимизировать как сами информационные потоки, так и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации.

Информационные системы, обеспечивающие производство, обработку, хранение и использование информации внутри предприятия, подробно описываются в следующих главах. А пока рассмотрим цели мониторинга внешней среды предприятия и существующие для этого возможности.