Отдела снабжения

Содержание

Отдел снабжения (ОМТС) расшифровка, структура, задачи и функции

Организация производственного процесса на любом предприятии невозможна без четкого взаимодействия всех структурных подразделений. Отдел снабжения в этой цепочке выполняет роль кровеносной системы, питая и связывая воедино все части сложного организма. Именно это подразделение отвечает за потребность компании в различных материалах, занимается их складированием, учетом и выдачей.

Какие обязанности и функции возлагаются на отдел снабжения

В небольшой компании функцию обеспечения товарами и необходимыми материалами могут выполнять небольшое количество сотрудников. Совсем другое дело крупные строительные фирмы, особенно те, кто имеет подряд на возведение объектов для специфических отраслей, например, для нефтегазовой промышленности.

Особенности возведения объектов в условиях Севера требуют использование множества материальных ресурсов, а значит и постоянного мониторинга рынка поставщиков. В этом случае без специальной службы снабжения, или управления, не обойтись.

Обязанности отдела снабжения в этом случае можно условно разделить на три приоритетных направления:

1. Организация снабжения предприятия:

  • анализ сведений о необходимости приобретения различных материалов, техники, оборудования и комплектующих;
  • заключение договоров с поставщиками продукции;
  • своевременная закупка и снабжение всем необходимым структурных подразделений компании;
  • организация складов и других мест хранения.

2. Планирование:

  • изучение рынков необходимой продукции;
  • понимание текущей и долгосрочной потребности компании в материалах, для обеспечения бесперебойной работы других структурных подразделений;
  • оптимизация складских запасов, с целью недопущения нехватки, или затоваривания определенными видами продукции;
  • прогнозирование потребностей предприятия на перспективу.

3. Контроль:

  • сроков поставки продукции и оборудования;
  • за качеством поставляемой продукции;
  • за складскими запасами;
  • за своевременным предъявлением претензий по отношению к поставщикам, в случае несвоевременных сроков поставок и ненадлежащего качества материалов.

Функции отдела снабжения, исходя из вышесказанного, сводятся:

  • к мониторингу рынка материалов и услуг;
  • к заключению и контролю договоров на поставку технической продукции;
  • к разработке нормативов для оптимального использования поставляемой продукции;
  • к замещению, где это возможно, дорогостоящих материалов на более дешевые аналоги, без ущерба производственному процессу;
  • к оптимизации системы логистики.

Структура отдела снабжения на предприятии

Организация снабжения на предприятии зависит от многих факторов. Размер компании, объемы закупаемых материалов, особенности производства, количество и удаленность поставщиков необходимой продукции – все это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.

Крупным строительным компаниям, для снабжения производства требуется служба материально-технического снабжения, которая состоит из отделов либо групп в ОМТС:

  • логистического, или транспортного;
  • закупок продукции;
  • планирования;
  • складского хранения и учета материалов, производственная база;
  • по работе с таможней (если материалы для строительства, или их часть приобретаются у зарубежных партнеров).

Организационная структура информационных потоков ОМТС в крупной компании (пример)

  1. выборки и заявки на материалы и оборудование;
  2. составленные спецификации материалов и оборудования;
  3. документация на строительное и лабораторное оборудование для его приобретения;
  4. информация о прекращении использования устаревших и рекомендации приобретения новых расходных материалов и комплектующих;
  5. годовые и суточно-месячные производственные графики;
  6. сметные расчеты отдела снабжения;
  7. общий отчет о деятельности ОМТС;
  8. результаты входного контроля материалов и оборудования;
  9. акты браковки МТР по результатам верификации;
  10. паспорта, сертификаты, ревизии и другие документы для входного контроля;
  11. документы и требования по заключенным договорам;
  12. Условия (стоимость, сроки, форс-мажорные обстоятельства) поставки для внесения в договор;
  13. документы для арбитражного суда;
  14. расчетные (счет-фактуры и товаротранспортные накладные) документы за выполненные транспортные услуги;
  15. заявки на услуги транспортных компаний;
  16. штатное расписание, заработные платы:
  17. положение о премировании и мотивационных программ работников отдела снабжения;
  18. расчеты и заявки на детали для ремонтных работ;
  19. заявки на покупку и отпуск материалов для ремонта гаражей;
  20. отчет о вовлечении материалов и деталей для ремонта;
  21. согласование применения материалов и оборудования, отличающегося от проекта (рабочей документации, технического задания)
  22. согласование стоимости материалов и оборудования поставки подрядчика
  23. ответы на запросы о согласовании применения и стоимости МТР
  24. сведения о движении и расходе материалов;
  25. данные инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
  26. отчётные документы по оплате услуг, оказанных отделу снабжения иными организациями;
  27. необходимые нормы запаса расходных материалов и средств в производственных запасах;
  28. смета производственно-бытовых расходов;
  29. счета поставщиков МТР и оборудования;
  30. документы для взыскания с поставщиков штрафных санкций за невыполнение договорных обязательств
  31. отчётные документы материально ответственных лиц;
  32. нормативы вовлечения расходных материалов на месяц;
  33. нормативные документы расхода материалов;
  34. документы и распоряжения об изменении расходного норматива материалов;
  35. отчеты о вовлечении материалов, списание МТР по форме М-29;
  36. заявки, сроки, графики на поставку необходимых материалов.

Должности отдела материально-технического снабжения

Начальник ОМТС

Возглавляет структуру начальник отдела снабжения. Как правило, это инженер с профильным высшим образованием. Документами, регламентирующими его деятельность, являются устав предприятия, нормативно-правовые государственные акты, положение об отделе материально-технического снабжения, должностная инструкция и приказы вышестоящего начальства.

Для эффективной слаженной работы службы снабжения начальник отдела должен иметь определенную компетенцию:

  • знать и уметь пользоваться нормативными документами, относящиеся к его подразделению;
  • планировать вовлечение материалов, следить за их правильным расходом и списанием на стадии строительства;
  • должен уметь правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу материальных средств;
  • ориентироваться в рыночных ценах на стройматериалы и необходимое оборудование;
  • доводить до своих подчиненных основы охраны труда и пожарной безопасности.

Обязанности начальника отдела МТС, должностная инструкция

Управление материально-техническим снабжением предприятия невозможно без соблюдения регламента и знания должностных обязанностей. Начальник, возглавляющий отдел снабжения, обязан использовать комплексный подход для эффективного решения поставленных задач:

  • должен уметь работать с поставщиками, находить новые источники поставок по более выгодным ценам и товарам лучшего качества;
  • рационально распределять ресурсы по подразделениям компании, опираясь на разработанный план материально технического снабжения;
  • знать механизм работы складского учета, проводить анализ остатков, планировать покупку нужных объемов необходимых материалов;
  • осуществлять связь и взаимодействие между подразделениями своего отдела, которые отвечают за техническое снабжение предприятия;
  • находить способы покрытия производственных нужд за счет имеющихся возможностей;
  • правильно выстраивать логистику снабжения объектов строительства, использовать новые технологии для функциональной работы своего отдела;
  • тщательно проверять всю документацию, касающуюся своего подразделения, в том числе и претензии к поставщикам продукции и деловым партнерам, не выполняющим своих обязательств;
  • вовремя предоставлять отчеты установленной формы о проделанной работе, улучшать показатели отдела закупок и снабжения.
  • разумно ставить задачи своим подчинённым

Подразделения, входящие в службу снабжения

В крупной строительной компании обязанности отдела снабжения делятся на три основных направления:

1. Материальные группы. Они отвечают за разные виды и области снабжения, разбитые по категориям товаров, имеющих свою специфику. Так, одна группа может отвечать за поставку строительных материалов, а другая – за наличие техники, оборудования и их комплектацию.

На многих предприятиях строительной сферы с материальными группами совмещают отдел логистики и складское отделение, в крупных компаниях эти подразделения являются самостоятельными подотделами в рамках структуры по снабжению предприятия.

2. Отдел технического контроля. На этой структуре лежит ответственность за контролем качества закупаемых материалов и иной продукции, а также соответствие закупаемых МТР с проектом или рабочей документацией. Работа группы регулируется нормами предприятия и принятыми стандартами.

В составе ОТК обязательно работает квалифицированный юрист, который сопровождает все этапы работы ОМТС, такие как заключение договоров поставки, сопровождение претензий к недобросовестным поставщикам и партнерам строительной компании.

3. Планово-экономический отдел, или бюро нормирования. В задачи отдела входят нормирование и контроль за расходованием средств. Кроме этого, подразделение отвечает за бухгалтерскую, финансовую отчетность и планирование. В его состав входят бухгалтеры и экономисты, знакомые со спецификой работы предприятия.

Главные ошибки, допускаемые в процессе организации снабжения

Обеспечение строительной компании необходимыми материалами требует четкой и слаженной работы всех менеджеров отдела материально-технического снабжения. Неправильно поставленные цели, некомпетентность отдельных работников могут сильно навредить бизнесу:

  • несвоевременная поставка нужных материалов может привести к срыву запланированных компанией сроков работ, повлечь за собой штрафные санкции со стороны заказчика;
  • плохое управление снабжением и нечеткое взаимодействие структурных подразделений могут привести к простою технических ресурсов на складе в ожидании разгрузки, что грозит уплатой неустойки;
  • халатное отношение при выборе поставщика может привести к переплате за поставляемую продукцию, или срыву сроков поставок вследствие чего организация несет неустранимые убытки;
  • некомпетентное ведение учета товарно-материальных ценностей приводит к отсутствию нужной продукции на складе и накоплению невостребованных остатков МТР.

Контроль работы эффективности отдела снабжения

Отдел снабжения – имеет важную роль в системе как в строительной, так и не профильной организации. За порядком в этом подразделении нужен постоянный и тщательный контроль и оценка действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должны держать на контроле работу своих снабженцев, а именно следующие действия:

  • Планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы.
  • Выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение.
  • Замену поставщиков, если они не справляются с заключенными соглашениями.
  • Производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.

Оптимизация работы ОМТС

В сложных экономических условиях, при которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, и оптимизировать работу отдела снабжения:

  1. Не заниматься долгосрочным планированием (при малом бизнесе), рассчитывать реальные потребности компании на месяц. Постараться наладить процесс так, чтобы удовлетворять потребности в материалах только по живым заявкам, избегая траты средств на формирование запасов продукции.
  2. Пересмотреть свои отношения с поставщиками. Цены на товары меняются постоянно, появляются новые компании, готовые сотрудничать на выгодных условиях. Необходимо постоянно мониторить ситуацию на рынке, в поисках более выгодных предложений. Преимущественно налаживать партнерские отношения.
  3. Не стесняться разрывать контракты с недобросовестными партнерами, которые нарушают условия соглашения и сроки поставок. Их место может занять кто-то более достойный и ответственный.

Необходимо торговаться с поставщиками, требуя скидок и уступок по оплате. Как правило, боясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Надо постараться договориться с продавцом об удобном для вас графике выплат, при расчетах за поставленные материалы.

4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.

Все, что не удалось реализовать, необходимо приспособить под нужды компании, либо запланировать в дальнейшее, возможно в долгосрочное вовлечение.

5. В работе инженера ОМТС часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Бесконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку МТР по завышенной либо не выгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо проводить работу с кадрами. Пойманный на получении «откатов» от поставщиков сотрудник в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем подлежит увольнению.

В целях согласованности действий различных служб и личной заинтересованности каждого менеджера в поиске эффективных методов учета и мониторинга рынка требуемой продукции, предусматривают мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.

Мотивационные программы и поощрения являются одним из весомых решений для эффективной работы коллектива ОМТС.

Подведение итогов

Опираясь на все вышесказанное, успешный отдел материально-технического снабжения в строительной организации должен уметь:

  • определять оптимальные сроки поставки материалов, исключая опоздания или, наоборот, излишнее затоваривание складских помещений;
  • рассчитывать необходимый размер партии поставляемых материалов, чтобы избежать лишних трат, которые тяжелым бременем ложатся на плечи компании;
  • контролировать соответствие ГОСТам и техническим условиям поступившей продукции, чтобы качество конечного изделия или строящегося объекта не страдало из-за контрафактных материалов;
  • искать и закупать товары по выгодным ценам, снижая себестоимость строительства и повышая прибыль предприятия;
  • находить надежных и дисциплинированных поставщиков, развивать долгосрочные партнерские отношения с ними;
  • любыми доступными способами повышать имидж, а, значит и конкурентоспособность своей компании, собирать и анализировать информацию об изменениях рынка строительных услуг;
  • четко придерживаться общего производственного графика, не допуская простоя при строительстве объектов по вине своего отдела.

Отдел снабжения – важное подразделение любого предприятия

В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.

  • Директор по производству: функции и требования к должности

Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование, в том числе:

— изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;

— прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;

— планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;

— оптимизация производственных запасов;

— оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

— сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
— анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
— получение и организация поступления реальных ресурсов;
— заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
— обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
— организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы, включающие:

— контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
— входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
— контроль производственных запасов;
— выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
— анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

1. Размеры предприятия;

2. Отраслевая принадлежность;

3. Тип производства;

4. Число и географическое положение поставщиков;

5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов

6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

  • Как создать отдел персонала с нуля

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

– транспортный отдел;

– отдел закупок;

– планово-диспетчерский отдел;

– складское хозяйство;

– группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура. При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

  • Компетенции менеджеров по продажам: 7 признаков профессионала

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура. При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения – формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

Где отделу снабжения брать поставщиков

– каталоги и прайс–листы; – Интернет; – торговые журналы; – конкурсы; – рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги; – ярмарки и выставки; – финансовые институты официальных органов, банки; – орговые директории; – торги и аукционы; – торговые представительства; – собственные исследования; – конкуренты потенциальных поставщиков; – личные контакты, переписка с возможными поставщиками; – специализированные информационные агентства, исследовательские организации; – торговые ассоциации; – регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

Существенную выгоду могут принести закупки

Олег Умрихин, генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

  • «Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.

  • Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.

  • Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

  1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.

  2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.

  3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.

  4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.

  5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.

  6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.

  7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

Как контролировать работу отдела снабжения

  1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.

  2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.

  3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

Важным условием является и формализация закупок всех форм, в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

Материалы закупаем строго по плану

Александр Качура, вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар

Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.

  • Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.

Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.

Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:

1. До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.

2. Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.

3. Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.

Рекомендуется контроль закупок организовать по форме отчета.

Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

1) Пересмотрите планирование

Проблемы оперативного планирования – причина 63% невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

Планируйте на короткий срок. В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.

Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.

2) Займитесь отношениями с поставщиками

Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.

Требуйте уступок по ценам. В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может настаивать на более комфортных и лояльных для себя условиях сотрудничества.

Если не можете платить – договаривайтесь. При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.

Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.

3) Распорядитесь запасами

Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:

Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.

Наведите порядок на складе. На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.

4) Оптимизируйте кадры

Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.

Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.

  • Функции отдела продаж: что нужно знать руководителю

Особенно важна разработанная и действующая схема для зависимости зарплаты работников отдела закупок от проделанной работы и эффективности решений. Основываться можно на показателях их мониторинга рынка, условиях закупок, ценах. Данная схема может сопровождаться рядом нюансов, которые изначально не были учтены – поэтому подлежит регулярным изменениям, но должна быть достаточно прозрачной и понятной для сотрудников.

Если заподозрили снабженца в откатах,

Дмитрий Грачев, коммерческий директор АЦ Гермес

Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.