Нотариус должность

124. – Общие положения.Доступ к профессии нотариуса практически во всех государствах системы латинского нотариата отличается сложностью и необходимостью прохождения ряда испытаний на пути к профессии. Это связано с уже отмечавшимися особенностями профессии нотариуса – необходимостью глубокого знания гражданского и семейного права, процессуального законодательства, а также юридических технологий совершения нотариальных действий. Кроме того, высока и степень ответственности нотариуса, и цена его ошибок для участников гражданского оборота, поскольку некоторые из них, например в завещаниях, носят практически неустранимый характер (подробнее см. № 10, 11).

Например, во Франции кандидаты на должность нотариуса проходят, по общему правилу, двухгодичную стажировку в нотариальной конторе. При этом часть стажировки, около шести месяцев, они проходят при представителях иных юридических профессий – адвокатах, аудиторах, в центре нотариальных исследований и документации (CRIDON). Прохождение этой части стажировки возможно и за рубежом – например, у солиситора в Великобритании, нотариуса Германии или адвоката в Испании с целью подготовки к работе в области права в рамках Европейского союза*. Столь же высокие требования к предварительной подготовке предусмотрены в Германии, Нидерландах, Италии, Швейцарии и других странах латинского нотариата**.

* Подробнее об этом см.: Ягр Ж., Пиепу Ж.-Ф. Указ. соч. С. 46—51.

125. – Требования к лицам, претендующим на право занятия нотариальной деятельностью в России,заключаются в следующем.

В соответствии со ст. 2 Основ на должность нотариуса в Российской Федерации назначается в порядке, установленном Основами:

1) гражданин РФ;

2) имеющий высшее юридическое образование;

3) прошедший стажировку сроком не менее одного года в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой;

4) сдавший квалификационный экзамен;

5) имеющий лицензию на право нотариальной деятельности. Рассмотрим всю указанную последовательность юридических действий и фактов, необходимых для получения правового статуса нотариуса.

126. – Гражданство РФ.Требование гражданства РФ объясняется особым статусом нотариуса, публично-правовым характером нотариальной деятельности. По смыслу Основ недопустимым для нотариуса является и наличие двойного гражданства.

127. – Высшее юридическое образование.Нотариальная деятельность имеет разносторонний характер и при этом не знает какой-либо предметной специализации. Поэтому наличие высшего юридического образования предполагает у соискателя должности нотариуса определенного уровня подготовки. В практике приема квалификационных экзаменов возникали вопросы о юридической силе дипломов негосударственных высших учебных заведений. Полагаем, что в силу законодательства об образовании они имеют такую же юридическую силу, однако соответствующие вузы, выдающие дипломы, должны иметь государственную аккредитацию.

128. – Прохождение стажировки.Срок указанной стажировки, по общему правилу, не может быть менее одного года в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой. Срок стажировки для лиц, имеющих стаж работы по юридической специальности не менее трех лет, может быть сокращен совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты. Продолжительность стажировки не может быть менее шести месяцев. Срок стажировки может быть продлен на время болезни стажера или его отсутствия по другим уважительным причинам совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты.

Порядок прохождения стажировки в настоящее время регулируется приказом Министерства юстиции РФ от 21 июня 2000 г. № 179 «Об утверждении Порядка прохождения стажировки лицами, претендующими на должность нотариуса». Стажировка в соответствии со ст. 19 Основ должна проходить по трудовому договору.

В практике возникали ситуации, когда прохождение стажировки на условиях трудового договора осуществлялось стажерами на условиях работы по совместительству, помимо другой основной работы.

Полагаем, что такое прохождение стажировки не противоречит действующему законодательству, поскольку стажер проходит ее на основании трудового договора, отрабатывая необходимое количество часов. Следует иметь в виду и то обстоятельство, что работа стажера оплачивается, как правило, очень незначительно, поэтому другая работа позволяет стажеру получать материальное обеспечение.

Прохождение стажировки на условиях совместительства должно производиться с учетом требований действующего законодательства.

Так, с заявлением о сдаче экзамена обращался стажер, который по месту постоянной работы являлся заместителем прокурора города. В данном случае стажеру было отказано в допуске к сдаче экзамена, поскольку само прохождение стажировки (без отрыва от основной работы) производилось с нарушением действующего законодательства – должностным лицам прокуратуры запрещено совместительство, кроме научной, преподавательской и иной творческой деятельности.

За время стажировки стажер должен освоить законодательство Российской Федерации о нотариате различного уровня, нотариальную практику и правила совершения нотариальных действий, обеспечивающие защиту прав и законных интересов граждан, юридических лиц и государства, нормы профессиональной этики.

Как правило, в обязанности стажеров входит:

• подготовка проектов нотариальных документов;

• прием посетителей;

• правовая оценка представленных документов;

• консультирование граждан и юридических лиц по вопросам совершения нотариальных действий;

• подготовка проектов методик и рекомендаций по совершению нотариальных действий;

• ведение работы по учету законодательства;

• подготовка ответов на письменные запросы юридического характера;

• формирование банка данных о характере и количестве конкретных нотариальных действий;

• анализ статистической отчетности;

• ведение архивного производства.

Стажер может участвовать в обобщениях нотариальной практики и готовить предложения по их реализации.

129. – Сдача квалификационного экзамена.Согласно ст. 4 Основ экзамен у лиц, прошедших стажировку и желающих заниматься нотариальной деятельностью, принимает квалификационная комиссия. Порядок сдачи экзамена и работы квалификационной комиссии регулируется Положением о квалификационной комиссии по приему экзамена у лиц, желающих получить лицензию на право нотариальной деятельности, утвержденным решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 20 марта 2000 г. и приказом Министерства юстиции РФ от 14 апреля 2000 г. № 132*.

* Ранее действовавшее Положение было утверждено Министерством юстиции РФ и Федеральной нотариальной палаты 7 и 6 июня 1994 г.

Квалификационная комиссия образуется при территориальном органе Министерства юстиции РФ с участием представителей нотариальной палаты субъекта Российской Федерации. Комиссия создается сроком на три года в количестве не менее пяти человек. В состав комиссии включаются равное количество представителей органа юстиции и нотариальной палаты, а также, по согласованию, ученые-юристы и представители судейского сообщества.

Здесь следует пояснить, что по смыслу законодательства лицо, сдающее квалификационный экзамен, должно иметь право заниматься в будущем нотариальной деятельностью и не иметь к этому препятствий.

Так, в практике работы квалификационная комиссия отказала в приеме экзамена лицу, прошедшему стажировку, но назначенному к моменту сдачи экзамена Указом Президента РФ на должность судьи районного суда общей юрисдикции. В подобном случае, хотя соискатель и не приступил фактически к исполнению полномочий судьи, сдавать экзамен на получение лицензии нотариуса вряд ли может. Такая сдача квалификационного экзамена возможна только после сложения полномочий судьи, поскольку для сдачи экзамена необходим факт годичной стажировки независимо от того, когда будет происходить фактическая сдача экзамена.

Распоряжением Министерства юстиции РФ от 4 августа 2000 г. № 157 утвержден Перечень теоретических вопросов для включения в экзаменационные билеты при проведении квалификационного экзамена у лиц, желающих получить лицензию на право нотариальной деятельности.

Квалификационная комиссия выносит решение о признании соискателя по результатам ответа сдавшим либо не сдавшим экзамен. Согласно ч. 3 ст. 4 Основ решение квалификационной комиссии может быть обжаловано в месячный срок со дня вручения его копии заинтересованному лицу в апелляционную комиссию, а затем в месячный срок – уже в суд.

Порядок работы апелляционной комиссии регулируется Положением об апелляционной комиссиипо рассмотрению жалоб на решения квалификационных комиссий по приему экзаменов у лиц, желающих получить лицензию на право нотариальной деятельности, утвержденным приказом Министерства юстиции РФ от 21 июня 2000 г. № 178 и Федеральной нотариальной палатой (ФНП)*.

* Ранее действовало Положение об апелляционной комиссии по рассмотрению жалоб на решения квалификационных комиссий, принимающих экзамен у лиц, претендующих на право заниматься нотариальной деятельностью, утвержденное Министерством юстиции РФ и Федеральной нотариальной палатой 7 июня 1994 г.

Апелляционная комиссия по рассмотрению жалоб на решения квалификационных комиссий по приему экзаменов у лиц, желающих получить лицензию на право нотариальной деятельности, образуется при Министерстве юстиции РФ. Персональный состав комиссии формируется Министерством совместно с ФНП на паритетных началах. Комиссия создается сроком на три года в количестве восьми человек. В состав комиссии включаются нотариусы, имеющие стаж работы нотариусом не менее пяти лет, сотрудники Министерства и Палаты, а также, по согласованию, ученые-юристы. Членом комиссии не может быть лицо, являющееся членом квалификационной комиссии по приему экзаменов у лиц, желающих получить лицензию на право нотариальной деятельности, или конкурсной комиссии, образуемой для проведения конкурса на замещение вакантной должности нотариуса.

130. – Получение лицензии на право нотариальной деятельности.Всоответствии со ст. 3 Основ нотариальной деятельностью вправе заниматься граждане России, получившие лицензию на указанную деятельность. Без лицензии вправе заниматься нотариальной деятельностью только должностные лица органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и консульских учреждений, уполномоченные на совершение этих действий. Для получения лицензии нотариусом установлен особый порядок, поскольку, согласно п. 2 ст. 1 Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности», действие данного Закона не распространяется на нотариальную деятельность.

В соответствии с приказом Министерства юстиции РФ от 26 октября 1998 г. № 150 «Об утверждении Порядка выдачи лицензий на право нотариальной деятельности» выдача лицензий на право нотариальной деятельности осуществляется территориальными органами Министерства юстиции РФ. Лицензия на право нотариальной деятельности выдается гражданину РФ, имеющему высшее юридическое образование, прошедшему стажировку в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, иуспешно сдавшему квалификационный экзамен. Лицензии нотариусам, которые были назначены на должность нотариусов до введения в действие Основ, выдавались без сдачи экзамена и прохождения стажировки.

131. – Порядок назначения на должность нотариуса.Порядок назначения на должность нотариуса является одним из наиболее значимых, определяя практически доступ к профессии для лиц, успешно прошедших все предыдущие испытания. Ведь иногда бытует мнение о кастовости и закрытости нотариальной сферы для посторонних. Так ли это на самом деле?

Мировой практике известны разные модели назначения на должность. Общим является получение полномочий на нотариальную деятельность от имени государственных органов, которые тем самым наделяют нового нотариуса публично-правовой властью. В этом порядок назначения на должность государственного или небюджетного нотариуса совпадает.

Однако сам порядок назначения в отношении небюджетных нотариусов может быть самым разным. Например, в Германиипроводится конкурс на замещение должности нотариуса нотариальной палатой. Заинтересованные лица вправе подавать заявления на замещение должности в управление юстиции, которое их регистрирует и передает с прилагаемыми документами нотариальной палате. Нотариальная палата регистрирует их, проводит собеседования с кандидатами, ориентируясь на правовые принципы личностной и профессиональной пригодности кандидатов. В заключение этой процедуры нотариальная палата предлагает управлению юстиции кандидата для назначения на должность нотариуса, она вправе предложить и запасные варианты. Управление юстиции выносит затем окончательное решение*.

* Излож. по: Ассенмахер Г.-Й. Нотариальная палата // Современный нотариат. Структуры и задачи. Кельн, 1993. С. 196—197.

Другой порядок существует во Франции,где за исключением случаев назначения на вновь учреждаемую должность новый нотариус обязан выплатить предыдущему владельцу конторы или члену профессионального объединения, уступающему свой пай, соответствующее возмещение*. В основе такого подхода лежат, во-первых, исторические традиции права на возмещение и представления преемника и, во-вторых, стремление учесть имущественную оценку конторы, в основе которой лежит стоимость передаваемого имущества не только конторы, но и ее клиентуры как основы рентабельности конторы**.

* См.: Ягр Ж., Пиепу Ж.-Ф. Указ. соч. С. 51.

** См.: Ягр Ж., Пиепу Ж.-Ф. Указ. соч. С. 52.

Однако доступ к профессии во Франции открыт не только для тех, кто способен заплатить суммувозмещения. В случае назначения в учреждаемую контору проводится конкурс, по итогам которого кандидат должен взять на себя обязательство выплаты компенсации в размере, устанавливаемом министром юстиции. Кроме того, можно стать нотариусом, работая по найму*.

* Подробнее об этом см.: там же. С. 51—55.

132. – В основе российской модели назначения на должность нотариусалежит конкурс, когда все лица, имеющие лицензию на право нотариальной деятельности, вправе претендовать на занятие открывшейся должности – как вновь введенной, так и освободившейся вследствие самых разных причин (уход на пенсию, смерть и т. д.).

В соответствии со ст. 12 Основ должность нотариуса учреждается и ликвидируется органом юстиции совместно с нотариальной палатой. Количество должностей нотариусов в нотариальной округе также определяется их совместным решением. При этом число нотариусов определяется безотносительно к их составу: государственные либо занимающиеся частной практикой. Главное, чтобы оно не превышало общую численность нотариусов, установленных в данном округе.

В переходный период, с 1993 г., в соответствии с постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. «О порядке введения в действие Основ законодательства РФ о нотариате» был установлен особый порядок занятия должности нотариуса, занимающегося частной практикой. Нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе и желающий заняться частной практикой, назначался на должность нотариуса в том же нотариальном округе, где находится государственная нотариальная контора, в штате которой он состоит, не позднее чем через две недели со дня подачи заявления. В этом случае рекомендация нотариальной палаты не требовалась.

133. – Порядок проведения конкурса на занятие вакантной должности нотариуса.Согласно ч. 3 ст. 12 Основ наделение нотариуса полномочиями производится на основании рекомендации нотариальной палаты Министерством юстиции РФ или по его поручению органом юстиции на конкурсной основе из числа лиц, имеющих лицензию. Порядок проведения конкурса определяется Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. В настоящее время действует Положение о порядке проведения конкурса на замещение вакантной должности нотариуса, утвержденное приказом Министерства юстиции РФ 17 февраля 1997 г. № 19-01-19-97 по согласованию с Федеральной нотариальной палатой от 15 января 1997 г.

При этом данное положение и конкурсный порядок распространяются на занятие любой вакантной должности нотариуса: как государственного, так изанимающегося частной практикой. Целью конкурса является отбор на должности нотариусов наиболее подготовленных лиц, имеющих необходимые профессиональные знания, способных обеспечить правовую защиту имущественных и иных прав и законных интересов граждан и юридических лиц.

134. –Статья 12 Основ не оговаривает момент получения участниками конкурса рекомендаций нотариальной палатыдля назначения на должность. В этом плане для ответа на этот вопрос можно привести Обзор вопросов правоприменительной практики за 2001 г., подготовленный ФНП, в котором сказано следующее. Статья 12 Основ и Положение от 17 февраля 1997 г. не предусматривают, на какой стадии решения вопроса о наделении нотариуса полномочиями должны рассматриваться рекомендации нотариальной палаты. По смыслу указанных выше актов и исходя из принципа замещения должности на конкурсной основе на вакантную должность нотариуса должно быть назначено лицо, победившее в конкурсе; одной вакантной должности соответствует один победивший конкурсант. Целью конкурса является отбор на должности нотариусов наиболее подготовленных лиц, имеющих необходимые профессиональные знания, способных обеспечить правовую защиту имущественных и иных прав изаконных интересов граждан и юридических лиц (п. 1 названного Положения). Решение конкурсной комиссии является основанием для издания органом юстиции приказа о назначении на вакантную должность нотариуса лица, победившего в конкурсе (п. 6 названного Положения).

По мнению ФНП, все лица, допущенные к участию в конкурсе на замещение вакантной должности нотариуса, должны иметь рекомендации нотариальной палаты, поскольку рассмотрение рекомендаций нотариальной палаты после определения конкурсной комиссией лица, победившего в конкурсе, и принятия соответствующего решения привело бы к нарушению принципа отбора кандидата на должность нотариуса на конкурсной основе*.

* Нотариальный вестник. 2002. № 3. С. 20.

135. – Конкурсобъявляется распоряжением органа юстиции не позднее 10 дней со дня открытия вакантной должности нотариуса с указанием сроков проведения конкурса, места и времени заседания конкурсной комиссии, а также срока приема документов на конкурс. О принятом решении в трехдневный срок с момента издания распоряжения извещается нотариальная палата. Дата начала конкурса устанавливается не ранее чем через месяц и не позднее чем через два месяца после объявления конкурса. Для проведения конкурса приказом органа юстиции при органе юстиции образуется конкурсная комиссия в количестве 8 человек. Комиссия создается из равного количества работников органа юстиции и членов нотариальной палаты, являющихся нотариусами.

В ходе проведения конкурса конкурсная комиссия оценивает конкурсантов на основании представленных ими документов, в том числе документов о прохождении стажировки и результатах сдачи квалификационных экзаменов. При необходимости комиссия может проводить индивидуальные собеседования с конкурсантами по вопросам, касающимся нотариальной деятельности. Оценка кандидатов производится по 10-балльной системе.

В практике возникал вопрос о порядке перемещения государственных нотариусов, назначенных на должности после введения в действие Основ, на должности нотариусов, занимающихся частной практикой. Необходимы ли в данном случае процедуры конкурсного отбора, наличие рекомендации нотариальной палаты? Полагаем, что в такой ситуации вряд ли есть необходимость в соблюдении всех указанных процедур по следующим причинам. Количество должностей нотариусов в каждом конкретном нотариальном округе определяется совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты безотносительно к тому, каким образом они будут осуществлять нотариальную деятельность – как государственные либо занимающиеся частной практикой.

Поэтому любой нотариус, занявший свою должность в установленном законом и данным Положением порядке, вправе перемещаться из государственных нотариусов в нотариусы, занимающиеся частной практикой в рамках общего лимита должностей нотариусов, и наоборот. Подобное толкование соответствует правилам, установленным постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. «О порядке введения в действие Основ законодательства РФ о нотариате» (см. № 132). Здесь единственным ограничением при обратном перемещении из нотариусов, занимающихся частной практикой, в государственные является наличие соответствующих финансовых возможностей органов юстиции по выплате заработной платы государственному нотариусу.

136. – Присяга нотариуса.Согласно ст. 14 Основ нотариус, впервые назначенный на должность, приносит присягу следующего содержания: «Торжественно присягаю, что обязанности нотариуса буду исполнять в соответствии с законом и совестью, хранить профессиональную тайну, в своем поведении руководствоваться принципами гуманности и уважения к человеку». Законодательством республик в составе Российской Федерации может быть предусмотрен иной текст присяги нотариуса. Однако законодательство не оговаривает процедуру принесения присяги, равно как и способы фиксации самого факта ее принесения.

Анализ результатов проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства, проведенных в 1 полугодии 2017 года

В соответствии с Планом проведения проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства на 2017 год, согласованным с Ассоциацией нотариусов «Нотариальная палата Забайкальского края» (далее – НПЗК) 29.09.2016 и утвержденным приказом Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Забайкальскому краю от 28.10.2016 № 622, в 2017 году (далее – анализируемый период) проведено 23 плановых проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства (в 2016 г. – 10).

Внеплановые, повторные проверки, как и в 2016 году, в анализируемом периоде не проводились.

Таким образом, общее количество проверок, проведенных в анализируемом периоде (23), в сравнении с 2016 годом (10), увеличилось в 2,3 раза, или на 13 проверок, что связано с периодичностью проведения проверок, установленной частью 2 статьи 34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (1 раз в 4 года).

В анализируемом периоде проводились проверки по соблюдению нотариусами, занимающимися частной практикой, требований Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 (далее – Правила нотариального делопроизводства № 403) и Правил нотариального делопроизводства, утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 25.04.2014 № 78 (далее – Правила нотариального делопроизводства № 78), вступивших в силу 05.05.2014.

Все проверки проводились на основании приказов Управления об их проведении. В приказах указываются: фамилия, имя, отчество нотариуса, дата проведения проверки, адрес местонахождения нотариальной конторы, а также утверждается персональный состав комиссии, как правило, в количестве 3-4 человек (1 или 2 представителя Управления, 2 нотариуса).

Кандидатуры нотариусов для включения в персональный состав комиссии, в соответствии с пунктом 184 Правил нотариального делопроизводства № 78, представлялись НПЗК не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике (посредством телефонной связи с последующей досылкой на бумажном носителе).

После издания приказа о проведении проверки, Управлением в соответствии с пунктом 185 Правил нотариального делопроизводства № 78, члены комиссии (не позднее, чем за 7 дней до проведения проверки) и нотариус, подлежащий проверке (не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки), информировались письменно.

В соответствии с пунктом 190 Правил нотариального делопроизводства № 78, по результатам проверок исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства, составлены справки, которые подписаны всеми членами комиссии, а также нотариусом, у которого проводилась проверка.

В соответствии с пунктом 192 Правил нотариального делопроизводства № 78, указанные справки в установленный срок были направлены в НПЗК для рассмотрения.

В ходе проверок комиссия обращала внимание на:

— правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, в том числе:

оформление организационно-распорядительных документов, писем;

обработку входящих и исходящих документов;

использование печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков нотариуса;

составление номенклатуры дел;

формирование и оформление дел (в том числе наследственных);

порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий;

— соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

При этом следует отметить, что нотариусы, являющиеся членами комиссии, дополнительно проверяют профессиональную деятельность нотариуса, результаты такой проверки отражаются в акте, подписываемом только нотариусами.

В нотариальных конторах ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут нотариусы.

Требованиями к организации нотариального обслуживания нотариусами Российской Федерации, занимающимися частной практикой, утвержденными Правлением Федеральной нотариальной палаты 12.11.2012 № 12/12 (далее – Требования) и Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации, утвержденным Министерством юстиции Российской Федерации 19.01.2016, установлены требования к расположению места совершения нотариальных действий, к помещению нотариальной конторы, к оборудованию нотариальной конторы оргтехникой и к ее эксплуатации в целях надлежащего обеспечения условий для приема нотариусом лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, хранения нотариальных документов. В связи с чем, при проведении проверок комиссия обращала внимание на наличие официальной вывески нотариальной конторы, информации о режиме работы нотариальной конторы, информационных стендов и размещаемой на них информации.

Нотариальные конторы нотариусов, у которых проведена проверка в
2017 году, размещаются:

— на первых этажах жилых многоквартирных домов (нотариальные конторы 7 нотариусов с оборудованием отдельного входа, 1 нотариуса без оборудования отдельного входа);

— на 1-2 этажах нежилых помещениях (нотариальные конторы 4 нотариусов);

— на первых-третьих этажах административных зданий (нотариальные конторы 11 нотариусов).

Информационные стенды расположены непосредственно около кабинета нотариуса (в случае размещения нотариальной конторы в административном здании) или в месте ожидания приема для граждан.

В ходе проведения проверок установлено, что на информационных стендах размещается следующая информация:

— сведения о нотариусе (фамилия, имя, отчество), номер приказа территориального органа юстиции о назначении нотариуса на должность в данном нотариальном округе;

— адрес, телефон нотариальной конторы, часы приема граждан и изменения графика приема (при их наличии);

— адрес, телефон ближайшей нотариальной конторы данного нотариального округа, режим ее работы, фамилия, имя, отчество нотариуса;

— адрес, телефон НПЗК, ее режим работы;

— информация о нотариальных тарифах за совершение нотариальных действий, а также порядок его оплаты;

— перечень льготных категорий граждан, в отношении которых законом установлены льготы по уплате нотариального тарифа за совершение нотариальных действий;

— информация о порядке предоставления нотариусом нотариальных услуг по предварительной записи и организации выезда нотариуса, в том числе к инвалидам, для оказания нотариальных услуг вне помещения нотариальной конторы (в стационарных или надомных условиях).

Рабочие места нотариусов оснащены компьютерами, имеется подключение к сети Интернет.

Всеми нотариусами используется Единая информационная система нотариата Российской Федерации «Енот», что позволяет нотариусам в режиме реального времени проверить подлинность документа, удостоверенного другим нотариусом края или иного субъекта Российской Федерации, запросить образец его подписи, выяснить, не числится ли бланк в списках испорченных, утраченных и т.д.

В ходе проведения проверок установлено, что во исполнение Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 17.06.2014 № 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата» всеми нотариусами, у которых проведена проверка в 2017 году, сведения в Единую информационную систему нотариата «Енот» вносятся полностью и своевременно.

На персональных компьютерах 18 нотариусов установлена система «Экспресс», которая включает в себя текстовый редактор, библиотеку основных видов документов, встречающихся в нотариальной практике.

Также нотариусы располагают справочной и методической литературой.

В соответствии с Методическими рекомендациями по проведению проверки исполнения нотариусом, занимающимся частной практикой, профессиональных обязанностей, утвержденными решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 17.06.2005, при проведении проверки нотариусами обращается внимание на условия соблюдения тайны совершения нотариальных действий и хранения архива, использования помещения по назначению, соблюдения требований к помещению нотариальной конторы (наличие металлических шкафов и сейфов, изолированность помещения), в том числе на условия доступа граждан в помещение нотариальной конторы.

Во всех нотариальных конторах имеются сейфы для хранения печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и бланков для совершения нотариальных действий; железные шкафы, в которых хранятся номенклатурные дела, журналы, книги и реестры, связанные с осуществлением нотариальной деятельности.

Нотариальные действия совершаются индивидуально для каждого обратившегося гражданина в изолированном помещении. Около кабинетов нотариусов, в которых совершаются нотариальные действия, имеются места ожидания для граждан.

Таким образом, нотариусами обеспечиваются условия для соблюдения тайны совершения нотариальных действий и для хранения архива.

В соответствии со статьей 18 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 нотариусами заключены договоры страхования гражданской ответственности.

При проведении проверок установлено, что у 13 нотариусов имеются помощники, замещающие временно отсутствующего нотариуса в соответствии со статьей 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 и Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29.06.2015 № 148.

В связи с изложенным, в ходе проверок указанных нотариусов проверена правильность ведения номенклатурного дела «Журнал учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати» (приложение № 19 Правил нотариального делопроизводства № 78).

При проведении проверок установлено, что всеми нотариусами соблюдаются требования пункта 105 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пункта 97 Правил нотариального делопроизводства № 78. Замечания по ведению номенклатурного дела «Журнал учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати» не выявлены: записи вносятся в полном объеме.

В ходе проведения проверок установлено, что в соответствии с пунктом 6 Правил нотариального делопроизводства № 403, в процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариусы оформляли следующие организационно-распорядительные документы: запросы об истребовании сведений и документов, постановления.

С 05.05.2014 в соответствии с пунктом 6 Правил нотариального делопроизводства № 78, в процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариусы оформляют следующие организационно-распорядительные документы: постановления (до 06.01.2017), распоряжения, приказы.

При проведении проверок установлено, что требования пунктов 7-10 Правил нотариального делопроизводства № 403 и Правил нотариального делопроизводства № 78, устанавливающих порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, текста документа, регистрации и хранения организационно-распорядительных документов, соблюдаются всеми нотариусами.

Все нотариусы хранят подлинники организационно-распорядительных документов в соответствующих номенклатурных делах (как правило, в наследственных делах).

В ходе проведения проверок установлено, что всеми нотариусами соблюдаются требования пунктов 13-18 Правил нотариального делопроизводства № 403 и Правил нотариального делопроизводства № 78, устанавливающих наличие обязательных реквизитов на письмах с использованием личного бланка, а также правила указания адресата, регистрации, реквизита «подпись», приложений, ссылки на дату и номер документа-запроса.

Случаи ошибочной доставки документов в нотариальные конторы в проверяемом периоде отсутствовали.

Проверка соблюдения нотариусами требований пунктов 21, 125 Правил нотариального делопроизводства № 78 показала, что всеми нотариусами принимаются только копии документов, необходимых для совершения нотариальных действий (в том числе для приобщения к материалам наследственных дел).

При обработке входящих документов требования пунктов 26, 28, 29 Правил нотариального делопроизводства № 403 и Правил нотариального делопроизводства № 78, устанавливающих порядок и сроки обработки входящих и исходящих документов, нотариусами соблюдаются.

При обработке исходящих документов требования пунктов 31-34 Правил нотариального делопроизводства № 403 и Правил нотариального делопроизводства № 78, устанавливающих порядок регистрации исходящих документов, передачи адресату исходящих документов, нотариусами соблюдается.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются нотариусами в соответствии с требованиями пунктов 36 Правил нотариального делопроизводства № 403 и Правил нотариального делопроизводства № 78, т.е. на документах, требующих особого удостоверения подлинности.

В ходе проведения проверок установлено, что всеми нотариусами исполняются требования к оформлению и использованию личных бланков, бланков для совершения нотариальных действий, установленные пунктами 41 Правил нотариального делопроизводства № 403 и Правил нотариального делопроизводства № 78.

Так, личные бланки нотариусов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют необходимые реквизиты (фамилия, имя, отчество нотариуса; должность нотариуса; наименование нотариальной палаты Забайкальского края; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой; номер телефона).

Бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные или испорченные нотариусами, передаются в НПЗК.

В соответствии с пунктом 44 Правил нотариального делопроизводства № 403 и с пунктом 42 Правил нотариального делопроизводства № 78 при оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы.

В ходе проверок установлено, что до 10 января 2017 года 20 нотариусами
использовались мастичные штампы для исполнения удостоверительных надписей, формы которых утверждены Приказом Минюста России от 10.04.2002 № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».

С 10 января 2017 года 12 нотариусами используются мастичные штампы для исполнения удостоверительных надписей, формы которых утверждены Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления».

При исполнении удостоверительной надписи, в соответствии с пунктом 44 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктом 42 Правил нотариального делопроизводства № 78, указанными нотариусами оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета; незаполненные места штампа дописываются, проставляется регистрационный номер нотариального действия, дата совершения нотариального действия и сумма взысканного нотариального тарифа, в том числе при помощи технических средств (датер).

В ходе проверок установлено, что у всех нотариусов имеются номенклатуры дел.

Номенклатуры дел нотариусов за 2013-2014 годы составлены на основе примерной номенклатуры дел нотариусов, занимающихся частной практикой и государственных нотариальных контор, утвержденной совместным решением Управления и Нотариальной палаты Забайкальского края от 02.02.2010.

В соответствии с рекомендацией Федеральной нотариальной палаты Российской Федерации от 17.01.2014 № 81/03-16.3, сроки хранения номенклатурных дел в номенклатурах дел нотариусов на 2014 год приведены в соответствие с приказом Министерством юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 № 229.

Номенклатуры дел нотариусов на 2015-2017 годы составлены на основе Примерной номенклатуры дел, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 № 229, и утверждены НПЗК.

В номенклатуру дел нотариусов включены наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе реестры, книги, журналы, что соответствует требованиям пунктов 46-56 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктов 44-54 Правил нотариального делопроизводства № 78.

При рассмотрении номенклатур дел нотариусов установлено, что нотариусами соблюдаются следующие положения пункта 53 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пункта 51 Правил нотариального делопроизводства № 78:

— в графе 1 номенклатуры дел проставлены индексы каждого дела, включенного в номенклатуру;

— в графу 2 номенклатуры дел включены заголовки дел в обобщенной форме;

— в графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписано количество заведенных частей или томов дела;

— в графе 4 сроки хранения дел в номенклатуре дел за 2013 год указаны нотариусами в соответствии с Примерной номенклатурой, утвержденной Совместным решением Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Забайкальскому краю и Нотариальной палаты Забайкальского края;

— в графе 5 «Примечание» проставлены отметки о заведенных делах, о переходящих делах, о неначатых делах.

Вместе с тем, в ходе проведения проверок установлено, что 1 нотариусом требования пункта 53 Правил нотариального делопроизводства
№ 403 и пункта 51 Правил нотариального делопроизводства № 78 соблюдаются частично: нотариусом не заполнена графа 3 «Количество частей, томов», в которой должны быть проставлены отметки о количестве частей, томов.

В ходе проведения проверок установлено, что 1 нотариусом требования пункта пунктом 55 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктом 53 Правил нотариального делопроизводства № 78 не соблюдаются: в номенклатурах не предусмотрены резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

В ходе проверок установлено, что всеми нотариусами требования пункта 56 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пункта 54 Правил нотариального делопроизводства № 78, соблюдены: по окончании года номенклатуры дел нотариусов, составленные в проверяемый период, закрыты итоговыми записями о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариусов.

В ходе проведения проверок, при рассмотрении дел, оформленных нотариусами, установлено, что требования пунктов 64-72, 78-83 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктов 62-69, 74-79 Правил нотариального делопроизводства № 78, соблюдаются. Так,

— дела оформляются после завершения календарного года (за исключением переходящих дел);

— все листы дела, включая помещенные в него конверты, нумеруются простым карандашом;

— лист-заверитель, в котором указано количество листов в данном деле (томе), а также иные особенности сформированного дела подшивается в конце дела. Лист-заверитель подписан нотариусом с указанием даты его составления. Подпись нотариуса на листе-заверителе заверена оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

— внутренняя опись составляется на отдельных листах, в соответствии с приложением № 13 Правил нотариального делопроизводства № 403 и приложением № 15 Правил нотариального делопроизводства № 78, и подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела;

— концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеены бумажной наклейкой, на которую проставлен оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В ходе проведения проверок установлено, что всеми нотариусами в соответствии с пунктом 67 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктом 65 Правил нотариального делопроизводства № 78 производится полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков хранения дел, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел. Переформирование и переоформление дел, а также экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения не осуществлялись.

В соответствии с пунктом 124 Правил нотариального делопроизводства
№ 403 и с пунктом 117 Правил нотариального делопроизводства № 78 основанием для производства по наследственному делу, а, следовательно, и формирования наследственного дела, является получение нотариусом документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.д.).

В ходе проведения проверок установлено, что документы, как правило, предоставляются гражданами нотариусам на личном приеме. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, а также иные документы, поступающие к конкретному наследственному делу, регистрируются в день поступления в Книге учета наследственных дел.

Каждому наследственному делу присвоен индивидуальный номер.

Все наследственные дела зарегистрированы в алфавитной книге учета наследственных дел.

В наследственные дела помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя.

При оформлении оконченных наследственных дел нотариусы руководствуются пунктом 140 Правил нотариального делопроизводства № 403 (в отношении наследственных дел, заведенных и оконченных до 05.05.2014) и пунктом 133 Правил нотариального делопроизводства № 78 (в отношении наследственных дел, заведенных и оконченных после 05.05.2014 года), устанавливающим порядок расположения документов в наследственном деле.

Направление наследственных дел по принадлежности в соответствии с пунктами 142-149 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктами 135-141 Правил нотариального делопроизводства № 78 нотариусами не осуществлялось.

В ходе проведения проверок установлено, что случаев вскрытия и оглашения закрытых завещаний, принятия вексельных протестов проверяемыми нотариусами не было.

При проведении проверок установлено, что одним нотариусом принято закрытое завещание. В ходе проведения проверки было установлено, что требования пунктов 142-148 Правил нотариального делопроизводства № 78 нотариусом соблюдены.

При проведении проверок установлено, что одним нотариусом приняты денежные средства в депозит нотариуса. В ходе проведения проверки установлено, что требования пунктов 164-169 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктов 156-161 Правил нотариального делопроизводства № 78 нотариусом соблюдены.

До 10 января 2017 года реестры для регистрации нотариальных действий оформлялись в соответствии с требованиями приказа Минюста России от 10.04.2002 № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах». Порядок заполнения реестров для регистрации нотариальных действий (пункты 175-186 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пункты 167-178 Правил нотариального делопроизводства № 78 (после 05.05.2014 года)) в основном соблюдается.

В ходе проведения проверок установлено, что нотариусами записи в реестре производятся аккуратно и разборчиво, шариковой ручкой с использованием красителей синего или фиолетового цвета.

В соответствии с требованиями Правил нотариального делопроизводства незаполненные строки в реестре прочеркиваются, имеющиеся в реестрах поправки оговариваются в конце записи, в которой описано нотариальное действие, заверяются подписью нотариуса (в виде его подписи) с проставлением даты.

В ходе проверок выявлено два замечания по заполнению отдельных граф реестра для регистрации нотариальных действий:

— 1 нотариусом графа № 5 (содержание нотариального действия) заполняется без учета особенностей, установленных пунктом 184 Правил нотариального делопроизводства № 403 и пунктом 176 Правил нотариального делопроизводства № 78. Так, например, при свидетельствовании верности копий документов: если копия документа изложена на нескольких страницах, нотариусом не указывается количество страниц копии;

— 1 нотариусом в графе № 4 (реквизиты (наименование документа, удостоверяющего личность, серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, удостоверяющего личность граждан, и дата рождения) наименование вида документа, удостоверяющего личность, указывается сокращенно. Так, например, наименование документа удостоверяющего личность паспорт указывается как «п-т».

С 10 января 2017 года реестры для регистрации нотариальных действий оформляются в соответствии с требованиями приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления».

При проведении проверок установлено, что все нотариусы, руководствуясь совместным мнением Департамента по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Министерства юстиции Российской Федерации, выраженной в письме исх. № 12-18513117 от 15.02.2017, и Федеральной нотариальной палаты, выраженной в письме исх. № 4993/03-16-3 от 30.12.2016, внесли соответствующие исправления на листах реестра и 10 января 2017 года составили акты о внесении исправлений. Указанные акты подшиты в конце реестров, место сшивки скреплено оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, незаполненные строки в реестре прочеркиваются, подчистки не допускаются.

Заполнение реестров для регистрации нотариальных действий осуществляется нотариусами с учетом особенностей, установленных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления».

Проведенный анализ свидетельствует о том, что в 2017 году по итогам проведения 23 плановых проверок, 2 нотариусам были сделаны замечания следующего характера:

— по оформлению номенклатуры дел нотариуса в части отсутствия резервных индексов в разделах номенклатуры, по заполнению отдельных граф номенклатуры дел;

— по ведению реестра для регистрации нотариальных действий.

В 2016 году по итогам проведения 10 проверок, 4 нотариусам были сделаны замечания следующего характера:

— по составлению номенклатуры;

— по ведению реестров для регистрации нотариальных действий и журналов.

Анализ выявленных замечаний позволяет сделать вывод о том, что характер замечаний, выявленных в 2017 году, в сравнении с 2016 годом, практически не изменился, что связано с несоблюдением нотариусами отдельных положений Правил нотариального делопроизводства.

Следует отметить, что при проведении проверок нотариусам давались рекомендации по устранению выявленных замечаний, а также по исполнению требований Правил нотариального делопроизводства № 78.

Заключения комиссий, отраженные в справках по итогам проверок, рассматривались на заседаниях Правления НПЗК с участием представителя Управления, а также нотариусов – членов комиссий, нотариусов, у которых проводилась проверка.

После обсуждения результатов проверок на заседаниях Правления НПЗК, решения о проведении повторных проверок нотариусов, занимающихся частной практикой, не принимались, работа нотариусов признана удовлетворительной.

Назначение на должности стажера и помощника нотариуса

Статья 19 Основ ввела новые понятия в законодательство о нотариате — стажер нотариуса и помощник нотариуса. Назначение на должности стажера и помощника нотариуса в государственной нотариальной конторе осуществляется в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Стажером нотариуса может быть лицо с высшим юридическим образованием, назначаемое на должность стажера нотариуса органом юстиции по представлению региональной нотариальной палаты. Помощник нотариуса — лицо имеющее помимо высшего юридического образования лицензию на право нотариальной деятельности. Где бы ни работали стажер или помощник нотариуса, к ним предъявляются одинаковые требования.

Порядок прохождения стажировки определяется Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Все вопросы относительно прохождения стажировки в настоящее время регулируются таким правовым актом, как Порядок прохождения стажировки лицами, претендующими на должность нотариуса, который утвержден приказом Министерства России от 21 июня 2000 г. № 179 и решением Правления Федеральной палаты от 26 мая 2000 г. (с изм. от 1 августа 2005 г.).

Лица, желающие пройти стажировку у нотариуса, должны сдать экзамен для выявления уровня их подготовки. Они не менее чем за месяц до дня сдачи экзамена подают заявление о допуске по установленной органом юстиции форме. После экзамена орган юстиции и нотариальная палата совместно принимают решение о назначении лиц, показавших лучшие результаты, на должность стажеров и утверждают их руководителей из числа нотариусов со стажем работы не менее трех лет.

Стажер, который будет проходить практику в государственной нотариальной конторе, заключает трудовой договор с органом юстиции, а оплата его труда производится из фонда оплаты труда нотариальной конторы. Со стажером, который будет проходить стажировку у частнопрактикующего нотариуса, прудовой договор заключает нотариальная палата, и из ее же фонда будет производиться оплата его труда.

Срок стажировки для лиц, имеющих стаж работы по юридической специальности не менее трех лет, может быть сокращен совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты, но продолжительность стажировки не может быть менее шести месяцев. Срок стажировки может быть продлен на время болезни стажера или его отсутствия по другим уважительным причинам совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты.

В обязанности стажера входит следующее:

  • прием посетителей;
  • правовая оценка представленных документов;
  • консультирование граждан и юридических лиц по вопросам совершения нотариальных действий;
  • ведение работы по учету законодательства;
  • подготовка ответов на письменные запросы юридического характера;
  • ведение архивного производства.

За время стажировки стажер должен освоить:

  1. законодательство Российской Федерации о нотариате;
  2. основные нормативные акты законодательной и исполнительной власти;
  3. приказы и инструкции, регламентирующие деятельность нотариуса.

По окончании стажировки руководитель составляет соответствующее заключение по ее итогам и представляет его в орган юстиции или в нотариальную палату (в зависимости от того, где проходила стажировка — в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой). После прохождения стажировки те лица, которые хотят стать нотариусами, сдают квалификационный экзамен. Для этого они должны не позже чем за месяц подать заявление по установленной органом юстиции форме.

Информация о сроках, месте приема и перечне документов, которые требуются для сдачи экзамена, а также перечень вопросов, включенных в экзаменационные билеты, размешается для всеобщего обозрения в помещениях органа юстиции и нотариальной палаты за два месяца до проведения экзамена.

Задача и задание, а также теоретические вопросы, входящие в экзаменационные билеты, разрабатываются квалификационной комиссией.

Решение квалификационной комиссии, принимающей экзамен, о его результатах может быть обжаловано в апелляционную комиссию в месячный срок со дня вручения его копии заинтересованному лицу. Если решение комиссии было положительным, то стажер, претендующий на должность нотариуса, должен не позднее пяти дней со дня принятия относительно его решения подать в орган юстиции заявление о выдаче лицензии на право нотариальной деятельности.

Должностная инструкция помощника нотариуса

Утверждаю

М. П.

Должностная инструкция помощника нотариуса

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. N 4462-1, Постановлением Собрания представителей нотариальных палат субъектов Российской Федерации от 18.04.2001 г. N 10 «О Профессиональном Кодексе нотариусов Российской Федерации» и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Помощник нотариуса относится к категории служащих и непосредственно подчиняется нотариусу .

1.2. Помощник нотариуса назначается на должность и освобождается от нее приказом нотариуса .

1.3. На должность помощника нотариуса назначается лицо, являющееся гражданином Российской Федерации, имеющее высшее юридическое образование и лицензию на право нотариальной деятельности, полученную в установленном порядке.

1.4. В своей деятельности помощник нотариуса руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;

— Основами законодательства Российской Федерации о нотариате;

— законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

— уставами и решениями нотариальных палат;

— Профессиональным Кодексом нотариусов Российской Федерации;

— международными договорами, принципами и нормами Международного Союза Латинского Нотариата и Европейским Кодексом нотариальной этики;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Помощник нотариуса должен знать:

— законодательство Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

— законодательство Российской Федерации о нотариате;

— основные нормативные акты законодательной и исполнительной властей;

— приказы и инструктивные указания Министерства юстиции Российской Федерации;

— нотариальную практику;

— принципы и заповеди Международного Союза Латинского Нотариата;

— положения Профессионального Кодекса нотариусов Российской Федерации;

— этические нормы производственных отношений в коллективе и с клиентурой;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. Помощник нотариуса может временно замещать нотариуса, с которым состоит в трудовых отношениях, при наделении его в установленном порядке полномочиями нотариуса.

2. Должностные обязанности

2.1. На помощника нотариуса возлагаются следующие должностные обязанности:

— ведение консультационной работы;

— подготовка проектов нотариальных документов;

— изготовление копий документов и выписок из них;

— ведение нотариального делопроизводства;

— заполнение реестров;

— подготовка и отправка запросов;

— проведение проверки правильного оформления договоров;

— отслеживание изменений в законодательстве Российской Федерации;

— соблюдение графика работы нотариальной конторы и трудовой дисциплины;

— соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

— .

3. Права

3.1. Помощник нотариуса имеет право:

— на все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии;

— получать от нотариуса в установленном порядке информацию, которая необходима для выполнения возложенных на него задач;

— знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности;

— повышать свою профессиональную квалификацию;

— вносить предложения руководству по улучшению организации и условий своего труда;

— другие права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

3.2. Помощник нотариуса не вправе:

— самостоятельно совершать нотариальные действия.

4. Ответственность

4.1. Помощник нотариуса несет ответственность:

— за неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;

— за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Конфиденциальность

5.1. Любая информация, полученная помощником нотариуса в ходе исполнения служебных обязанностей, конфиденциальна и не подлежит разглашению.

5.2. Помощник обязан хранить тайну совершенного нотариального действия, а также полученной иной конфиденциальной информации.

5.3. Помощнику нотариуса запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали ему известны в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после увольнения.

Юридического образования для получения этой специальности не требуется, а лучшие выпускники курсов, организованных учебным центром «Базис» при содействии Нотариальной палаты Санкт-Петербурга, смогут — на основе конкурса – получить работу в нотариальных конторах Санкт-Петербурга. «Комсомолка» выяснила, какие качества необходимы для сотрудника нотариата и чем так важна работа секретаря нотариуса.

Обойти офис нотариуса стороной не может практически ни один гражданин — без него ни доверенность не выписать, ни наследство не оформить. А нотариально заверенные копии документов имеют почти тот же вес, что и оригиналы.

Но при этом, бывая в нотариальных конторах, вы наверняка замечали: не всегда нотариус выполняет всю работу лично. Это и нереально, учитывая объем документов и различных данных, которые проходят через него. Большинство нотариусов работает с секретарями, на которых ложится основная бумажная нагрузка.

Без специальных знаний секретарю нотариуса не обойтись. Для качественной работы надо хорошо знать стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения документов, порядок регистрации и учета корреспонденции, организации архива, ведения электронной базы и многое другое.

Главная задача секретаря нотариуса – грамотная работа с документами. Фото: freepic.com.

Кстати, еще в плюс пойдет виртуозное владение дыроколом и… иголкой с нитками. Нитки с иголкой – постоянный инструмент, ведь все документы, состоящие из нескольких листов, обязательно сшиваются. А дырокол нужен для формирования архива – ведь многие нотариальные документы изготавливаются в нескольких экземплярах, один из которых остается на хранении у нотариуса. Но перед тем, как документ «сшить и продырявить», его необходимо грамотно составить с учетом всех необходимых требований. Для этого секретарю требуется овладеть специальными знаниями и, конечно, машинописью. Кроме того, все документы подлежат обязательной регистрации в электронных базах данных и в бумажных журналах и реестрах. Поэтому навыки быстрого и разборчивого письма для секретаря нотариуса тоже не будут лишними.

Еще каких-то пять лет назад заверение копий занимало до 70 процентов основной работы нотариата. Сейчас потребность в таком количестве копий отпала. На смену заверению копий пришли намного более сложные нотариальные действия. Несмотря на то, что высшее юридическое образование для секретаря – если он не претендует на повышение до помощника нотариуса — не обязательно (хотя чаще всего приветствуется работодателями), человек «с улицы» вряд ли попадет на эту работу. Ведь при приеме на работу неподготовленного человека в первые месяцы нотариусу и другим сотрудникам нотариальной конторы придется уделять много сил и времени обучению такого новичка. Этот процесс, как правило, сбивает работу с налаженного ритма, мешает всему коллективу. Кроме того, для секретаря нотариальной конторы важны не только умения, но и личные качества – в первую очередь внимательность, умение общаться с людьми и стрессоустойчивость. Быстро и без ошибок печатать десятки нотариальных документов в день – это, знаете ли, особое искусство. Цена одной опечатки здесь очень высока. Эти качества нотариусу очень трудно оценить при первом собеседовании с претендентом на работу.

Все необходимые для секретаря нотариуса навыки теперь можно получить на специальных курсах. Фото: фотобанк «Лори».

Сейчас нотариусам очень не хватает квалифицированных кадров. Обычные секретари в полной мере владеют делопроизводством, деловым этикетом, но им не хватает «узкопрофильных» знаний – знания видов нотариальных действий, юридических понятий, правил нотариального делопроизводства, навыков составления проектов документов.

Получить такие знания можно либо уже на практике, методом проб и ошибок (но долго ли вытерпит работодатель?), либо на специальных курсах. Это может быть просто повышение квалификации или же профессиональная переподготовка. Идеально, если программа не просто составлена при участии нотариусов, но и преподают там практикующие представители нотариата, которые впоследствии могут стать и вашими работодателями. Такие курсы и открылись этой осенью в Санкт-Петербурге. Они будут полезны не только, например, студентам старших курсов юридических факультетов – будущим юристам, но и тем, кто уже профессионально развивается в юридической сфере или хочет поменять направление деятельности.

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Чем отличается помощник нотариуса от секретаря нотариуса?

Многие люди путают эти должности, считают, что помощник и секретарь – одно и то же. Да, зачастую сотрудники совмещают работу помощника и секретаря. Но в действительности это абсолютно разные должности.

Помощник нотариуса – это гражданин России, получивший высшее юридическое образование. Он сдал квалификационный экзамен, имеет право участвовать в подготовке нотариальных действий, общаться с посетителями, объясняя им различные нюансы. Помощник имеет право в определенных случаях замещать временно отсутствующего нотариуса. В государственной конторе на должность помощника назначает региональный орган Минюста, в частной – нотариус берет помощника по согласованию с нотариальной палатой. Со временем помощник и сам может стать нотариусом.

Секретарь, в свою очередь, является работником, «обеспечивающим деятельность нотариуса». Он имеет право – по поручению нотариуса – собирать необходимую информацию, составлять проекты документов, запрашивать справки и выписки, формировать нотариальный архив и делать прочую «подготовительную» работу для нотариальных действий.

Учиться лучше у профессиональных нотариусов. Фото: freepic.com.

ПРЯМАЯ РЕЧЬ

Руководитель учебного отдела центра «Базис» Татьяна Данилова:

— Нотариальная система очень специфична. Работа в ней требует овладения большим количеством узкопрофильных знаний и навыков. Поэтому занятия на курсах, где преподавателями являются действующие нотариусы, – это реальная возможность овладеть необходимыми навыками и трудоустроиться. Ведь педагоги не только обучают, но и параллельно тестируют слушателей, присматриваются к ним. И, уже понимая, какой работник им подойдет, к концу курсов делают некоторым слушателям предложения о работе.

Дело в том, что нотариусы сами понимают: профессионалов в области обеспечения деятельности нотариуса не хватает. И это была инициатива Нотариальной палаты Санкт-Петербурга, которую мы поддержали, – открыть в Петербурге курсы секретарей нотариуса. И как только палата объявила о наборе и сами нотариусы стали направлять к нам своих сотрудников на переподготовку. Потому что одно дело – получать знания в процессе работы, когда и объяснять некогда, и права на ошибку нет. Совсем другое – усваивать информацию в спокойной обстановке, в четкие сроки.