Как писать в книгу жалоб?

Содержание

Как написать благодарность в книге отзывов и предложений и должны ли на нее ответить?

Как написать положительный отзыв о работе организации?

Не существует четко установленной формы для написания благодарственного отзыва. Стиль и объем благодарности зависят от творческого потенциала посетителя и его удовлетворения обслуживанием. Но некоторых ограничений все же придется придерживаться.

Не стоит расписывать всю ситуацию – достаточно конкретно указать, за что и кому благодарен.

Не нужно сочинять новеллы на 2-3 листа и щедро сдабривать текст эпитетами. У руководства может не хватить времени и терпения на прочтение длинного текста, а за литературной «ширмой» потеряется суть благодарности.

Основные правила написания положительного отзыва в книге отзывов и предложений не отличаются от особенностей написания жалобы или замечания:

  • коротко;
  • четко;
  • емко;
  • конкретно.

Правильное письменное выражение благодарности выглядит так:

  1. Дата и время события.
  2. Имя сотрудника или название компании, которым адресована благодарность.
  3. Основание благодарности (четко изложенные пункты, обо всем, что понравилось посетителю).
  4. Подпись посетителя (фамилия, инициалы).
  5. Контактные данные посетителя (если считает необходимым получить ответ).

На основании благодарственного отзыва руководство компании выносит решение о поощрении работника. В каждой организации существует определенная форма стимулирования сотрудников, зачастую – материальное вознаграждение.

Чтобы не лишать работника шанса получить его, информацию в благодарности следует прописывать точно, без воды. Руководство многих компаний не придает значения неконкретным, «размытым» благодарностям и не берет их во внимание при премировании работников.

Оставить запись в книге жалоб и предложений может любой человек. Такие заметки бывают, как положительные, так и отрицательные. Также вполне можно высказать какие-либо пожелания по улучшению работы предприятия. А руководство организации обязано по первому требованию предоставить данный документ клиенту. И при этом книга должна быть правильно оформлена, прошита и зарегистрирована.

Пошаговая инструкция для клиента

Алгоритм написания благодарности в Книге жалоб и предложений следующий:

  1. Открыть книгу на новой (чистой) странице.
  2. Написать «шапку» благодарности: указать дату и время.
  3. Основная часть отзыва:
    • имя и фамилия сотрудника или официальное название организации;
    • за что выносите благодарность, для удобства прочтения можно разбить этот раздел на пункты (быстрое обслуживание, качественное обслуживание, дополнительная консультация и т.д.).
  4. Заключение: указать информацию о себе (фамилия инициалы – обязательно, номер телефона, адрес – по желанию).

Необходимо выражать похвалу компании или ее отдельным представителям за определенные моменты, избегая общих фраз. Таким образом, вы акцентируете внимание руководства на сильных сторонах работы организации.

Избегайте в благодарности фраз ни о чем: «Мне все понравилось», «Все было отлично», «Все было на высшем уровне».

Для руководства компании и рядовых сотрудников важно получить конкретную расшифровку этого обобщенного «все».

Ниже вы увидите образец благодарности, оставленной в книге жалоб и предложений, и ответа на нее:

Примеры хороших отзывов в книге жалоб и предложений

Для наглядности приводим несколько удачных примеров благодарностей от клиентов структур сферы обслуживания.

Пример 1:

12. 2018 г., 16.30.

Хочу вынести благодарность охраннику супермаркета «N» Соколовскому Игорю Валерьевичу. Я, как постоянный покупатель магазина, давно заметила, что он отлично справляется не только со своими обязанностями, но и помогает посетителям в плане консультации – подсказывает, где найти необходимый товар, а также выдает корзинки и тележки.

Сегодня И.В. Соколовский помог мне собрать и упаковать рассыпавшийся из корзины товар. Очень вежливый человек и хороший работник. Прошу руководство премировать И. Соколовского.

Рудько Валентина Петровна, пенсионер (номер телефона, подпись).

Пример 2:

07.2017 г., 14.15.

Объявляю благодарность автомеханику Серегину Ивану, к которому я постоянно обращаюсь по вопросу диагностирования и ремонта моего автомобиля.

  1. Работа всегда выполнена вовремя и качественно.
  2. Каждый раз я получаю очень детальную консультацию по интересующим меня вопросам, касательно эксплуатации автомобиля.
  3. И. Серегин – отличный работник, которого я буду рекомендовать всем своим знакомым автолюбителям.
  4. И. Серегин – воспитанный человек, с которым легко и приятно общаться.

Денис Евгеньевич Борисов (телефон, подпись).

Пример 3:

11 ноября 2018 года мы небольшой компанией впервые отдыхали в ресторане «Z». Были приятно удивлены высоким уровнем обслуживания со стороны официантки Натальи Загудиной и высочайшим уровнем приготовления блюд от повара Александра Шестакова.

Хотим отметить следующее:

  • несмотря на заполненность зала ресторана, Н. Загудина подобрала нам подходящий столик в уютном отдаленном месте, позаботившись, чтобы мы чувствовали себя максимально комфортно;
  • официант Загудина очень быстро приняла заказ, ненавязчиво предложила фирменные блюда, четко ответила на все вопросы по меню;
  • повар Шестаков достаточно быстро приготовил заказанное (а некоторые блюда были достаточно сложными), не заставляя нас томиться в ожидании заказа;
  • вкусовые качества блюд мы оценили очень высоко, презентация была весьма оригинальной, сервировка изысканной.

Просим предоставить этим сотрудникам ресторана премию за высокий профессионализм и душевное отношение к гостям.

И. Синицин, Е. Иванцов, А. Коробкина, С. Лихицкая.

Пример 4:

01.07.2017г., 08.00.

Очень благодарен продавцам-консультантам цветочного магазина «F» Ольге Олешко и Майе Зиминой за доброжелательное и высокопрофессиональное «раннее» обслуживание.

Мне сегодня с утра понадобился шикарный букет, и я зашел в это магазин буквально сразу после открытия и не смог четко сформулировать, что мне нужно. Но девушки поняли меня с полуслова, составили именно такой букет, как и требовалось – и по объему, и по шикарности, и по композиции растений.

При этом они проявили терпеливость и вежливость.

Дмитрий Платонов.

При написании благодарственного отзыва следует учитывать тот факт, что без персонализации автора благодарности (подписи, имени и фамилии) руководство компании может не рассматривать кандидатуру работника, которому адресован положительный отзыв, к премированию.

Как ответить на благодарность и обязательно ли это делать?

Под отзывом любого характера, размещенного в Книге отзывов и предложений, располагается строка реакции, которую заполняет непосредственно руководитель, или уполномоченный сотрудник.

Письменный ответ от администрации под благодарностью состоит в том, что руководитель ознакомился с текстом отзыва и предпринял какие-либо шаги для поощрения сотрудника.

Ответы на сообщения в Книге отзывов администрация должна предоставить в течение двух дней с момента появления записи.

Примеры правильных ответов

Форма ответа на отзыв с благодарностью – стандартная: число, месяц, год, надпись: «С сообщением ознакомлены», или «Отзыв прочитан, ваше мнение будет учтено в процессе премирования сотрудников», и подпись должностного лица.

Стиль – деловой, объем – сжатый, подробное описание поощрения сотрудника – необязательно. При необходимости, об этом можно сообщить автору благодарности в личном письме более конкретно.

Пример 1:

12.02.2019, 17.30.

Администрацией детского кафе «S» прочитан отзыв о качественной работе аниматора О. Петрова. Информация принята к сведению и будет взята во внимание при начислении квартальной премии сотрудникам.

Администратор Л. Матвейчук.

Пример 2:

08.2018, 13.20.

Администрация кондитерской «T» приняла к сведению ваш положительный отзыв о чуткости и внимании нашей сотрудницы В. Красновой. Эта сотрудница всегда была на хорошем счету у руководства, благодаря своему профессионализму и ответственности. Ваш отзыв раскрыл еще одно прекрасное качество Веры Ивановны. За это ей будет предоставлена премия – 35% от оклада.

Директор кондитерской О. Степанов.

Пример 3:

Администрация частной стоматологической клиники ознакомилась с отзывом о работе молодого специалиста Е. Шумилова.

Заведующий Г. Чернов, 16 ноября 2018 г.

На неформальные благодарности руководство, чаще всего, дает сдержанные ответы. За исключением заведений с нестандартным обслуживанием посетителей (кафе, баров, клубов).

Благодарность – одна из форм мотивации работников сферы обслуживания. Для ее составления не требуется длинного описания. Кратко обрисовав ситуацию и действия в ней работника, посетитель помогает повысить:

  • авторитет компании;
  • самооценку определенного сотрудника;
  • доверие к компании.

А также побуждает работника к качественному выполнению своих обязанностей в дальнейшем.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно писать жалобу в книгу жалоб и предложений

Как правильно писать жалобу в книгу жалоб и предложений, чтобы ее действительно заметило руководство и она возымела хоть какой-то эффект? Оказывается, есть некоторые секреты, зная которые Вы сможете написать жалобу правильно. Многим кажется, что писать жалобу (жаловаться) — это самый последний шаг в цепочке действий. Так ли это на самом деле? Да, жалоба — это средство получить желаемое.

До написания жалобы….

Подумаем, а что может предшествовать написанию жалобы? Сначала стоит проанализировать все «за» и «против» написания жалобы. Есть иные варианты воздействия? Используйте их, чтобы не быть жалобщиком. Многим достаточно пригрозить жалобой и сложная ситуация оказывается решенной. Пригрозить жалобной книгой можно в любой организации, будь то магазин, пункт проката коньков или место общественного питания. Руководство каждой компании обязано проверять эту волшебную книгу, а сотрудники переживают о том, чтобы в текст не попала их фамилия. У каждого заведения могут возникнуть проблемы, если во время проверки контрольный орган взял жалобную книгу, а там вместо пустых страниц ряд жалоб, не обратить внимание на которые просто невозможно. Даже ненаписанной жалобой можно легко манипулировать, угрожая в скором времени написать ее. Часто этот способ действительно помогает.

Знаковые моменты в искусстве написания жалобы

Следует знать, что такое книга жалоб и предложений и что там нужно писать. Написание жалобы может либо принести свои плоды, либо — нет. Эффект не предугадать. Если Вы не соблюли порядок написания жалобы, то не принесет ли она больше вреда, чем пользы?

8 советов, как правильно написать жалобу.
• Обращайте внимание на стиль изложения. Жалоба — это тот текст, который должен быть написан не вольными словами, стиль ее написания: официально-деловой;
• Нет эмоциям. Оформляя жалобу в письменном виде, абстрагируйтесь от чувств и эмоций, в жалобе должны звучать факты. Большинство начинает писать жалобу с эмоций, но это не правильно. Ваш гнев и плохое настроение не важны никому, руководству или же контролирующим органам нужны лишь точные и конкретные факты.
Вот живой пример, показывающий, как эмоции лишь навредили. Одна дама, придя в магазин, приобрела просроченный продукт. Негодуя, она через некоторое время вернулась в стены торгового помещения и потребовала вернуть денежные средства, потраченные на покупку. Продавец отказался сделать это. Тогда покупательница попросила Книгу жалоб и со слезами на глазах написала всё, что думала, описывая свои чувства и эмоции. Продавец же, давая объяснения, выставила покупательницу истеричкой и это, судя по жалобе, было похоже на правду. Продавец смог исказить ситуацию. Так, всё замяли. Прошло время и эта же покупательница в жаркий период снова приобрела некачественный товар. Ситуация повторилась бы и снова, если бы не новая жалоба, которую теперь она написала с чувством и толком. В жалобе были изложены факты, но не эмоции. Сотрудника магазина оштрафовали, а покупателю принесли извинения за неудобства, которые были доставлены.
• В момент написания жалобы следует руководствоваться фактами, излагать нужно лишь аргументы. Аргументируйте свою позицию по максимуму, тогда Вы получите результат. Не старайтесь «лить воду». Начиная писать жалобу, проанализируйте, как донести Ваши мысли до того, кто будет это читать. Доводы, прописанные в жалобе, должны быть объективными. Указывайте лишь те факты, которые имеют значимость. Приукрашать случившееся не стоит, ведь правда всегда останется правдой. Задумываясь, как правильно писать жалобу, помните «полезные» слова и обороты,которые не помешало бы употребить в тексте: «что крайне негативно может сказаться на…», «это представляет реальную угрозу для…», «эта ситуация дискредитирует…», «это может привести к …»
• «Не лейте воду», не стоит писать объемную жалобу. Чем больше слов будет в Вашем послании, тем меньше шансов, что весь текст будет прочитан до конца. Сконцентрируйтесь и напишите лишь суть проблемы. При этом, очень короткое послание без указаний на факты и события тоже никого не заинтересует и ни на что не повлияет.
• Порядок написания жалобы таков, что в тексте следует определенно высказывать все требования. Если Вы не готовы выставить какие-либо требования, просто попросите руководство компании принять меры и привлечь к дисциплинарной ответственности должностных лиц. Любое требование следует начинать со слова «Прошу» или «Просим Вас»;
• Ссылайтесь на законодательство, оформляя жалобу в книге жалоб и предложений. В любой сфере деятельности есть свои нормативные акты, которыми руководствует как руководитель компании, так и весь персонал. Жалуясь на кого-нибудь, не забудьте указать ссылку на ту или иную статью закона. Это обязательное условие написания жалобы. Должностное лицо знакомится с текстом и ему не приходится самому изыскивать нормы законодательства, меры ответственности. Вы все делаете за него.
• Написание жалобы коллективной — это отдельная глава нашей большой темы. Жалоба оказывается тем больший эффект, чем больше людей подписаны под текстовкой. Да, жалобу может подать один гражданин, это его право. А если жалобщиков, например, около 100 человек (к примеру, жители дома). Это уже существенно. Безусловно, как правильно писать жалобу, может знать один человек, остальные лишь подпишутся под его словами.
• Нет ошибкам в тексте! В жалобе ни в коем случае не должно быть никаких ошибок. Руководство компании, читая жалобу, написанную с ошибками, сделает определенные выводы и не воспримет ее в всерьез.
Написание жалобы — дело серьезное, подойти к которому стоит со всей долей ответственности. Если Вам нахамили, продали испорченный товар, обманули — не ждите, жалуйтесь. Прочитав наши рекомендации, написание жалобы не вызовет у Вас никаких сложностей. Единожды запомнив порядок написания жалобы, Вы легко и просто справитесь с этой задачей в повседневной жизни.

Написать жалобу в Книгу жалоб и предложений

Совершая покупки в продуктовых магазинах, аптеках и других учреждениях торговли клиенты часто сталкиваются с нарушениями законодательства: просроченные продукты, хамство, несоответствие цен на ценниках. Один из действенных и быстрых способов донести об ущемлении прав покупателя руководству организации и контролирующим органам — правильно написать жалобу в «Книгу отзывов и предложений» заведения. Она в обязательном порядке должна быть в любой точке торговой сети, общественного питания или бытового обслуживания.

Как оставить жалобу

Чтобы написать жалобу, претензию или отзыв в книгу жалоб, необходимо следующее:

  1. В уголке потребителя отыскать книгу жалоб и убедиться в ее достоверности: наличие всех данных о заведении, подписей и печатей, нумерации листов. Если книга в уголке потребителя отсутствует (что является нарушением правовых норм), попросить ее у сотрудников или управляющего учреждения.
  2. На чистом листе для претензий поставить число. От своего имени написать претензию с требованиями. Как правило, требования начинаются со слова «Прошу…» или «Прошу принять меры…».
  3. После письменного обращения обязательно поставить подпись, указать контактные данные: адрес, телефон или адрес электронной почты. Анонимные жалобы не рассматриваются.

Пример претензии в книге жалоб:

«При посещении магазина 5 мая 2015 года на полках были обнаружены продукты с истекшим сроком реализации в огромном количестве. Просроченные товары были в молочном отделе, а именно:

Прошу принять меры.

5 мая 2015 Савельева Галина Степановна подпись

Телефон для контактов: 7816659 (электронный или почтовый адрес)» .

Требования к написанию

Любая жалоба пишется в произвольной форме. Но чтобы она возымела должный эффект на нарушителей прав потребителей, необходимо знать некоторые моменты ее оформления.

  1. Деловой стиль обращения. Чтобы руководство предприятия рассмотрело обращение и предприняло соответствующие меры по нему, необходимо придерживаться официального стиля.
  2. Отсутствие эмоций. Обращение пишется без оскорблений, без угроз в сторону персонала и имущества заведения.
  3. Факты и только факты. В претензии описываются только случившиеся события.
  4. Аргументы. Необходимо ссылаться на правовую базу (законы и другие нормативные акты), подтверждающие обоснованность претензий. Благодаря этому управляющий состав заведения увидит не только грамотность посетителя, но и, скорей всего, решит вопрос в пользу покупателя.
  5. Правильный объем. Слишком короткие претензии, скорей всего не помогут раскрыть суть всей проблемы. Но и в длинной жалобе, наполненной ненужными сведениями, можно потерять суть вопроса.
  6. Грамотное составление. Отсутствие ошибок только усилит общий эффект от написанной претензии.

Сроки и порядок рассмотрения

На протяжении двух дней руководство магазина или другого предприятия должно рассмотреть и изучить запись в книге жалоб и на обратной стороне заявления поставить отметку о предпринятых мерах. А также в пятидневный срок уведомить покупателя письменно или в электронной форме о мерах, предпринятых для исполнения его требований.

Если для устранения недостатков, указанных посетителем в жалобе, требуется больше пяти дней, управляющий учреждения устанавливает необходимый срок, но не больше 15 дней. О чем также делается запись в книге отзывов.

В случае, когда руководство компании в пятнадцатидневный срок не сделало отметки в книге жалоб на претензию покупателя, у потребителя есть все основание подать жалобу на заведение в Роспотребнадзор.

Важно! Сотрудники магазина обязаны выдавать книгу жалоб по первому требованию покупателя. Если продавцы отказываются, покупатель имеет право обратиться в правоохранительные органы с жалобой на неправомерные действия торговой точки. По факту заявления будет проведена проверка и собственнику магазина, согласно КоАП РФ, грозит административное наказание.

Ведение книги отзывов, жалоб и предложений: сроки рассмотрения и образцы ответов на обращения

Кто должен рассматривать обращения?

Все записи в книге отзывов и предложений должны рассматриваться непосредственно руководителем компании. Но, в случае с крупным сетевым бизнесом это не представляется возможным. Поэтому в сетевых заведениях записи могут рассматривать локальные руководители — территориальные управляющие, либо управляющие или менеджеры отдельной точки.

Лица, которые не занимают руководящие должности не имеют права на рассмотрение и ответы на записи в книге отзывов и предложений.

Рассматривать жалобы в книге отзывов и предложений может только сотрудник, занимающий должность выше, чем тот, на которого поступила жалоба. Рассматривать жалобы на самого себя запрещено.

Нужно ли реагировать на любую запись?

Записи в книге отзывов и предложений считаются официальными письменными обращениями, которые требуют ответа.

В самой книге ответ должен быть дан на каждую имеющуюся в ней запись. Также, при наличии контактов потребителя для обратной связи (телефон, электронная почта, почтовый адрес) — ответить нужно не только в книге, но и предоставить письменный ответ по указанным данным.

Если запись содержала благодарность, то личное оповещение потребителя о её рассмотрении не обязательно и остаётся на усмотрение руководства. В целом, достаточно лишь ответа в книге. О том, как написать благодарность в книге жалоб и предложений, вы можете узнать в отдельном материале.

В какой форме нужно давать обратную связь?

Как уже было сказано выше —ответ обязателен для любой внесённой записи. В какой форме буден дан ответ зависит от содержания записи:

  • Если потребитель оставил обоснованную жалобу, выразил недовольство чем-либо, то ответ на неё должен быть таким же обоснованным, а не простой «отпиской». В первую очередь необходимо составить ответ в книге сразу же после прочтения. Если ситуация не решается сразу же, а требует определённых разбирательств, то нужно внести в книгу отметку о том, что проводится внутреннее разбирательство.

    После того, как разбирательство будет завершено нужно поставить соответствующую отметку в книге, и дать там же развёрнутый ответ. Если при написании жалобы посетитель оставил свои контакты для письменного ответа — его обязательно надо направить по электронной/бумажной почте или, если был оставлен номер телефона — позвонить.

  • В случае, если жалоба потребителя была необоснованна, то ответ все равно обязателен. В такой ситуации не стоит указывать посетителю на то, что он не прав. Надо максимально кратко и понятно разъяснить почему рассмотрение жалобы невозможно. Если были предоставлены контакты для связи — ответ так же необходимо направить.
  • При ответе на благодарность, написанную в книгу отзывов и предложений — ответ в самой книге необходим. Решение давать ли ответ по предоставленным контактным данным остаётся за руководством.
  • Если потребитель оставил свои предложения и рекомендации, то ответить можно только в книге, направлять ответ письменно, или звонить — необязательно.

Как правило, при составлении жалобы люди оставляют адрес электронной почты, а не обычной. После того, как жалоба будет рассмотрена, а виновные наказаны — надо отправить ответ в письменной форме на электронную почту/по адресу проживания. Ответ должен быть направлен с электронной почты компании, а бумажное письмо должно быть подписано лицом, рассматривавшим жалобу.

Если жалоба или претензия написана неразборчивым почерком, но оставлены контакты для связи — надо связаться с человеком, оставившим жалобу и попросить объяснить, что произошло.

Как правильно ответить?

Правильно составленный ответ на заявление потребителя — хороший способ дать понять, что к нему прислушиваются, и его мнение для компании не безынтересно.

На жалобу

Жалоба — самая серьёзная запись, которую может оставить посетитель. Если от потребителя поступила жалоба, её в обязательном порядке необходимо рассмотреть и дать ответ.

Ответ должен содержать:

  1. Благодарность посетителю, за оставленную запись.
  2. Меры, которые были предприняты для разрешения ситуации.
  3. Извинение за произошедшее.

Примеры того, как лучше отвечать в книге:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим вас за оставленную запись. По вашей жалобе было проведено соответствующее расследование, в ходе которого подтвердился факт нарушения. С виновными сотрудниками были проведены разъяснительные беседы, а также выписаны штрафы. Приносим свои извинения за доставленные вам неудобства!
  • Уважаемы/ая (ФИО заявителя)! Описанная вами ситуация оказалась для нас неожиданной и непривычной. Виновные сотрудники были наказаны с применением выговора и депремирования. Спасибо вам за оставленный отзыв и приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию. Надеемся что в будущем такого не повторится!

Скачать образец ответа на жалобу в книге жалоб и предложений

После ответа в книге необходимо, при наличии контактов для связи, отправить потребителю уведомление о том, что его жалоба получена и рассмотрена. Также в письме следует указать как решалась проблема, какие меры были предприняты, извиниться и поблагодарить.

Если разбирательство требует дополнительного времени — в графах для ответа на претензию стоит поставить отметку о том, что жалоба получена и идёт разбирательство. После чего направить потребителю уведомление о получении жалобы и сообщить о том, что разбирательство уже началось. Когда разбирательства будут окончены — оставить ответ в книге и отправить письменное уведомление заявителю.

На положительный отзыв

Реакция на положительные и рекомендации записи не менее важна, чем на отрицательные. Это даёт потребителю понять, что его слышат и к нему прислушиваются.

Для ответа на положительный комментарий достаточно просто поблагодарить заявителя за его отзыв.

Если заявителем были предложены рекомендации, то их тоже стоит рассмотреть и дать честную обратную связь. Даже в том случае, если в рекомендации отсутствует какой-либо конструктив в ответе надо мягко объяснить, что предложенные вещи невозможны.

Примеры обратной связи на предложения и рекомендации:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим за вас за внимание к нашему заведению и за ваши рекомендации! Ваше предложение показалось нам интересным. Мы обязательно обсудим его в ближайшее время и решим, как лучше претворить это в жизнь.
  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Мы благодарны вам за внесённую запись и предложение. К сожалению, пока предложенные вами изменения невозможны. Возможно в будущем что-то изменится и мы сможем воспользоваться вашей рекомендацией.

Скачать образец ответа на положительный отзыв в книге жалоб и предложений

На необоснованную претензию

Часто бывает так, что претензии от посетителя могут необоснованы. Либо в записи содержится недостаточное объяснение сути претензии, либо претензия заключается в том, что по существу не является проблемой.

Например, часто бывают жалобы на высокие цены или отсутствие скидок. В таком случае стоит мягко объяснить почему рассмотрение жалобы невозможно.

Примеры обратной связи на необоснованные жалобы:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим вас за оставленную запись! К сожалению, для подробного рассмотрения жалобы и установления виновных лиц указанных вами данных недостаточно. Просим предоставить вас более подробную информацию о произошедшем.
  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Мы благодарны вам за обратную связь! Ваша претензия была направлена в соответствующий отдел компании. Будем рады видеть вас снова!

Скачать образец ответа на необоснованную претензию в книге жалоб и предложений

Также, давая обратную связь на необоснованную претензию, при наличии контактов для обратной связи, следует сообщить о рассмотрении претензии с помощью телефона/почты.

Сроки ответа на отзыв в книге жалоб и предложений

Для записей в книге отзывов и предложений, как и для всех письменных обращений есть установленные сроки, в которые они должны быть рассмотрены и отвечены.

Сроки, предоставленные для обратной связи регламентируются Законом РФ»О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 и «Инструкцией о книге отзывов и предложений», утверждённой приказом Минторга СССР от 23.07.1973 № 139, но действующей по сей день.

На рассмотрение записи выделяется 5 дней. В течение этого срока должна быть составлена грамотная обратная связь в книге. В это же время заявитель должен быть уведомлён о рассмотрении записи.

Отсчёт срока начинается с момента занесения замечания или жалобы в книгу. Если при составлении претензии заявитель не указал дату — руководство компании может не инициировать разбирательство в описанной ситуации.

Законом не регламентируются различные сроки для обратной связи по записям в жалобной книге в зависимости от того положительные они или отрицательные. Для каждой внесённой записи срок рассмотрения един. Но, как правило, срок рассмотрения положительной записи гораздо меньше, так как не требует никаких разбирательств.

Срок рассмотрения может быть увеличен от 15 до 30 дней в зависимости от ситуации. Если срок рассмотрения затягивается для проведения внутреннего расследования, то для разбирательства компания может использовать до 15 дней с момента получения претензии. При этом, в течение первых 5 дней заявитель должен быть уведомлён о том, что срок рассмотрения затягивается, о чём также должна стоять метка в книге.

Если же в своем обращении потребитель требует возврата или обмена товар, возврата денежных средств, то в этом случае сроки регламентируются Законом РФ «О защите прав потребителей» и срок рассмотрения может составлять до 30 дней. Но, так же как и во всех остальных случаях, заявитель должен быть уведомлён в течение 5 дней.

Для тех, кто интересуется оформлением книги жалоб и предложений, на нашем сайте мы разместили статьи, из которых вы узнаете о том, нужна ли регистрация данного документа, как правильно ее прошить и каковы требования к оформлению. Также мы подробно расскажем вам о том, как оставить претензию или отзыв в книге.

Ответственность за нарушение сроков

Законом не предусмотрена как таковая ответственность за нарушение сроков подачи ответа, или в целом его отсутствия. Но в случае, если потребитель будет принципиально настроен на разбирательство, а ответа на свою жалобу не получит — он имеет полное право обратиться с жалобой в Роспотребнадзор, где его обращение будет принято. А разбирательство в произошедшей ситуации пройдёт по всей строгости закона. Поэтому лучше такого не допускать.

В ходе плановых проверок Роспотребнадзора в обязательном порядке проверяется книга отзывов и предложений (её доступность, наличие и ведение). В случае нарушений правил ведения на организацию может быть наложен штраф до 10 000 рублей.

Книга отзывов и предложений является строгим отчётным документом, ведением которого не стоит пренебрегать. Соблюдение всех правил и требований закона приведёт к тому, что проверка не обнаружит у вас нарушений и поможет избежать штрафов. А своевременное и качественное рассмотрение жалоб сможет вернуть лояльность потребителя.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.