Личный документ

Какие документы нужны человеку?

Документ – от латинского documentum – свидетельство — слово многозначное. И в широком смысле оно означает «носитель информации». В данном контексте (в узком смысле) – носитель информации определенного характера, облеченный в письменную форму. Слово документ можно заменить словом удостоверение. Он может удостоверить личность, наличие среднего и высшего образование и т.п. В жизни любого человека может быть множество фактов, требующих документального удостоверения, таких как инвалидность, доступ к иным льготам. Документы делятся по категориям – документы продолжительного действия, временные и разовые.

Какие документы нужны человеку в наше время

Условно также можно выделить группу документов, которые должны иметь все граждане РФ – эту группу составляет основная масса документов из числа тех, что входят в категорию документов продолжительного действия. Отсутствие многих из них считается нарушением закона и может повлечь санкции. В этих документах удостоверяется основная, даже личная информация о человеке. Итак, перейдём непосредственно к списку для получения ответа на вопрос, какие документы нужны человеку:

  • Свидетельство о рождении – пожалуй, первый документ в жизни каждого человека. Удостоверяет сам факт его появления на свет – что собственно и полежит обязательному фиксированию в органах ЗАГС. До получения юным гражданином паспорта, служит основным документом, как удостоверяющим личность, так и подтверждающим гражданство.
  • Медицинская карта – основная масса граждан получает медицинскую карту в первые месяцы и даже недели жизни, хотя, теоретически, это и необязательно, но все же мы включили его в список документов, которые нужны, чтобы ответить на вопрос, какие документы нужны человеку. Особенность данного вида документа в том, что он не выдается на руки владельцу, а сохраняется в поликлинике (по месту жительства). В этом и нет необходимости. Ведь функция медицинской карты в том, чтобы в ней фиксировалась вся история здоровья лица – его болезни, недомогания, жалобы, и вообще, текущее состояние здоровья. Заводится с первого посещения поликлиники, на основании свидетельства о рождении и выписки из роддома.
  • Полис обязательного медицинского страхования – документ, имеющий особую актуальность в РФ, так как гарантирует бесплатную медицинскую помощь на территории РФ. Выдается на основании свидетельства о рождении или паспорта, в страховых медицинских организациях, бесплатно.
  • Паспорт – основной документ, удостоверяющий личность. Его наличие обязательно для всех граждан РФ, с момента достижения 14 лет. В паспорте фиксируется основная информация о человеке – его ФИО, дата рождения, семейное положение и иное. Подлежит обновлению в возрасте 20 и 45 лет, а также в тех случаях, когда необходимо внести изменения – при смене имени, пола и др.
  • Школьный аттестат (об основном образовании, о полном среднем образовании) – выдается по окончанию школы всем выпускникам. Среднее образование, как известно, бывает основным и полным, девяти- и одиннадцатилетним, соответственно.
  • Диплом (о среднем профессиональном, о высшем образовании) – удостоверяет факт прохождения лицом обучения в ВУЗе или ССУЗе (среднем специальном учебном заведении). Необходим каждому лицу, хоть и не обязателен, однако нужно иметь в виду, что основная масса работодателей ставит наличие высшего образования на первое место в списке требований к работнику.
  • Трудовая книжка – документ, оформляемый при первом поступлении на работу. Содержит записи о трудовой истории лица, а также некоторые его личные данные. Хранится, как правило, в отделе кадров работодателя.
  • Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования – необходим, чтобы при достижении определенного возраста – 55 и 60 лет (для женщин и мужчин соответственно) – человек имел право на получении пенсии – регулярного денежного пособия.
  • Свидетельство о браке – выдается органами ЗАГС. Необходимо совместное заявление лиц, желающих вступить в брак.
  • Водительское удостоверение – в народе, просто права. Удостоверяет право обладателя на управление автомобилем (транспортным средством). В определенных ситуациях может использоваться как документ удостоверяющий личность. К данному пункту необходимо добавить, что если у лица есть водительское удостоверение, подразумевается также и наличие свидетельства о регистрации транспортного средства (выдается в регистрационном отделении госавтоинспекции, после постановки на учет) и паспорт транспортного средства (выдается территориальным органом ГИБДД).
  • Заграничный паспорт – так называемый «загранпаспорт», необходим гражданам РФ для выезда за границу и въезда обратно. Выдается органами ФМС РФ (по месту жительства) по заявлению гражданина.
  • Военный билет – для военнослужащих заменяет паспорт гражданина РФ. Выдается гражданину при призыве на военную службу.

Таков примерный список того, какие документы нужны человеку в России. Нелишним будет отметить, что лишь немногие из них обязательны по закону, однако, основная часть, если и не обязательна, то необходима.

Как задать личный вопрос

5 июня 2020 в 14:26

Существует такая сфера нашей жизни, куда с небольшой охотой допускают даже близких друзей. Речь идет той области, которую принято называть личной. Но ведь именно благодаря вопросам мы можем узнать друг о друге больше информации, что позволяет нам переходить на какой-то другой уровень в отношениях или же задавать беседе направление, необходимое именно вам. Так что задавать личные вопросы все же допустимо, важно только знать, как именно это нужно делать, чтобы не перейти определенную черту и не показаться слишком бесцеремонным.

Перед тем, как задать личные вопросы, постарайтесь определиться с их темой, что именно хотите вы спросить и зачем вам это нужно знать. Если вы поймете, что без личных вопросов человеку все же не обойдется, то можете воспользоваться нашими советами.

Постарайтесь установить контакт с человеком

Конечно, личные вопросы можно задавать только человеку, с которым у вас достаточно доброжелательные отношения. Поэтому, если у вас они пока еще не налажены, а вы по каким-то причинам думаете о том, как задать личный вопрос, постарайтесь восполнить этот пробел. В сущности, это не слишком сложно сделать, иногда бывает достаточно подсесть к человеку во время обеда, пригласить его на чашечку кофе в обеденный перерыв или же подвезти домой, например, после рабочего дня. Конечно, это все еще не повод для какой-то откровенности с его стороны, но вы можете пойти и другим путем – например, сами можете рассказать о себе какие-то подробности, поделиться какими-то мыслями или переживаниями. Конечно, здесь всегда существует опасность перегнуть палку, и если вы перестараетесь, то можете вызвать у человека некоторое недоумение по поводу своей неуемной откровенности. Он может смутиться этим или вы даже можете его напугать.

Иногда, для того, чтобы растопить лед, бывает достаточно вовремя, а самое главное искренне сделать человеку теплый комплимент. Существует даже определенная психологическая теория, согласно которой, выше всего мы оцениваем именно тех людей, которые ценят нас и тех, кому мы нравимся. Таковы загадочные свойства человеческой психики.

Выберите подходящий момент

Действительно, вряд ли будет удобно задавать человеку личный вопрос в разгар рабочего дня в офисе. Конечно, ситуации бывают разными, но все же если вы хотите получить ответ, тио лучше дождаться более свободной и спокойной минутки в соответствующей обстановке. Иначе всегда существует опасность, что человек сможет не услышать вас, понять неправильно или же просто уйти от ответа, воспользовавшись каким-то благовидным предлогом.

Если вопрос, который вы хотите задать, не имеет для вас особого значения, то вы можете просто задать его, особо не подготавливаясь во время обеденного перерыва, только желательно, чтобы вы находились в этот момент наедине или, во всяком случае, ничьи посторонние уши не могли услышать ответ. Если же ответ действительно для вас очень важен, то будет лучше, если вы заранее специально подготовитесь, пригласите человека в какое-то спокойное место, например кафе, где вы будете уверены, что вам никто не помешает поговорить.

Как нужно задавать личный вопрос

В сущности, в этом нет ничего сложного, особенно, если между вами уже установлена достаточная степень доверия. Если это необходимо, вы можете, конечно, произнести несколько вступительных слов, но, как правило, это необязательно. Это может только внести в обстановку ненужное напряжение. Будет лучше, если вы прямо спросите человека о том, что вас интересует, стараясь, конечно, при этом проявить максимум такта. Однако учтите, что если человек не расположен отвечать на личный вопрос, не стоит задавать его повторно или настаивать на ответе. Лучше извиниться и перевести разговор на другую тему.

NT1301: Документационное обеспечение управления

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Любая компания ежедневно сталкивается с необходимостью обработки десятков, если не сотен различных документов. Их классификация становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. И чем больше поток документов, тем больше времени и трудозатрат требуется на то, чтобы его обработать. А если прибавить к «классическим» документам еще электронные письма и запросы, которые также требуют классификации и анализа, то задача усложняется в разы. Облегчить рутинную работу компании помогают интеллектуальные решения ABBYY.

Общие принципы классификации документов

Принципов классификации документов в делопроизводстве существует множество: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях все же являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.

По сфере использования все документы можно разделить на несколько подгрупп:

  • организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
  • распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
  • учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
  • информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
  • нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и пр.
  • коммерческие контракты или договоры.

Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, — это тот случай, когда для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо сначала его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

При этом каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов нередко приводит к появлению ошибок ввода, искажению данных, что абсолютно недопустимо, если компания хочет занимать достойное место на рынке.

То же самое происходит и с клиентскими запросами или электронными письмами. Отправив запрос, человек ожидает, что на него придет ответ, причем достаточно быстро. По утверждению Джея Баэра, консультанта по маркетингу из США, почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины уверены, что компания обязана отвечать и в выходные дни и даже в ночное время. Несвоевременные ответы на запросы заметно снижают уровень доверия к компании.

На заметку

По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса.

Что же можно сделать, чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов? Ответ на этот вопрос кроется в решениях ABBYY.

Решения ABBYY: оптимизация бизнес-процессов на всех уровнях

Оптимизировать основные бизнес-процессы в самых разных отраслях бизнеса и в самых разных подразделениях компаний — задача решений ABBYY. Они подойдут для усовершенствования работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой отрасли.

Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR дает возможность идеально точно конвертировать бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno — уникальная технология для анализа и понимания текстов на естественных языках. В отличие от классических систем, базирующихся на статистике и жестких правилах, она способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу существенно увеличивается полнота и качество значимой для компании информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

Важно!

С помощью интеллектуальных решений ABBYY вполне возможно круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.

  1. ABBYY FlexiCapture Engine встраивается в платформу клиента и используется для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Отсканированные документы поступают единым потоком, а система автоматически анализирует и классифицирует их, к какому бы типу они не принадлежали — счета-фактуры, контракты, статьи, письма, клиентские запросы и т. д. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать структурированные документы, поля которых совпадают на просвет — исследования, бланки, опросники. Для этого используются определенные и созданные заранее шаблоны для всех типов документов. С помощью шаблонов в документах распознаются стандартные поля, метки и штрих-коды. Кроме того, решение классифицирует и неструктурированные документы, такие как платежные поручения, акты выполненных работ, счета-фактуры. Для их обработки применяются гибкие описания, на основе которых система извлекает даты, числа, строки текста, таблицы и т. д. При помощи всего лишь одного гибкого описания программа способна найти все необходимые поля на счетах разного формата, поступивших от разных клиентов. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.
  2. ABBYY FlexiCapture. Решение используется для обработки информации из любых типов документов. Ни формат, ни размер, ни источник происхождения в данном случае роли не играют. ABBYY FlexiCapture способно классифицировать все входящие документы как по содержанию, так и по внешнему виду. Решение комбинирует два вида интеллектуальной классификации:
    • классификацию по изображению, основанную на машинном обучении и сортирующую документы по внешнему виду или расположению элементов в них;
    • классификацию по содержанию документа.

    Применение ABBYY FlexiCapture будет очень эффективным во всех компаниях, где есть документооборот, но особенно оно подойдет для крупных организаций, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

  3. ABBYY Smart Classifier SDK — это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С его помощью можно автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе. Решение может быть полезно, например, для работы службы технической поддержки. В этом случае оно проводит классификацию всех клиентских запросов соответственно их проблематике и составляет автоответ. Если автоответа недостаточно, то при помощи решения запрос перенаправляется компетентному сотруднику. Кроме того, решение способно обрабатывать и классифицировать запросы клиентов, поступающие в компанию в бумажном или электронном виде. Поток входящих запросов также анализируется, определяются темы запросов, профильные подразделения и сотрудники, ответственные за рассмотрение обращения. Использование ABBYY Smart Classifier SDK в государственных и коммерческих организациях позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, снизить риски утечки или утраты важной информации и оптимизировать затраты на обработку документов.

Эти три продукта, в сущности, решают одну задачу — классифицируют документы, но в зависимости от персональных потребностей заказчик сам выбирает, что оптимально подходит именно ему.

Интеллектуальные решения ABBYY дают возможность избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации. Решения способны автоматически распределять все документы по определенным категориям — содержанию, назначению, ответственному подразделению, отрасли и уровню секретности. Как утверждают специалисты, с применением «умных» технологий ABBYY процент отказов от услуг компании значительно снижается, поскольку у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами и повышается качество их обслуживания.

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.
Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Анкета – способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.
Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), трудовые соглашения и т.п.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.