Сроки проекта

Типология социальных проектов 3 страница

Опыт принятия социальных мегапроектов есть и в нашей стране. Такова, например, федеральная целевая программа «Экономическое и социальное развитие коренных малочисленных народов Севера до 2000 года» (она была утверждена Постановлением Правительства РФ от 13.09.96г. №1099). Согласно произведенным в ценах 1996г. расчетам, для реализации программы было необходимо 15,5 трлн. руб. Ожидалось, что результатами осуществления программы станут: обеспечение перехода коренных малочисленных народов Севера к устойчивому развитию преимущественно за счет собственных источников финансирования, создание условий для увеличения доходности традиционных отраслей хозяйствования на основе современных технологий42. По запланированным затратам и по масштабности целей это — мегапроект. Однако обратим внимание на то, что такие грандиозные цели предполагалось достичь за немыслимо короткие сроки — фактически за два года, если иметь в виду, что финансирование по программе в первый год ее осуществления (1997 г.) планировалось в основном на дальнейшую разработку подпрограмм. Нет ничего удивительного, что программа по ожидаемым результатам оказалась невыполненной.

В плане трудозатрат представление о мегапроекте дает такой расчет: только на его проектирование необходимо затрачивать до двух лет работы в режиме полного рабочего дня 500 специалистов.

Типы проектов по срокам реализации.Для каждого социального проекта приходится определять временные рамки его осуществления. Они будут различаться в зависимости от множества обстоятельств — и тех, которые связаны с намерениями инициаторов, и тех, которые возникают за пределами проекта, но предопределяют его ресурсную базу.

Однако практика показывает, что в организационном отношении нет особой разницы, предполагается ли осуществить один проект за пять или шесть месяцев, другой — за пять или шесть лет, а третий — за десять или пятнадцать лет. Разница проявится лишь при сопоставлении таких проектов между собой.

Это обстоятельство и определило группировку проектов по срокам реализации: в мировой практике принято разделять проекты по этому основанию на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

Краткосрочные проекты.Обычно краткосрочные проекты требуют для своей реализации примерно год, максимум два года. Срок определяется целью, наличием ресурсов, особенностями потенциального поведения потребителя.

Часто коммерческие проекты реализуются как краткосрочные, когда планируется производство какой-нибудь новинки. В этом случае заказчик идет на увеличение стоимости проекта, поскольку выигрыш в скорости становится залогом общего успеха проекта.

Специфика организационных решений в таких проектах состоит в применении матричной структуры управления, возложении всей полноты ответственности за исполнение на одно подразделение, принятии решения на месте реализации, минимуме коррекции планов и отчетности и т.д. Соблюдая эти условия, можно сократить сроки исполнения до минимума и добиться реализации проектов (по крайней мере малых) за несколько месяцев.

В социальной сфере потребность в ускорении сроков исполнения проекта может проявляться в чрезвычайных ситуациях (например, при разворачивании пунктов психологической помощи населению после природной или техногенной катастрофы) и в некоторых других случаях, обычно все же не связанных с опережением конкурентов по внедрению нововведений.

С примером осуществления социального проекта как краткосрочного мы столкнулись в г. Шверте (Германия). Здесь подготовка добровольных социальных работников возобновляется по одной и той же программе ежегодно (т. е. имеет годичный цикл). Казалось бы, более логичным было бы наращивать подготовку добровольцев, а не идти по одному и тому же кругу. Однако краткосрочность проекта определяется тем, что в течение года основная часть добровольцев , отходит от работы в социальных учреждениях, вкусив всю ее тяжесть. Это обстоятельство учитывается в планировании как естественное, а в чем-то и позитивное: хоть те, кто попытался стать добровольцем, не выдержали нагрузки, но как налогоплательщики они уже сознательно поддерживают меры в области социальной работы.

Среднесрочные проекты.Обычно среднесрочные проекты осуществляются за 3—5 лет.

Практика среднесрочного проектирования мероприятий утвердилась в ООН и ее специализированных учреждениях. Так, среднесрочное планирование своей работы ведет ЮНЕСКО.

Распространенной стала практика создания среднесрочных программ, состоящих из множества проектов.

Одна из таких программ — одобренная Европейской Комиссией (структурой ЕС) в 1997 г. пятилетняя программа добровольческой службы. Ее цель — содействовать молодежи Европы в проявлении на практике солидарности с другими народами и приобретении жизненного опыта в работе над реализацией социально значимых проектов за пределами своей страны. Добровольцами в рамках программы могут стать жители стран ЕС в возрасте от 18 до 25 лет, которые будут трудиться в сфере социальной защиты, охраны окружающей среды, культуры и образования. Участники проектов обеспечиваются жильем и питанием и получают относительно небольшую по европейским стандартам сумму денег (250 долл. США ежемесячно) на весь период работы в проекте — от 3 недель до года. Собственно, среднесрочный характер программы и определяется постановкой самых общих целей разнообразной добровольческой молодежной деятельности и обеспечением ее финансово-экономических условий по общим стандартам на достаточно длительный период43.

Долгосрочные проекты.Такие проекты осуществляются на протяжении 10—15 лет. Они предусматривают существенные социальные преобразования и сложны для разработки, которая должна строиться с учетом долгосрочного прогноза. Но скорость научно-технических изменений (а значит, и социальных изменений, к которым они ведут) так велика, что сегодня невозможно вполне надежно прогнозировать ситуацию в таком временном диапазоне.

С учетом этого долгосрочные социальные проекты разделяются на последовательные этапы, ближайшие из которых разрабатываются конкретно, а отдаленные — в обобщенной форме, нередко лишь на концептуальном уровне.

Некоторые проекты, например предусматривающие строительство социальных объектов, приходится планировать на всю долгосрочную перспективу: строительный проект может быть доведен до конца на основе предварительного замысла даже при изменении внешних обстоятельств.

В сфере социальной работы долгосрочность проекта может быть приобретенным признаком, что зависит от того, насколько эффективно оказываемые услуги удовлетворяют насущные общественные потребности.

Проект «Дверь» (Door) в Нью-Йорке возник на соединении многих функций в социальной работе с молодежью, с 1972г. он приобрел статус «центра альтернатив» для молодежи. Его популярность (центр регулярно посещают более 300 тыс. молодых людей) предопределила долгую жизнь проекта. Замысел проекта предполагал сосредоточение услуг и программ для молодежи под одной крышей (общая площадь центра — 5 тыс. кв. м). Кроме тех, у кого есть серьезные проблемы и жизненные трудности, в «Door» приходит артистическая молодежь, участники различных общественных, культурных, школьных конкурсов и других мероприятий. О таком конгломерате мотивов прихода и соответственно предоставляемых центром услуг свидетельствует рекламная листовка: » Плохо себя чувствуете? * Беспокоитесь о своем здоровье? * Есть вопросы о сексе? * Нуждаетесьв противозачаточных средствах? * Вы — родитель? * Беременная? * Хотите сбросить вес? * Научиться готовить? * Сэкономить на еде? * Вас отвергли? * Вы одиноки? *Пользуетесь наркотиками и хотите остановиться? * Нуждаетесь в работе? Хотите поступить в колледж? * Напряжение в школе? Вас вышибли из школы? * Не в ладах с законом? Нуждаетесь в адвокате? * Нет пристанища? В бегах? Опасаетесь за свою жизнь? * Хотите повеселиться? * Развить свой талант? *Нуждаетесь в тренировке?»44. Такого рода проекты, сохраняя основные черты первоначального замысла, меняются в зависимости от динамики социальной жизни.

Престиж-проекты.В отдельную группу мы выделяем проекты, целевая установка которых основывается на феномене престижного потребления. Их, по существу, нельзя отнести ни к одному из выделенных типов: такие проекты могут возникать в любой тематической области, иметь любую форму финансирования, обладать любым масштабом и требовать самых разных сроков для реализации. Специфика их замысла состоит в закреплении социальных различий знаками престижа.

Финансовая сторона таких проектов основывается на парадоксе потребительского поведения, вскрытом известным американским экономистом и социологом Торстейном Вебленом (1857— 1929) в его книге «Теория праздного класса» (1899): определенными социальными слоями покупается не то, что экономически выгоднее (минимум затрат при максимуме качества), а то, что является престижным45. Однако престижность изменяет не только стоимостные показатели проекта, но и другие его характеристики, поскольку речь идет об особом жизненном стиле показного потребления, демонстративных трат.

Одним из престиж-проектов можно считать отель, открытый неким Хендриксом в Лос-Анджелесе для наездников-миллионеров и их лошадей. Особенность этого проекта в том, что лошади живут в номерах «люкс», а их хозяева — в конюшнях.

Нередко престиж-проекты подталкивают людей к тому или иному поведению, ограничивают для них возможности выбора. Эти проекты имеют ярко выраженную социальную направленность, ее суть — установление особого рода социальных преград и фильтров, охрана корпоративного духа социальных групп, объединенных символами престижа.

Псевдопроекты.Псевдопроект — видимость проекта, форма, которой прикрывается какое-то другое содержание, не представленное в самом псевдопроекте. Социальный феномен псевдопроектной деятельности вполне объясняется популярностью проектной формы.

Мы выделяем две разновидности псевдопроектов — проекты-фикции и квазипроекты.

Проекты-фикции используют проектную форму как маскировку (латинское «fictio» означает выдумку, вымысел). Это могут быть псевдопроекты по типу конторы «Рога и копыта» Остапа Бендера, когда фикция имеется уже на стадии замысла. Это могут быть и своего рода декорации деятельности, изображение позитивных результатов проектов там, где они не были достигнуты. Еще с XVIII века для обозначения таких афер стало применяться название «потемкинские деревни».

1 января 1787 г. императрица Екатерина II предприняла путешествие в новые приобретенные ею земли. В Крыму императрицу и сопровождавшего ее императора Священной Римской империи Иосифа II ждал князь Григорий Александрович Потемкин (1739—1791). По дороге следования царского кортежа, в составе которого был и дипломатический корпус, разворачивались удивительные картины крестьянского благополучия: вдалеке виднелись добротные крестьянские поселения.

Это была искусная подделка: стояли только рисованные фасады, как о, теперь сказали бы «фанера», которые, в действительности, прикрывали тяжелое положение переселенцев.

С проектами-фикциями приходится часто встречаться на конкурсах социальных проектов. В этих случаях прежде всего обнаруживается заинтересованность в получении финансирования под проект, которое на самом деле планируется или потратить на другие цели (тогда мы имеем дело с «Рогами и копытами»), или использовать на проект только частично, позже составив фиктивный отчет о расходовании средств и представив реализацию проекта на отдельных удавшихся объектах (тогда перед нами — «потемкинские деревни»).

Квазипроектами (латинская приставка «quasi» означает «как будто» и соответствует по значению словам «мнимый», «ненастоящий») мы называем те, что обладают всеми признаками настоящего проекта, но планируют нововведение, которое на самом деле таковым не является. Форма проекта в этом случае позволяет сохранить инициаторам имеющееся положение под видом того, что это инновация.

Заметим, что в теориях социального управления используется понятие квазитехнологий, о которых говорят, если социальные технологии строятся на недостаточно выверенной базе данных социальных наук и социальной статистики и трудно проверяемых прогнозах. Различие между подлинной технологией и квазитехнологией проводится в таком случае по двум критериям: «Подлинная технология — есть продукт закрытых, изолированных систем и пользуется абсолютным преимуществом. Не соблюдая технологии производства, невозможно получить искомый результат с такой же эффективностью каким-либо другим путем. Квазитехнология социальных наук действует в совершенно другой форме. Ее функционирование обычно нацелено на изменение или исправление определенных условий, чтобы придать процессу нужное направление или определить такое направление»46. Качество мнимости при таком понимании должно быть распространено на все социальные технологии, поскольку все они не подходят под понятие «подлинная технология» — разве что кроме тех, которые могут быть реализованы в обществах, называемых тоталитарными. Вот почему мы понятию «квазипроект» придаем очень узкое значение как разновидности псевдопроектов

Квазипроект — это по сути «прожект Крутицкого», каким он описан драматургом А. Н. Островским (1823—1886) в комедии «На всякого мудреца довольно простоты» (1868).

Старый ретроград Крутицкий при помощи героя комедии Глумова подготовил «прожект», первая же статья которого («Артикул 1-й») выражает его смысл: «Всякая реформа вредна уже по своей сущности»? Глумов предлагает Крутицкому переименовать прожект в трактат.

Крутицкий. Трактат, отчего же не прожект?

Глумов. Прожект, ваше превосходительство, когда что-нибудь предлагается новое; у вашего превосходительства, напротив, все новое отвергается…

Разумеется, квазипроекты не столь откровенно выражают консервативную тенденцию. Требуется обстоятельный анализ не только декларируемых, но и скрытых целей подобных проектов, которых в социальной сфере немало. Следы «прожекта Крутицкого» можно обнаружить в некоторых программах социального и культурного развития территорий, в различных документах, связанных с проектированием объектов социальной сферы.

Псевдопроекты отвлекают силы и ресурсы от реализации того, что составляет общественный интерес. Но есть у них и некоторое достоинство: они в определенных случаях могут противостоять неумеренным, непродуманным действиям властей по навязыванию населению инноваций, к которым оно не готово. В целом псевдопроекты — хороший материал для анализа в области социального проектирования.

В ряду псевдопроектов есть и такие, которые являются формой самовыражения людей определенного склада. В этом случае не преследуются какие-то утилитарные цели (как в большинстве проектов-фикций, например). Авторы избирают проектную форму как способ самопрезентации. Обычно цели таких проектов имеют характер миссии, а средствам на их реализацию внимания не уделяется.

Таков проект, направленный в 1999г. одним жителем российского города Камышин канцлеру ФРГ (текст своего письма автор, не удовлетворенный тем, что его «абсолютно серьезная и обдуманная идея» не была оценена, распространил через электронную почту и по факсу). Суть проекта — в повсеместной отмене денег. «Деньги — не русская категория. Я отменяю деньги на Земле», — пишет автор канцлеру. Почему ему? Автор поясняет: «Дело в том, что мои соотечественники совершенно потеряли рассудок, сошли с ума от денег, а также их отсутствия. На мои слова и письменные послания они никак не реагируют; и чтобы добиться хоть какого-то ответа, их следовало бы хорошенько поколотить». Канцлеру предложено «в возможно более короткие сроки» рассмотреть внесенное предложение об отмене денег на Земле.

Подобные курьезы отчетливо демонстрируют то, что в некоторых проектах скрыто за фасадом, соответствующим принятым образцам.

Многообразие типов проектов — одна из примечательных черт социального проектирования. Возможность применять проектные подходы и технологии на любом уровне социальной организации, в самых разных масштабах, временных рамках, с мощными ресурсами и почти без них придает социальному проектированию гибкость и реалистичность. Условия, которые задаются проекту, предопределяют его форму и пути реализации. Разработка социального проекта тем не менее и по своему смыслу, и по применяемым технологиям близка для самых непохожих проектов. О том, как вести такую разработку, речь пойдет в следующей главе.

Вопросы для повторения и практические задания

1. Чем социальный проект выделяется среди других форм социальных нововведений?

2. Почему бы не соединить все малые и микропроекты в один большой и хорошо управляемый проектный комплекс? Ваше мнение.

3. Оцените свои возможности для работы в различных типах социальных проектов.

4. Познакомьтесь с приведенной ниже концепцией проекта «Молодежная программа Всероссийского Выставочного Центра» (1996 г., рук. В. А. Луков). Проект разрабатывался как часть программы действий по обновлению функций огромной выставочной и рекреационной территории в Москве — бывшей ВДНХ. Определите основные характеристики проекта на основе типологии, изложенной в данной главе учебного пособия. Подумайте, какие из проектных идей могли бы быть реализованы, если Москва станет столицей ЭКСПО в 2010г.

МОЛОДЕЖНАЯ ПРОГРАММА

Составы ключевых этапов проекта

215726 0 Автор статьи: Основатель Projectimo.ru

Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?

Определение понятий

Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:

  • фаза жизненного цикла;
  • веха;
  • стадия;
  • этап;
  • процесс управления.

Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?

Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?

Состав отличительных качеств базовых понятий проектирования

Фазам проектной реализации посвящена статья на тему жизненного цикла проектной задачи. Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции перехода ответственности от PM

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции ЖЦ проекта

Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:

  • представляют собой последовательность работ;
  • связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
  • могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.

Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта. Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.

Этапы процессов инициации и завершения

Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.

  1. Формирование инициативного предложения по проекту.
  2. Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
  3. Принятие решения о необходимости выполнить проект.
  4. Назначение куратора.
  5. Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
  6. Выяснение ограничений и дополнительных требований.
  7. Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
  8. Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
  9. Чистовое описание проектного продукта.
  10. Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
  11. Прояснение интересов и ожиданий участников.
  12. Выработка показателей и КФУ проекта.
  13. Уточнение необходимого состава процессов управления.
  14. Формирование укрупненного плана работ.
  15. Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.

Схема временной развертки процессов управления проектом. Источник: Руководство PMBOK 5

В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.

Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.

  1. Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
  2. Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
  3. Архивирование документации проекта.
  4. Закрытие проекта приказом по компании.

Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.

Этапы процессов планирования

Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.

Последовательность этапов процессов планирования

Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.

  1. Планирование целей и границ проекта. Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
  2. Разработка структуры проекта. В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки иерархической структуры работ (ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
  3. Определение (уточнение) состава работ. Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
  4. Определение состава потребляемых ресурсов. Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
  5. Определение последовательности работ. Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
  6. Оценка продолжительности операций. В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
  7. Оценка затрат на выполнение работ. Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
  8. Идентификация рисков и планирование их минимизации. Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
  9. Календарное планирование проекта.
  10. Подготовка бюджета проекта.
  11. Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий. В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
  12. Сбор сводного плана.

Этапы процессов организации исполнения

Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.

  1. Набор команды проекта. На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
  2. Выбор поставщиков. Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
  3. Обеспечение надлежащего качества работ. В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
  4. Обеспечение координации работ и исполнителей. Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
  5. Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон. Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
  6. Организация развития команды. Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
  7. Организация распределения информации. Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.

В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.

Ключевые процессы реализации проекта

55273 0 Автор статьи: Основатель Projectimo.ru

Прежде чем рассматривать процедуры исполнения инвестиционного мероприятия, нам необходимо совершить краткий экскурс по процессам его реализации. При этом реализация проекта обязательно должна быть рассмотрена как с позиции управления уникальной задачей, так и с точки зрения реальных действий, совершаемых для достижения результата. В этом осмыслении нам помогут международные и национальные стандарты в области project-management.

Подходы общепринятых стандартов

Механизм реализации проекта целесообразно исследовать с более широкой позиции, чем просто исходя из действий по организации выполнения и непосредственного решения комплекса задач. Однако и узкий взгляд на реализацию инвестиционных проектов (ИП) капитального характера также важен. Имеется в виду, что инициация, завершение и даже планирование являются обеспечительными процедурами для того, чтобы качественно исполнить работы. А вот организация исполнения, контроль и, собственно, шаги по реализации являются определяющими процессами проекта. Причем, если первое и второе – это процедуры управления проектом, опирающиеся на регламентирующую базу, то третье – суть управленческого творчества его руководителя в конкретной ситуации.

Реализацию инвестиционных проектов принято делить на фазы, стадии жизненного цикла, процессы управления. Для дискретного восприятия проектной задачи применяется и функциональный подход, разделяющий управление реализацией на ряд функций управления. Такой подход наглядно продемонстрирован в стандарте PMI. В пятом издании Руководства PMBOK отмечается дискретный характер процессов управления. Вместе с тем, разработчики стандарта акцентируют внимание на тесном взаимодействии и переплетении процедур между собой. Действительно, процессы эти подчас глубоко интегрированы друг в друга.

Пример интеграции процессов контроля и исполнения проекта. Источник: Руководство PMBOK 5

Состав групп процессов управления представлен на схеме выше. На ней отображен пример интеграционного взаимодействия ряда управленческих процедур. Действительно, сквозные процессы исполнения не могут обходиться без мониторинга и контроля, как, впрочем, и планирование, инициация и закрытие мероприятия. При этом следует понимать, что пики активности по контролю работ весьма близки к пикам активности в организации исполнения.

Диаграмма активности в группах процессов и их взаимодействия. Источник: Руководство PMBOK 5

Рассмотрим еще один небольшой пример взаимодействия процессов управления проектом в ходе стадии непосредственного исполнения работ. Предположим, решая задачи, команда проекта столкнулась с рядом объективных причин, по которым накопились критические отклонения по срокам и некоторым бюджетным позициям. Возникла потребность внести изменения в консолидированный план. На выходе процессов организации исполнения возникает с подачи PM запрос на изменения (1), который отрабатывается на интеграционном уровне мероприятий контроля. Решение о принятии изменений возвращается в процессы исполнения (2). Затем изменения запускают процедуру перепланирования (3), и измененные планы поступают к команде с модифицированным составом задач, сроков и ресурсов (4).

Пример взаимодействия между процессами управления при внесении изменений в ИП

Методология реализации проекта

Руководитель ИП, приняв на себя уникальную инвестиционную задачу, организует работу по функциональным областям и пяти процессам управления, которые структурированы и методологически проработаны в стандартах. Эта логика позволяет PM качественно организовать выполнение работ, упорядочить взаимодействие, своевременно принимать решения и достигнуть запланированного результата. Специфика проектных инвестиционных задач требует от менеджера правильного вхождения в проект и грамотного выхода из него. Беспроблемная реализация входа и выхода обеспечивается процессами инициации, планирования и завершения.

Ключевое значение имеют два параллельных процесса организации и контроля выполнения ИП. Сюда же входят процедуры мониторинга, сбора и анализа отчетности. Когда PM имеет план проекта, бюджет мероприятия, он спокойно может договариваться с исполнителями из числа участников команды и сторонних подрядчиков. Такие договоренности возникают или на уровне юридически оформленных соглашений, или на уровне подлежащих к постановке задач.

Менеджер обращается к потенциальным ответственным ресурсам с простым вопросом: «Возьметесь или не возьметесь?». Возникают микроконтракты, и начинается фаза их исполнения. Работа с исполнителями задач отнимает у PM основной бюджет времени. Кроме того, менеджеру необходимо позаботиться о поддержании финансирования в соответствии с платежным календарем, обеспечении командообразования и развитии команды. Руководитель проекта формирует резервы под риски, организует проведение мероприятий по повышению качества, координирует действия приданных сотрудников и хода работ. Практически синхронно с этим выполняются контрольные мероприятия. Мониторингу и контролю подвергаются:

  • промежуточные и итоговые результаты работ;
  • сроки и соблюдение исполнения плановых мероприятий;
  • бюджеты;
  • рисковые события;
  • качество;
  • собственно продукт проекта.

Помимо этого производится администрирование договоров и обеспечение проектной отчетности. Отлаженность механизмов отчетов по проекту имеет большое значение для результативности и эффективности реализации всего мероприятия. Отчет должен регулярно поступать заинтересованным сторонам. Различают отчет по форме план-фактного анализа выполнения работ и отчет по соблюдению бюджетной дисциплины проектного финансирования.

Процессно-функциональная матрица управления проектом

Для успешности процессно-функциональной парадигмы управления проектом в практике применяется ряд типовых методов, в большей или меньшей степени используемых на различных стадиях его реализации. Методы реализации проекта различаются по направленности. Мы будем выделять методы:

  • администрирования;
  • планирования;
  • бюджетного управления;
  • диагностики;
  • маркетинга и продвижения;
  • рекрутинга;
  • управления от задач;
  • оценки персонала;
  • мотивации;
  • лидерства;
  • отбора и развития персонала;
  • оценки эффективности и инвестиционного анализа;
  • эффективных коммуникаций;
  • контроля и мониторинга;
  • управления риском;
  • управления конфликтами;
  • прокьюримента;
  • управления изменениями;
  • управления безопасностью;
  • управления интеграцией.

В настоящей статье мы рассмотрели вопрос о том, что представляет собой реализация современных инвестиционных проектов с позиции международных стандартов, обозначили основные черты методологии выполнения проектного мероприятия. По существу, процессы и функции управления изучаемой предметной области, методы, применяемые в проектной практике, – и есть цель многочисленных исследований, представленных на страницах нашего сайта. Эта информация служит цели динамичного наращивания компетентности PM. Многие механизмы уже раскрыты в наших материалах, и процесс углубления в обозначенные темы будет продолжен.

Управление сроками проекта

Процессы управления сроками проекта

Согласно РMBOК , управление сроками проекта ( time management ) — это процесс, используемый для обеспечения своевременного завершения проекта.

Управления сроками проекта состоит из шести процессов .

Определение состава операций — процесс определения конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения результатов проекта — внедрения ИС.

Определение взаимосвязей операций — процесс выявления и документирования последовательности выполнения плановых операций.

Определение ресурсов операции — процесс определения необходимых для выполнения каждой плановой операции ресурсов и их количества.

Определение длительности операций — процесс определения продолжительности выполнения каждой плановой операции.

Разработка расписания — процесс составления расписания проекта с учетом последовательностей операций, их длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки выполнения проекта в целом.

Управление расписанием — процесс управления изменениями расписания проекта.

Первые пять процессов относятся к группе процессов планирования, шестой — к группе процессов мониторинга и управления. Процессы взаимодействуют как между собой, так и с процессами из других областей знаний.

Процессам управления сроками проекта предшествует процесс планирования, определяющий формат и критерии разработки и контроля расписания проекта, управления проектом, в ходе которого разрабатывается план управления расписанием. План управления расписанием входит в план управления проектом, либо является его вспомогательным планом.

На рис. 5.1 показана последовательность процессов, приводящая к разработке расписания проекта и затем к управлению расписанием. Разработка расписания проекта начинается с определения состава операций. После того как операции определены, между ними устанавливаются взаимосвязи. Чтобы определить длительность операций, следует назначить специалистов, которые будут выполнять операции, — уровень их квалификации имеет определяющее значение. Рассмотрим подробнее, каким образом определяются операции проекта, их взаимосвязи, требуемые ресурсы, длительность операций, как составляется расписание проекта и осуществляется управление им.


увеличить изображение
Рис. 5.1. Связь процессов управления сроками проекта

Определение состава операций

Определение состава операций предполагает определение и документирование работ, запланированных для выполнения. Инструментальным средством для определения состава операций, а также для оценки их взаимосвязи и длительности, служит ИСР. В предыдущем разделе был рассмотрен вопрос создания иерархической структуры работ путем декомпозиции. Напомним, что результатом процесса декомпозиции является нижний уровень работ, необходимых для завершения проекта. В процессе декомпозиции определяется нижний уровень управления, с которым работает руководитель проекта, — уровень пакетов работ. Пакеты работ, как правило, определяются Методологией внедрения ИС. Пакет работ состоит из операций, имеющих общие функции или конечный результат.

Пакеты работ разбивают на операции. Операция — это единица работ, в результате которой имеется конкретный результат по внедрению информационной системы.

Перед началом определения состава операций рекомендуется еще раз проанализировать описание содержания проекта, ограничения и допущения с точки зрения полноты списка операций, который будет основой для составления смет, планирования сроков выполнения и контроля проектных работ.

Состав операций может определяться последовательно, методом набегающей волны. Этот метод применяется в крупных или долгосрочных проектах, когда имеется неопределенность относительно выполнения некоторых работ. При использовании метода набегающей волны пакеты работ, расположенные в отдаленном будущем, планируются только на высоком уровне, в то время как пакеты работ, расположенные ближе по оси времени, планируются детально.

Входная информация для процесса определения состава операций

Входом для процесса определения состава операций являются :

  • методология внедрения ИС;
  • контракт;
  • описание содержания проекта;
  • иерархическая структура работ (ИСР);
  • словарь ИСР.
Инструменты и методы

Для определения состава операций используют следующие инструменты и методы:

  • декомпозиция;
  • шаблоны;
  • планирование методом набегающей волны;
  • экспертная оценка.
Выходы процесса определения состава операций

Процесс определения состава операций завершается формированием нижеследующих документов .

Список операций — перечень работ, запланированных для выполнения.

Параметры операций — могут включать в себя идентификатор операции, коды операции, длительность, начало, окончание, исполнителя операции, перечни предшествующих и последующих операций, логические взаимосвязи, опережения и задержки, плановую трудоемкость работ и другие необходимые для управления проектом параметры операций.

Список контрольных событий (вех проекта) — определяет все контрольные события расписания, необходимые для мониторинга хода выполнения и для управления проектом. Список контрольных событий является элементом плана управления проектом. Веха проекта определяет момент перехода проекта из одного состояния в другое. Важным отличием вех от операций проекта является то, что они не имеют длительности.

Запрошенные изменения — изменения в составе работ, которые могут появиться в ходе выполнения работ по внедрению ИС и повлиять на описание содержания проекта.

Примеры состава операций и контрольных событий (вех проекта) представлены в таблицах 5.1 и 5.2.

Таблица 5.1. Пример списка состава операций

Наименование пакета работ Наименование операций
Обследование Формирование и согласование плана проведения интервью
Подготовка и рассылка опросных листов для интервью
Проведение интервью для описания бизнес-процессов
Описание бизнес-процессов Описание бизнес-процессов по функциональной области Финансы
Описание бизнес-процессов по функциональной области Логистика
Описание бизнес-процессов по функциональной области Персонал
Разработка системы Разработка решений по функциональной архитектуре
Подготовка функционального дизайна расширений
Настройка системы
Техническое проектирование расширений
Разработка расширений
Техническое проектирование программ конвертации данных
Разработка программ конвертации данных
Планирование тестирования приложения и интеграционного тестирования
Тестирование системы Разработка сценариев тестирования
Подготовка тестовых данных
Проведение тестирования по функциональным областям Финансы, Логистика, Персонал
Проведение интеграционного тестирования
Проведение тестирования конвертации данных

Таблица 5.2. Пример списка вех проекта

Вехи проекта

Входящие вехи проекта:

  • Начало работ акцептовано Заказчиком
  • Рабочие места подготовлены
  • Команда проекта сформирована
  • Подготовлено и проведено стартовое совещание
  • Утверждено расписание проекта

Вехи проекта:

  • Завершен сбор информации для описания бизнес-процессов
  • Обследование завершено
  • Завершена разработка системы
  • Завершено приемочное тестирование
  • Завершено тестирование производительности
  • Готовность к конвертации данных
  • Готовность к развертыванию системы

Планирование сроков проекта может быть выполнено с помощью специализированных программных средств. Пример планирования сроков работ в специализированной системе MS Project приведен на рис. 5.2.


увеличить изображение
Рис. 5.2. Планирование работ в MS Project

Классификация проектов по доминирующей деятельности учащихся

  • Практико-ориентированный проект нацелен на решение социальных задач, отражающих интересы участников проекта или внешнего заказчика. Эти проекты отличает четко обозначенный с самого начала результат деятельности его участников, который может быть использован в жизни класса, школы, микрорайона, города, государства. Форма конечного продукта при этом разнообразна — от учебного пособия для кабинета физики до пакета рекомендаций по восстановлению экономики России. Ценность проекта заключается в реальности использования продукта на практике и его способности решить заданную проблему.
  • · Исследовательский проект по структуре напоминает научное исследование. Он включает в себя обоснование актуальности выбранной темы, постановку задачи исследования, обяза­тельное выдвижение гипотезы с последующей ее проверкой, обсуждение и анализ получен­ных результатов. При выполнении проекта должны использовать­ся методы современной науки: лабораторный эксперимент, моделирование, социологический опрос и др.

· Информационный проект направлен на сбор информации о каком-либо объекте или явлении с целью анализа, обобщения и представления информации для широкой аудитории. Такие проекты требуют хорошо продуманной структуры и возможности ее коррекции по ходу работы. Выходом проекта часто является публикация в СМИ, в т. ч. в сети Internet.

· Творческий проект предполагает максимально свободный и нетрадиционный подход к его выполнению и презентации результатов. Это могут быть альманахи, театрализации, спортивные игры, произведения изобразительного или декоративно-прикладного искусства, видеофильмы и т. п.

· Ролевой проект. Разработка и реализация такого проекта наиболее сложна. Участвуя в нем, проектанты берут себе роли литературных или исторических персонажей, выдуманных геро­ев с целью воссоздания различных социальных или деловых от­ношений через игровые ситуации. Результат проекта остается открытым до самого окончания. Чем завершится судебное засе­дание? Будет ли разрешен конфликт и заключен договор?

Классификация проектов по комплексности и характеру контактов

По комплексности (предметно-содержательной области) можно выделить два типа проектов.

· Монопроекты реализуются, как правило, в рамках одного учебного предмета или одной области знания, хотя могут использовать информацию из других областей знаний и деятельности. Руководителем такого проекта выступает учитель-предметник, консультантом — учитель другой дисциплины. Монопроекты могут быть, например, литературно-творческими, естественнонаучными, экологическими, языковыми (лингвистическими), культуроведческими, спортивными, историческими, географическими, музыкальными. Интеграция осуществляется лишь на этапе подготовки продукта и презентации: например, компьютерная верстка литературного альманаха или музыкальное оформление спортивного праздника. Такие проекты могут проводиться (с определенными оговорками) в рамках классно-урочной системы.

· Межпредметные проекты выполняются исключительно во внеурочное время и под руководством нескольких специалистов в различных областях знания. Они требуют глубокой содержательной интеграции уже на этапе постановки проблемы. Например, проект по теме «Проблема человеческого достоинства в российском обществе XIX — XIX вв.» требует одновременно исторического, литературоведческого, культурологического, психологического и социологического подходов.

По характеру контактов проекты могут быть:

· внутриклассными

· внутришкольными

· региональными (в пределах одной страны)

· международными

Последние два типа проектов являются телекоммуникационными (сетевыми), поскольку требуют координации деятельности участников, их взаимодействия в сети Internet и, следовательно, задействования средств современных компьютерных технологий.

Классификация проектов по продолжительности

· Мини-проекты могут укладываться в один урок или часть урока. Их разработка наиболее продуктивна для курса иностранного языка. Пример: проект «Составление рекламного модуля на английском языке», 11 класс. Работа над проектом ведется в группах, продолжительность — 20 минут (подготовка -10 минут, презентация каждой группы — 2 минуты).

· Краткосрочные проекты требуют выделения 4 — 6 уроков, которые используются для координации деятельности участников проектных групп. Основная работа по сбору информации, изготовлению продукта и подготовке презентации выполняется в рамках внеклассной деятельности и дома. Пример: проект «Элемент XX века», химия, 10 класс. Работа осуществляется в группах, продолжительность — 4 урока. 1-й урок: определение состава проектных групп, выдача задания (сбор информации по своим элементам). 2-й урок: отчеты групп по собранной информации, выработка содержания проектного продукта и формы его презентации. 3-й и 4-й спаренные уроки: презентация готовых проектов, их обсуждение и оценка.

· Недельные проекты выполняются в группах в ходе проектной недели. Их реализация занимает примерно 30 — 40 часов и целиком проходит с участием руководителя проекта. При осуществлении недельного проекта возможно сочетание классных форм работы (мастерские, лекции, лабораторный эксперимент) с внеклассными (экскурсии и экспедиции, натурные видеосъемки и др.). Все это, благодаря глубокому «погружению» в проект, делает проектную неделю оптимальной формой организации проектной работы.

· Долгосрочные (годичные) проекты могут выполняться как в группах, так и индивидуально. В ряде школ эта работа традиционно проводится» в рамках ученических научных обществ. Весь цикл реализации годичного проекта — от определения темы до презентации (защиты) — выполняется во внеурочное время.