Опись: что это?

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

  • в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
  • в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

  • номенклатуру дел за соответствующий год;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
  • ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

  • порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре;
  • заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
  • крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10:

02 – принятый номер отдела в организации;

сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Отдел обеспечения

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела обеспечения

Комкова

А.П. Комкова

(подпись)

(расшифровка)

ОПИСЬ № 02сп-10

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние

даты

Количе-
ство

листов

Срок

хранения

Примечание

Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем»

Январь–декабрь 2010 г.

75 лет ЭПК

То же, «Дон-Зык»

Январь–декабрь 2010 г.

75 лет ЭПК

2 а

То же, «Ике-Каи»

Январь–декабрь 2010 г.

75 лет ЭПК

То же, «Кир-Куз»

Январь–декабрь 2010 г.

75 лет ЭПК

То же, «Лео-Пик»

Январь–декабрь 2010 г.

75 лет ЭПК

То же, «Сты-Ящи»

Январь–декабрь 2010 г.

75 лет ЭПК

В данную опись внесено

6 (шесть)

ед. хр.

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера:

2а_______________________________________________

пропущенные номера:

_5, 6_____________________________________________

Старший бухгалтер

Непоседова

Д.А. Непоседова

(подпись)

(расшифровка)

СОГЛАСОВАНО

Начальник канцелярии

Гиляровская

Л.Е. Гиляровская

(подпись)

(расшифровка)

Старший бухгалтер

Непоседова

Д.А. Непоседова

(подпись)

(расшифровка)

Ведущий специалист

Рыжова

Я.П. Рыжова

(подпись)

(расшифровка)

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости — список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

  • опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
  • представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
  • утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество

«Каска»

(ОАО «Каска»)

Фонд № 1132

ОПИСЬ № 1

дел постоянного хранения

за 2010 год

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Каска»

_Копылов_ Н.С. Копылов

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние

даты

Количе-
ство листов

Примечание

Секретарь

Приказы № 1-168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним

25 января –

22 декабря

2010 г.

Связка

№ 12

86 а

Распоряжения № 1-79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.

11 февраля –

30 декабря

2010 г.

Финансово-экономический отдел

Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему

2010 г.

Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.

2010 г.

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации — источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

  • приказы и распоряжения по личному составу;
  • списки личного состава;
  • протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
  • документы о награждении;
  • документы о проведении служебных проверок;
  • личные дела и личные карточки;
  • лицевые счета работников по заработной плате;
  • акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

Открытое акционерное общество

«Каска»

(ОАО «Каска»)

Фонд № 1132

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Каска»

_Копылов_ Н.С. Копылов

Опись № 2

дел по личному составу

за 2010 год

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Приме-чание

Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение)

09 января –

26 июля

2010 г.

Связка

№ 8

Личные карточки работников, уволенных в 2010 г.

2010 г.

Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г. (приказы, протоколы, объяснительные и др.)

06 августа –

02 октября

2010 г.

Личные дела работников, уволенных в 2010 г.

Афиногенов

Николай Григорьевич

10 октября 2005 г. –

04 сентября

2010 г.

Смирнова

Татьяна Викторовна

29 декабря

2009 г. –

23 марта

2010 г.

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина

Архивная опись

Архивная опись — это основной архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись выполняет информационную, поисковую, справочную и учетную функции.

Первый и второй экземпляры описей находятся в архивохранилищах, третий экземпляр – в читальном зале. Выдаются описи пользователям только специалистами читального зала.

На 01.01.2018 в архиве по учетным данным имеется 10 991 опись.

Описи партийных и комсомольских комитетов за 1968–1977 гг. по рекомендации ЦПА ИМЛ при ЦК КПСС составлялись совместные: в первой части числится управленческая документация, во второй — дела по личному составу (ведомости по начислению и выдаче заработной платы и лицевые счета).

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата. Описательная статья включает в себя:

  • порядковый номер;
  • делопроизводственный индекс дела в организации, в которой дело было сформировано;
  • заголовок дела;
  • крайние даты;
  • количество листов в деле.

На обложке описи проставляются:

  • полное название архивного учреждения;
  • полное название учреждения-фондообразователя, сдавшего документы;
  • номер фонда;
  • номер описи;
  • крайние даты документов, входящих в опись.

К описи как к справочнику тоже составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. В предисловии излагаются – история фондообразователя:

  • история создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты, название организации–преемника;
  • масштаб деятельности организации;
  • место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни, изменения в названии и подчинении организации;
  • краткие биографические данные фондообразователя архивного фонда личного происхождения.

история фонда:

  • дата поступления документов в архив, крайние даты документов;
  • особенности формирования, описания и систематизации;
  • информация об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах;
  • состав справочного аппарата к фонду.

аннотация состава и содержания документов фонда:

  • краткая характеристика документов по видам;
  • характеристика содержания документов по темам.

См. также информацию об указателях

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Для определения оптимального состава описей следует проконсультироваться в соответствующем архиве, так как при описании документов следует учитывать сложившуюся систему научно-справочного аппарата архива. Если документы организации ранее описывались, следует продолжать имеющиеся описи и нумерацию дел в них.

Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически — функциональному или хронологически — номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем — в следующей последовательности:

  • приказы (распоряжения) по личному составу;
  • списки личного состава;
  • трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел;
  • карточки формы № Т-2;
  • личные дела;
  • лицевые счета рабочих и служащих;
  • невостребованные трудовые книжки;
  • акты о несчастных случаях.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, полностью указывается заголовок первого дела, а остальные могут обозначаться словами «То же». При переносе на новую страницу заголовок дела повторяется полностью. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___».

Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел.

Итоговая запись к описи составляется обязательно.

Следует обратить внимание на правильное оформление грифов утверждения и согласования.

К описи составляется титульный лист. На титульном листе указывается название архива, в который передаются документы, название фонда и его номер, а также номер и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).

Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986 — 1998, 1980,1993 — 2010 гг.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один — рабочий, другой — страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме № Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.

Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»: верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм, левое — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера). При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.

Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

Описи дел делятся на 2 вида:

— опись дел постоянного хранения,

— опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ).

Опись дел постоянного хранения — это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.

Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

— порядковый номер дела по описи,

— индекс дела,

— заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,

— дату дела,

— число листов в деле,

— примечание (если таковое существует).

В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив.

При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией.

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом.

Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Она включает в себя:

  • наименование организации
  • номер фонда
  • порядковый номер
  • индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
  • заголовок дела
  • крайние даты дела
  • сроки хранения
  • число листов в деле
  • примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Документы архивного учета. Дело фонда

М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

  • Ведение дела фонда

  • Акты учета документов

Согласно п. 3.5. Правил,1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • опись дел, документов;
  • реестр описей.

В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда.

Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.

Дело фонда — особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда — это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).

Порядок ведения дела фонда.

  1. Дело фонда ведется на каждый фонд.

  2. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

  3. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

  4. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

  5. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.

  6. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

  7. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

  8. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к. являются документами — основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.

К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.

Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение

АКТ

15.03.2016 № 1

Г. Пермь, ул. Ленина, 63

приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

В связи с обнаружением дела № 01-108 «План экономического и социального развития организации» (фонд № 3589), найденное при проверке наличия и состояния дел, хранящихся в ведомственном архиве ООО «Проектный институт» передает, а КГБУ «Государственный архив Пермского края» принимает на государственное хранение дело за 2008 год.

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов

План экономического и социального развития организации на 2008 год

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:

Прием произвели:

Ведущий специалист

_______________/Е.М. Иванова/

подпись

«должность»

подпись

«_____»______________2016 г.

«_____»______________2016 г.

Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению

ООО «Проектный институт»

УТВЕРЖДАЮ

директор

__________________/ О.И. Смирнов /

«_____» «____________» 2016 г.

АКТ

20.05.2016 № 1

г. Пермь

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению за 2010 г.

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» № 3589

Заголовок дела

Дата дела или крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел

Сроки хранения дела

примечание

Переписка по основным направлениям деятельности

Оп. 1

5 лет

ЭПК

Ст. 12

Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей

Оп. 1

5 лет

Ст. 404

*проведена ревизия 12.06.2012

Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по

оперативной отраслевой деятельности

организации

Оп. 1

5 лет

ЭПК

Ст. 40

Итого 3 (три) дела за 2010 год.

Описи дел постоянного хранения за 2010 год утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК КГУ «Государственный архив Пермского края» (протокол от 12.01.2010 № 8)

Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от 15.04.2016 № 1

Документы в количестве 3 (три) дела, весом 10 кг сданы в ООО «Пламя» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.04.2016 № 12

Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

Редким, но интересным актом приема-передачи, является акт об изъятии оригинала документа из дела и передача его в судебную инстанцию. При оформлении подобного акта необходимо указать ряд реквизитов: от кого поступил запрос, его дата и номер, с какой целью изымается документ, реквизиты самого оригинала документа, отметку о лицах, которые передали и приняли документ. При изъятии документа из дела необходимо сделать его копию, заверить и приложить к ней оригинал запроса-основания, а также копию акта приема-передачи, все эти документы подшить в дело, откуда был изъят оригинал документа. Замечу, что далеко не всегда возможно выдать оригинал документа третьим лицам. Зависит это прежде всего от исторической и практической значимости документа.

Пример 3. Акт о выдаче материалов из архивного дела.

АКТ

о выдаче материалов дела № 01-39

«Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса»

20.02.2016 № 1

г. Пермь, ул. Куйбышева, 14

Аппарат Правительства

Пермского края

614 006

Основание:

запрос от Агентства по управлению имуществом Пермского края № СЭД-Ивн31-15-118 от 20.02.2016 о предоставлении оригинала входящего документа № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010 с целью предоставления в суд.

№ п/п

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов

Примечание

Том 1

Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса

Документ № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010

Всего выдается: 2 листа (оригинала) дела.

Выдал

Ведущий специалист

_______________/Е.М. Иванова/

«____» __________________2016 г.

Принял

Ведущий специалист

_________________/А.И. Петрова/

«____» __________________2016 г.

Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности. Подобный акт составляется при структурных изменениях организации/учреждения. Например, при передаче полномочий от одного органа государственной власти другому, либо разделении одного органа государственной власти на два с переводом части сотрудников, или при создании/ликвидации подразделения/филиала коммерческой структуры. Если имеет место перевод служащих, то, соответственно, составляется акт приема-передачи лицевых счетов и личных дел по подведомственности. Определятся перечень управленческих документов, независимо от сроков их хранения подлежащих передаче в пользование либо на хранение. Если дела не завершены в делопроизводственном году (например, целевые программы, проекты), то такие документы могут быть переданы в пользование до их завершения, а затем, после их научно-технической обработки, поставлены на учет и приняты на архивное хранение.

Пример 4. Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

________________/С.В. Пирогов/

__________________/П.С. Уткин/

«_____»________________20___ г

М.П.

«_____»____________________20___ г

М.П.

АКТ

28 03 2016 № _______1_______

Место составления

Приема-передачи документов на хранение в ведомственный архив

организации

<Организация А> передает, а <Организация Б> принимает на хранение дело за 20__ год, переданное для работы в <Организацию С>.

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:

Прием произвели:

Ведущий специалист

_______________/Е.М. Иванова/

«_____»______________2016 г.

Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а также 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.

Пример 5. Акт проверки наличия и состояния дел фонда.

АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА

<Организация А>

ФОНД № ____

АКТ № 1

дата

адрес нахождения архива

Фонд ___

Основание: смена лица, ответственного за архив

Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.

Проверкой установлено:

  1. Всего числится по описям

в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:

  1. Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел

  2. Имеют литерные номера:

  • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

  • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

  1. Пропущено номеров:

    • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

    • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

  2. Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.

  3. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

  1. Имеет не включённых в описи дел:

  • По личному составу: пятьдесят два дела

  • По лицевым счетам: сорок восемь

  • Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

  • По личным делам: ноль

  1. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:

  • По личному составу: сто шестьдесят семь дел

  • По лицевым счетам: девяносто семь дел

  • Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

  • По личным делам: двести тринадцать

из них:

  • требующих дезинфекции 0 дел,

  • требующих дезинсекции 0 дел,

  • требующих реставрации 0 дел,

  • требующих переплета и подшивки 0 дел,

  • требующих восстановления затухающих текстов 0 дел,

  • неисправимо поврежденных 0 дел,

  • требующих технической обработки 0 дел,

  • выдано во временное пользование 0 дел.

  1. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

  1. В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха – 73 % (при норме 50-55%); отсутствует отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).

  2. В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 гг.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.

  3. Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.

  1. Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), за 2005 год (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг. (48 дел).

  1. Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 гг., прошитые, но не включенные в опись дела не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 год – приказы горисполкома.

Проверку провели:

Ведущий специалист Е.М. Иванова

Руководитель секретариат Н.И. Седова

Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.

Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т. е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.

Итак, документы архивного учета — это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.

Приложение 1. Титульный лист дела фонда

ООО «Проектный институт»

Дело № 01-34

ДЕЛО ФОНДА

(Исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

Начато: 01.01.2012

Окончено: 31.12.2012

На 80 листах

Хранить: постоянно

Ст. 246

Приложение 2. Внутренняя опись на документы дела фонда

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов ед. хр. №______________________


п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов ед. хр.

Примечание

Акт № 1 О приеме-передаче об изменении административно-территориального деления

Акт № 1/1 приема-передачи карточек паспортов сельских и поселковых Советов народных депутатов области и фотодокументов

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел на временное хранение до составления сводной описи дел постоянного срока хранения на 2000 год сектора актов губернатора области общего отдела аппарата администрации области в архив аппарата администрации

Акт приема-передачи дел на временное до истечения срока хранения канцелярии общего отдела аппарата администрации области за 2001 год в архив администрации области

Итого 5 (пять) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один)

Ведущий специалист Е.М. Иванова

1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).