Специалист ахо, это кто?

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В КОМПАНИИ
В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа. В данной статье речь пойдет о наиболее значимых административно-хозяйственных функциях в компаниях, о должностях, которые эти функции могут выполнять, о месте и роли данной функции в структуре компании, а также более подробно о некоторых административных функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания.
Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов. Рассмотрим наиболее типичные административно-хозяйственные функции, а также влияние на них текущих задач и ситуации в компании.
Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:
1) Текущее обеспечение деятельности:
* обеспечение канцтоварами
* обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
* обеспечение хозяйственными товарами
* поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
* обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)
* осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)
2) Документооборот:
* разработка файлинг-системы
* ведение документооборота
* ведение архива
* ведение библиотек, баз данных
3) Эксплуатация здания, помещения, территории:
* уборка помещений
* эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
* оформление помещений
* ремонт помещений
* обустройство прилегающих территорий
* озеленение
4) Организационная работа:
* организация рабочих мест
* организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
* организация работы переговорных
* организация питания сотрудников
* транспортное обслуживание
* курьерское обслуживание
* организация страхования сотрудников и компании
* организация переездов
5) Взаимоотношения со сторонними организациями:
* взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
* взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
* взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.
6) Внутреннее информирование персонала:
* организация оповещения о новых документах
* контроль исполнения поручений
* выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
* организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
* организация внутрифирменных музеев и выставок
Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».
Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача – помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.
На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:
* размер компании
* цели компании
* находится ли здание в собственности
* специфика деятельности компании (например, насколько часто требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные машины)
То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.
В качестве иллюстрации приведем два примера.
Пример 1
Крупное промышленное предприятие поставило цель – выйти на международный уровень и приблизить стандарты своей работы к общемировым. Планировалось развивать международное сотрудничество и принимать делегации. Предприятие владеет несколькими производственными зданиями (5 цехов, административный корпус, проходная, котельная, столовая, теплица), имеет собственную территорию. Руководство поставило задачу реорганизовать административно-хозяйственные подразделения с учетом новых требований. До преобразований на предприятии существовал административно-хозяйственный отдел, в который входили: канцелярия, архив, машинописное бюро, курьерская служба, дизайнер, уборщицы, дворники. Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому(!) директору, который, естественно, очень редко вообще вспоминал про существование этого отдела. Кроме того, как отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую директору завода, существовали следующие службы: отдел озеленения, транспортный цех, столовая, заводская многотиражка. Некоторые административно-хозяйственные функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего регулярно возникали проблемы. Так, за мелкий бытовой ремонт никто не отвечал, и все руководители решали такие вопросы как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые лучше других разбирались в технике. Также не осуществлялась централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также офисного оборудования. Опять же каждый руководитель отдела закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал сметы на эти расходы.
Руководство завода видело неэффективность данного направления и решило провести реорганизацию. В итоге было создано отдельное подразделение, которое возглавил заместитель директора по общим вопросам (новая должность). Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, транспортный цех, отдел по благоустройству территории и озеленению, служба безопасности, многотиражка.
Претерпела изменения и структура административно-хозяйственного отдела. В него вошли:
* канцелярия
* архив
* административный сектор (организация работы переговорных, встреч делегаций, мероприятий, заказа билетов и гостиниц и т.д.)
* сектор обеспечения текущей деятельности (закупка канцтоваров и хозинвентаря, закупка мебели и оборудования, мелкий ремонт, обеспечение связи, оформление помещений, организация рабочих мест)
* сектор по обеспечению чистоты (уборщицы)
Таким образом, было введено два новых отдела (административный сектор и сектор обеспечения текущей деятельности), упразднено машинописное бюро (в связи с переходом на электронный документооборот) и курьерская служба (расчет показал, что услуги сторонних организаций обходятся дешевле). Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. В результате преобразований существенно сократились расходы за счет освобождения основных подразделений от выполнения несвойственных функций (ремонт, закупки), а также за счет того, что осуществление централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря позволило получать существенные скидки за объем, а также привело к необходимости точного учета расходования канцтоваров, что тоже дало существенную экономию.
Пример 2.
Небольшая организация (издательский бизнес) арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:
* текущее обеспечение деятельности в полном объеме
* курирование работы секретаря, уборщицы, курьера, водителя, IT-менеджера
* взаимодействие (оформление договоров, учет первичных бухгалтерских документов, контроль проплат) со сторонними организациями (поставщики, арендодатели)
* организация работы переговорной
* обеспечения внутреннего информирования в компании (подготовка текстов информационных рассылок, выпуск Новостного листка, оформление Доски объявлений)
Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:
* провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции
* определить цели направления, исходя из целей компании
* обозначить специфику компании и ее влияние на цели направления
* выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели
* просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков
* определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба)
* решить вопрос подчиненности данной должности
Формат статьи не предоставляет возможности подробно рассмотреть каждую из функций административно-хозяйственного отдела, поэтому остановимся только на двух функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания. По нашему опыту, нарекания к административно-хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам:
* организация рабочих мест сотрудников
* выполнение заявок на мелкий ремонт
Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действия различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. А так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании. Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач.
Организация рабочих мест
Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать. Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штатов.
Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).
В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.
Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника.
-Площадь рабочего места =минимум 4 м*2
Исходя из этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем
помещении
-Освещенность
Достаточно общего освещения
Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение
-Необходимая мебель
Кресло, стол, шкаф для документов, тумба.
+ стул для посетителей по необходимости
-Необходимое оборудование
Компьютер, телефон\факс, капир, принтер
-Инвентарь
набор настольный офисный(в том числе, скрепки, линейка, кнопки, ручки, карандаши, ластик) , калькулятор, дырокол, степлер, папки.
Таким образом, если заранее понятно, что именно нужно для организации рабочего места, то проще продумать, как организовать весь процесс.
Основной принцип в данном случае — определить, что лучше иметь в запасе постоянно (на случай приема нового сотрудника), а что закупать уже после получения информации о выходе нового человека. Так, например, по инвентарю лучше иметь небольшой запас, тем более что он может понадобиться и работающим сотрудникам. Если позволяют площади можно иметь в запасе и столы со стульями. А вот хранить про запас компьютер вряд ли стоит – это и дорого, и, что самое главное, такая техника быстро морально устаревает и хранить ее без работы неэффективно.
Для сокращения времени организации рабочего места, в АХО должна иметься актуальная информация о поставщиках мебели и оборудования. Если же такая информация не учитывается и не хранится, то административному работнику придется потратить сначала довольно много времени на то, чтобы найти необходимых поставщиков и выбрать среди них тех, которые подходят в данной ситуации.
Вообще, лучше всего составить матрицу всего бизнес-процесса организации рабочего места и указать в ней все отделы, участвующие в процессе, а также какой отдел, что и в какие сроки должен делать. Это тем более важно, так как проколы очень часто происходят именно из-за сбоев в передаче информации.
Приведем упрощенный пример бизнес-процесса организации нового рабочего места.
-Решение о приеме нового сотрудника
(Решение принимает директор и согласует дату с отделом кадров)
-Отдел кадров информирует АХО о дате выхода нового сотрудника, предоставляет заявку с указанием особых требований
(В тот же день, что принято решение)
-Составление Плана подготовки нового рабочего места на основе типового плана и текущей ситуации. Ревизия того, что есть в наличие, а что необходимо закупить.
(АХО составляет в день получения заявки и утверждает у директора (в том числе и смету) )
-Решение о размещении нового рабочего места (в каком помещении, каким образом)
(Вопрос обсуждается отделом кадров и АХО при обсуждении заявки. Согласованное решение утверждается у директора)
-АХО проводит обсуждение с IT -специалистом требований к оборудованию и ставит ему задачи по срокам
(Сроки согласно плана )
-АХО осуществляет заказ всего необходимого у поставщиков
(По плану)
-АХО получает от поставщиков счета и передает их бухгалтерию для оплаты
(Сразу после получения счетов)
-АХО контролирует осуществление оплаты и доставки
(По плану)
-АХО организует процесс установки мебели и оборудования, проверяет готовность рабочего места
(Накануне выхода нового сотрудника)
Выполнение заявок на мелкий ремонт
Нарекания по данному вопросу возникают чаще всего потому, что внимание ему уделяется по остаточному принципу. Информация от сотрудников не учитывается, не планируется ее выполнение и как следствие – поручения забываются и не выполняются. Решается данная проблема относительно просто.
Прежде всего, необходимо завести журнал заявок и назначить сотрудника, ответственного за постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю. Эту функцию может выполнять и сам руководитель АХО. Он должен установить периодичность просмотра журнала и далее ставить задачу исполнителям и контролировать выполнение. Еще лучше организовать подачу заявок в электронном виде.
Форма заявки может быть следующая:
1.Дата обращения
2.Подразделение сотрудник, подающий заявку
3.Суть заявки, что необходимо сделать
4.Срок исполнения
5.Ответственный
6.Срок выполнения
7.Качество выполнения
Процедура работы с такой заявкой:
* пункт 1 – 4 заполняются заявителем при подаче заявки.
* пункт 4 (срок выполнения заявки) может быть скорректирован руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после согласования с заявителем.
* пункт 5 заполняется руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после чего заявка передается исполнителю.
* После выполнения заявки исполнитель заполняет пункт 6 (срок выполнения) и подписывает заявку у заявителя, который должен поставить свою подпись в пункт 7 и указать качество выполнения заявки с его точки зрения, а также указать претензии, если они есть.
* После этого оформленная заявка передается руководителю АХО для контроля и подшивается в папку, а ее данные учитываются при стимулировании.
Для повышения эффективности работы по выполнению мелкого ремонта немаловажно привязать стимулирование административных работников к качеству и скорости отработки заявок. Обоснованное нарекание кого-то из сотрудников должно приводить к наказанию исполнителя.
Чтобы обеспечить справедливость, лучше всего установить нормы выполнения заявок. Для этого составляется полный перечень возможных заявок (который можно пополнять по прецеденту) и устанавливаются нормы выполнения по каждому пункту.
По данному вопросу типовых норм не существует, поэтому каждая компания устанавливает свои собственные нормы, исходя из своей специфики и текущих задач.
Например,
1.Починка замка
В день обращения, не позднее окончания рабочего дня
2.Замена лампочки верхнего освещения
1 день
3.Ремонт сантехники
2 дня
4.Мелкий ремонт мебели
3 дня
5.Навеска полок, картин, крючков и т.п.
5 дней
и т.д.
Итак, мы рассмотрели, перечень наиболее типичных функций административно-хозяйственного персонала, влияние на содержание данных функций целей компании, ее размеров и специфики. А также более подробно вопрос о том, как можно построить процесс организации рабочего места и процесс выполнения заявок на мелкий ремонт. Как мы показали, данные задачи решаются за счет детального планирования и четкого прописывания бизнес-процессов, т.е. важно установить четкую процедуру выполнения данной работы, составить регламент, ознакомить всех, кто задействован в его исполнении, и постоянно контролировать этот процесс. Задача чисто управленческая. В любой деятельности грамотное управление резко повышает эффективность всего процесса, поэтому и административно-хозяйственными функциями в организации также необходимо управлять, и в этом заложен огромный резерв развития.

АХО

Смотреть что такое «АХО» в других словарях:

  • Ахо — Ахо: Ахо (город) в Аризоне (США); Ахо (село) в Аджарии (Кедский муниципалитет, Грузия); Ахо финская фамилия: Ахо, Альфред (р. 1941) канадский учёный информатик. Ахо, Билл (р. 1957) американский бизнесмен. Ахо, Йони… … Википедия

  • Ахо — Юхани (И. Бруфельт) (Johan Brofeldt, псевд. J. Aho, 1861–1921) известный финский писатель. Его отец, пастор Ф. Бруфельт, примкнул к пиетизму, к рый был движением крестьянства против влияния торгово ростовщического капитала и рационалистической… … Литературная энциклопедия

  • ахо — jap. (aho) «дурак», «дебил», «идиот». Реже используемый аналог «бака» (baka). – Можно я возьму это? – Ахо, отдай сюда Аниме … Cловарь современной лексики, жаргона и сленга

  • Ахо — (Aho) Юхани (11.9.1861, Лапинлахти, 8.8.1921, Хельсинки), финский писатель, журналист. Сын пастора. Возглавлял группу «Молодая Финляндия», боровшуюся за буржуазно демократические реформы … Большая советская энциклопедия

  • АХО — административно хозяйственный отдел … Малый академический словарь

  • АХО — административно хозяйственный отдел … Большой бухгалтерский словарь

  • ахоїт — у, ч. Рідкісний мінерал; синьо зелені агрегати … Український тлумачний словник

  • АХО — административно хозяйственный отдел … Словарь сокращений русского языка

  • Ахо Ю. — ÁХО (Aho) Юхани (наст. имя Бруфельдт) (1861–1921), фин. писатель. Реалистич. пов. На постоялом дворе (1884), социально психол. ром. Дочь пастора (1885), Совесть (1914), прозаич. миниатюры под назв. Стружки (сб. 1–8, 1891–1921) … Биографический словарь

  • АХО Юхани — (наст. имя Бруфельдт) (1861 1921) финский писатель. Реалистическая повесть из народной жизни На постоялом дворе (1884), социально психологический роман Дочь пастора (1885), Совесть (1914), прозаические миниатюры под названием Стружки (сб. 1 8,… … Большой Энциклопедический словарь

Расшифровка АХО и функции

Любая организация должна работать как единый слаженный организм, чтобы достигать максимальных результатов своей деятельности. В крупных и средних компаниях обеспечивать персоналу безопасность на рабочих местах, комфорт, все необходимые расходные материалы должен АХО.

Это подразделение создается, чтобы контролировать и обеспечивать высокую работоспособность всего предприятия. Поэтому очень важно иметь квалифицированных специалистов административно-хозяйственного отдела, способных органично сотрудничать со всеми другими подразделениями.

Что это такое

АХО – административно-хозяйственный отдел. Создается во всех компаниях, где количество работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения.

Они отвечают за результативную работу каждого сотрудника организации: рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту помещений и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт рабочих мест.

Бывают следующие подразделения АХО:

  • социально-бытовой;
  • материально-ресурсный;
  • планово-расчетный.

При приеме на работу в АХО приветствуются такие качества, как оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение быстро находить несколько альтернативных способов решения одного вопроса, порядочность, честность.

Через хозяйственный отдел проходят большие денежные суммы. Именно поэтому так важно, чтобы кандидаты на любую из должностей в подразделение отвечали всем требованиям.

Для чего создается отдел

В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же может поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру.

Полноценный АХО организовывается уже в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника административно-хозяйственного отдела находится целая команда: инженеры по техническому обслуживанию, экономисты, охранники, уборщицы, гардеробщики, курьеры, экспедиторы, водители и другие.

Специалисты АХО зависят от специфики компании, рода деятельности, территориального нахождения, размера.

Отдел создается для решения следующих задач:

  • покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
  • ремонт помещений, поломок имущества;
  • соблюдение норм, правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
  • материальная ответственность за ценностями компании;
  • поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
  • заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на коммунальные услуги;
  • обеспечение сотрудников компании всеми необходимыми ценностями для эффективной работы;
  • контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок – своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
  • организация комфортных условий для отдыха сотрудников, предусмотренные законодательством РФ;
  • контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников

Общие положения

Любое предприятие имеет положение об административном отделе. Отчасти оно может слегка разнится в зависимости от рода деятельности фирмы, размеров. Но многие положения являются стандартной нормой, одинаковые во всех компаниях. Вот некоторые из них.

  1. Положение определяет основу структуризации АХО, функции, права, задачи, ответственность, назначение, цели, инструкции.
  2. АХО осуществляет и организует административно-хозяйственное обеспечение компании, а также решает все материально – технические вопросы.
  3. Отдел является независимым подразделением. Подчиняется директору или его заместителю.
  4. Вся работа должна полностью руководствоваться законами, актами Правительства Российской Федерации/ Президента РФ/ Конституции РФ.
  5. Отдел обязан соблюдать акты, правила по хозяйственному обслуживанию, знать нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, вовремя осуществлять ремонт, мониторить состояние технического оборудования, следовать технике противопожарной безопасности, контролировать соблюдение санитарного и противоэпидемического режимов.
  6. Требования к квалификации начальника АХО и других сотрудников, их права, функции, обязанности указаны в должностных инструкциях, которые утверждает руководитель предприятия.
  7. АХО в пределах своей компетенции взаимодействует со всеми отделами, подразделениями фирмы/компании/предприятия. Также при необходимости осуществляет свою работу, сотрудничая со сторонними организациями, их подразделениями.
  8. За несоблюдение должностных инструкций, отсутствия трудовой дисциплины любой сотрудник может быть оштрафован своим непосредственным руководителем, либо же к нему принимаются меры, предусмотренные законодательством РФ.
  9. У административно-хозяйственного отдела должен быть начальник с высокой степенью профессионализма, организаторскими навыками. Стаж, образование, другие требования определяет руководитель организации.

Подробности по руководителю АХО представлены на видео.

Должностные обязанности

Хозяйственным обеспечением организации занимается огромная команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем, на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов АХО. По профессиональному уровню они делятся на три уровня:

  1. Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
  2. Ведущий специалист, главный инженер, начальник АХО, администратор.
  3. Руководитель предприятия, заместитель директора, начальник по АХЧ, технический директор.

Главный человек отдела – начальник (в зависимости от деятельности предприятия, его размера это могут быть главный инженер, администратор или ведущий специалист). Руководящую должность занимает человек с опытом.

Стаж — не менее 5 лет. Подчиняется он генеральному директору или его заместителю. Начальник должен обладать особыми знаниями, решать важнейшие вопросы. Он обладает правом подписи документов, представляет интересы непосредственного директора компании.

Начальник АХО всегда должен быть осведомлен о:

  • Трудовом кодексе РФ и точном внутреннем распорядке организации;
  • всех структурных подразделениях, особенностях их взаимосотрудничества;
  • нормах и правилах охраны труда;
  • всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
  • правилах управления командой, организации труда;
  • начальник должен иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности;
  • знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета;
  • работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
  • навыках делового общения, составления договорной документации;
  • порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы;
  • обладать знаниями об истории организации и перспективах развития.

Руководитель АХО сам вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешения на уход с рабочего места при возникающих непредвиденных обстоятельствах. Он также полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.

Должностные обязанности начальника АХО:

  1. Следит за работой сотрудников, распределяет обязанности между ними, наблюдает за исполнением всех должностных инструкций.
  2. Проводит набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
  3. Осуществляет контроль над работой технического оборудования – лифты, системы вентиляции, осветительные приборы.
  4. Организует планы и работы по ремонту внутренних помещений, всего здания. Контролирует действия по благоустройству территории. Это касается как постоянного ухода за двором, коридорами, так и оформление во время праздников, важных мероприятий.
  5. Контролирует оформление необходимых документов для оказания услуг от сторонних организаций по обслуживанию. Начальник подписывает договора, ведет отчетность материальную, следит за её составлением.
  6. Отвечает за распределение, закупку, хранение, целостность рабочего инвентаря, технического оборудования.
  7. Обеспечивает рациональное распределение выделяемого бюджета, планирование расходов на технические нужды организации.
  8. Обновление, внедрение, распределение новых средств связи, предметов противопожарной защиты, организационной техники, рабочего инвентаря.

На плечах начальника ответственность за сложный механизм работы огромного здания (или нескольких). Он обеспечивает комфорт всех сотрудников. Это касается предоставления самого рабочего места, быстрого доступа к нему, всех мелочей для эффективного результата, чистоты и порядка во всех помещениях здания, эстетического ремонта вокруг, яркого освещения, тепла в холодное время года. Любыми неисправностями оборудования должны заниматься сотрудники АХО.

Специалист – инженер/ администратор/ начальник имеют право:

  • запрашивать сведения от других отделов, касающихся вопросов административно-хозяйственного характера;
  • наказывать сотрудников за нарушения, докладывать об этом вышестоящему руководству;
  • проявлять инициативу в усовершенствовании работы организации в сфере технического и административного обслуживания;
  • для исполнения всех правил, норм требовать от руководства предоставления необходимых условий;
  • оценивать качество работы своих подчиненных.

Права, функции и ответственность

АХО обеспечивает жизнедеятельность всех остальных подразделений. В каждой компании есть свои особенности. Но функции специалистов административно-хозяйственного отдела везде практически одинаковы. А именно:

  • обеспечение крупных закупок любой техники;
  • покупка, распределение канцтоваров;
  • снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
  • оперативные действия по ремонту оборудования, профилактика от поломок;
  • ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
  • уборка, ремонт, оформление помещений;
  • благоустройство уличной территории;
  • организация питания компании;
  • организация своевременного транспортного передвижения;
  • организация зон отдыха, мест перекура, корпоративов;
  • взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
  • организация электрообеспечения, контроль над отопительной системой;
  • соблюдение санитарных, противопожарных норм;
  • набор сотрудников, оценка их работы;
  • внутреннее информирование персонала о новых актах, введениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки. Они могут быть ежедневными, еженедельными или ежемесячными. На них начальник доносит новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи. Последние могут быть как глобальные, так и мелкие, возникающие спонтанно.

Все сотрудники, а в первую очередь руководитель АХО, имеют ряд обязательств:

  • выполнять поставленные цели и задачи вышестоящим руководством;
  • вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, расчеты;
  • быть готовыми к оперативному решению любых ситуаций;
  • использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
  • соблюдать все должностные обязанности, правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
  • вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
  • исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

АХО имеет право в любой момент запросить справочную информацию у любого из отделов, предлагать идеи по улучшению работы, участвовать в совещаниях и планерках по всем административно-хозяйственным вопросам.

Сотрудничество с другими отделами

Качественное выполнение всех задач и функций невозможно без взаимодействия со всеми отделами и подразделениями организации. Каждый сотрудник АХО обязан выстроить рабочие связи с коллегами.

Самое частое в работе отдела – получение заявок от других структур. Например, если в каком-либо из кабинетов сгорела лампочка, то начальник немедленно поставит задачу электрику. В случае неработающего телефона — отправит на вызов свободного техника.

Документы для скачивания (бесплатно)

Примеров может быть сотня. Все, так или иначе, связанны между собой. АХО часто обращается к следующим подразделениям:

  1. Бухгалтерия – наиболее тесное сотрудничество с этим отделом связано с тем, что АХО обязан отчитываться обо всех расходах на приобретение материальных ценностей, инвентаря. Предоставляются копии договоров с арендодателями, поставщиками, подрядчиками.
  2. Производственный отдел – предоставляет оборудование для организации, а АХО уже осуществляет контроль над техникой.
  3. Юридический – помогает обеспечить необходимые условия для заключения договоров, следят за соблюдением всех норм, правил Законодательства РФ.
  4. Отдел закупок – проводит тендеры при необходимости, анализирует рынок поставщиков, помогает выбрать наиболее выгодные условия.
  5. Планово-экономический – распределяет заработную плату, начисляют премии, отпускные. Начальник АХО совместно с ними регулирует оклад своих подчиненных в зависимости от выполняемой работы, степени загруженности.
  6. Отдел кадров – устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

АХО несет ответственность за обеспечение, доставку, сохранность материальных ценностей, необходимых для работы. Кроме того, отдел контролирует порядок, ремонт помещений здания и придворовой территории, создает комфортные условия для каждого сотрудника организации.

Осуществление сотен задач, функций, поставленных перед хозяйственным подразделением, невозможно без слаженности не только внутри самого подразделения, но и без тесной взаимосвязи между всеми структурами компании.

Следить за соблюдением инструкций, правил, распоряжений административно-хозяйственного отдела обязан начальник/администратор/ ведущий инженер. Этот человек должен обладать лидерскими качествами, высоким профессионализмом, иметь навыки управления, знания в экономике, быть честным, ответственным, внимательным.

Видеоконференция по автоматизации деятельности АХО — ниже.