Стандартизация документов

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов:

1. ГОСТы – государственные стандарты.

2. ОСТы – отраслевые стандарты.

3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

Что такое стандартизация

Стандартизация – что это такое простыми словами

Стандартизация представляет собой род деятельности, которая направлена на разработку и принятие стандартных норм, применяемых для изготовления различного рода изделий. Понятие охватывает широкий спектр областей: регулирует производственные работы, обеспечивает безопасность производимых товаров и услуг, а также контролирует осуществление предписанных правил, разработанных с целью надежного функционирования предприятий.

Реализацией стандартных норм занимаются специализированные органы, обладающие правом разрабатывать и утверждать нормативные акты и иные документы.

При создании нормативов учитываются определенные факторы:

  • воздействие производства на окружающую среду;
  • влияние производимой продукции на человека и общество в целом;
  • информационная и техническая совместимость;
  • взаимозаменяемость продукции с учетом прогресса в определенных отраслях;
  • систематизация измерений качества (работ, услуг и производственных ресурсов);
  • безопасность объектов с учетом возникновения чрезвычайных ситуаций и катастроф.

Задачи стандартизации

Первоочередной задачей выступает установление правил и норм к производству товаров, осуществлению работ и предоставлению услуг. Вместе с тем, стоит учитывать, что стандарты качества присутствуют в повседневной жизни человека абсолютно везде. Если углубиться в понятие стандартизации, то можно выделить ее главные цели:

  1. Повышение степени безопасности жизни и здоровья человека. Сюда можно отнести установление норм производства пищевых продуктов, изделий обихода и услуг (необходимы для соблюдения прав потребителя). Немаловажную роль играет повышение экологической и биологической безопасности, создание благоприятных условий для проживания;
  2. Образование конкурентоспособности (обеспечивается за счет единства измерений, использования природных ресурсов, выполнения госзаказов);
  3. Соблюдение взаимозаменяемости средств (производственного оснащения и комплектующих, машин и деталей, сырья);
  4. Содействие внедрению технологий и моделей производства между предприятиями;
  5. Регулирование качества;
  6. Обеспечение обороноспособности страны;
  7. Осуществление надзора за исполнением технического регламента.

Таким образом, целью выступает создание эталонной системы упорядочения в конкретной области деятельности при помощи контроля качества, а также предоставление потребителю права на безопасную и высокопробную продукцию.

Принципы

Любая наука или отдельная дисциплина базируется на конкретных положениях. Принципы, как правило, отражают закономерность формирования показателей и обосновывают необходимость их применения. Основными принципами стандартизации можно выделить:

  • Добровольное применение стандартов. Это означает, что нормативы применяются на непринудительной основе вне зависимости от места происхождения продукции. Настоящее правило содержит только рекомендации, а сами требования по стандартизации выносятся уполномоченными лицами в виде постановлений/регламентов (соблюдаются неукоснительно);
  • Использование международного стандарта (при формировании национальных показателей обязательно учитываются общепринятые стандарты, применяемые в мировой практике);
  • Учет позиции заинтересованных лиц. При разработке и утверждении нормативов принимаются во внимание законные интересы заинтересованных в этом лиц (изготовителей, потребителей);
  • Недопустимость создания препятствий к осуществлению функций предприятия (производство товаров и услуг, их реализация);
  • Невозможность утверждения стандартов, нарушающих требования регламента;
  • Объективность. При утверждении нормативов, они должны быть объективно проверены и оценены на возможность выполнения;
  • Доступность (вся информация о проведенных исследованиях и анализах должна содержаться в открытом доступе и предоставляться заинтересованным гражданам).

Перечисленные принципы содержат в себе правовую основу. Среди научных принципов можно отметить: эффективность, комплексный подход, перспективность, динамичность и предпочтительность. Все основополагающие неразрывно связаны между собой и позволяют осуществлять стандартизацию с наибольшей пользой.

Стандартизация в России

Главным ответственным учреждением по разработке, утверждению и контролю стандартов качества является Росстандарт. Основным правовым актом, регламентирующим стандартизацию является ФЗ РФ “О техническом регулировании”. Государственные стандарты создаются для каждой отрасли, соблюдение требований нормативов обязательны к исполнению. При неукоснительном следовании предписаний, продукция получает сертификат соответствия.

10. Понятия унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в. Цели и методы унификации управленческих документов.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унификация — это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. При унификации сокращение кол-ва видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное кол-во сопоставимых показателей, необходи­мых реквизитов. Такая форма рациональна по распо­ложению реквизитов, предусматривает удобные спосо­бы заполнения и составления. Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его кач-во, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необх-мой и достаточной информации.

Стандартизация— деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добро­вольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспо­собности продукции, работ или услуг. Стандарт — до­кумент, в кот. в целях многократного добровольно­го использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, пе­ревозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации — это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные док-ты, но и создание, и эксплуатацию компьютерных систем и технологий. Установлены след. категории стандартов: ГОСТ, отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты предприятия (СТП

Унификация документов является одним из методов их стандартизации

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия.

В 60-80-ые годы была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы системы стандартов по документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, унифицированные системы документации. Совет министров РСФСР утвердил «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Главным архивным управлением изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», вышло постановление «О мерах по улучшению архивного дела СССР».

Тогда же была осознана необходимость создания Единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главному архивному управлению. Эта работа выполнялась в несколько этапов: подготовка «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства» (1965 г.); разработка методической программы исследований (1967 г.) совместно с учрежденным Всесоюзным научно-исследовательским и институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД); создание проекта основных положений ЕГСД (1970 г.). Наконец, в 1973 г. были изданы «Основные положения ЕГСД. В конце 80-ых гг. на ее основе была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Основными моментами развития делопроизводства в 80-ых гг. стало издание ГОСТ на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, унифицированных систем документации (УСД) и госстандартов на эти системы.

В начале 90-х был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в XX веке были три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-е гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-е гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-е гг.

11. Понятие «юридическая сила документа». Состав реквизитов удостоверения документов, правила их оформления. Подлинники и копии. Виды копий. Порядок их удостоверений. Придание юридической силы документам на различных материальных носителях.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов.

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подп. (ИОФ); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Подлинники и копии, виды копий. Порядок удостоверения копий

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации. ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Подлинник — первый или единичный экземпляр документа. Копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

По форме (способу) изготовления копии можно выделить следующие виды копий. Во-первых, путем механического воспроизведения текста документа на печатной машинке, компьютере, путем переписывания от руки. В этом случае нотариус должен проверить соответствие копии подлиннику, вместо подписи должностного лица и печати поставить соответствующие штампы («подпись» и «печать»), а также прочеркнуть незаполненные и другие свободные места на копии.

Во-вторых, путем его ксерокопирования и сканирования. Это вполне оправданные новые способы фиксации копий подлинных документов, обеспечивающих их соответствие оригиналу, особенно если ксерокопирование либо сканирование выполняются непосредственно в помещении нотариальной конторы.

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо следующее:

  • положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

  • документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

  • реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

  • Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов.

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа «задним числом”, равно как и издание документа с «опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации. Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации — арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) — дата утверждения; для актов и протоколов — дата события.

Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы.

Гриф утверждения

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управлени).

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

  • утверждение документа руководителем;

  • утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек.

Подпись Подпись — это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации — автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы «И. О.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога «за” или сокращения «врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога «за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

Гриф согласования

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

  • отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

  • удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

  • фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Юридическая сила копий документов

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных..).

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4—84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

-регистрационный номер;

-регистрационную дату;

-подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

Сокращение переписки и уменьшение трудоемкости на ее составление, исключение дублирования и сегодня остаются актуальными задачами управленческого труда. Один из путей их эффективного решения состоит в унификации и стандартизации документов как по форме, так и по содержанию.  

Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской империи, но это не привело к практическому их применению. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам.  
Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т. е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.  
Стандартизация документов — это установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.  
Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.  
Месопотамские документы имеют внешнее сходство с современными за счет графления. Не будем преувеличивать их достоинства. Линии заранее отмечал ниткой помощник бухгалтера, но делалось это на «глазок», не всегда расчетливо, так, что оставалось незаполненное место. Но и преуменьшать значение усилий, направленных на стандартизацию документов, значит проявлять неуважение к древним бухгалтерам, так как построить в один прием таблицу и сейчас непросто.  

Стандартизация документов управления. Под ред. М. А. Васильева. М., Стандарт, 1974.  
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе-  
СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ,  
Документирование информации — обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы — в соответствии с положениями закона должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.  
Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов — основные направления совер-  
Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.  
Работа по унификации и стандартизации проводится и за рубежом. Стандартизацией документов в течение длительного времени занимаются национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.  
Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.  
Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это в общем случае план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшают восприятие документа читателем, благоприятно сказываются на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.  
Так, Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации (ст. 5) указывает Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации 1.  
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов -высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.  
Как вы понимаете процесс стандартизации документов  
Унификация и стандартизация документов в России. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организациями и выполнении управленческих функций.  
Основные понятия в области унификации и стандартизации документов приведены в приложении 2.  
Необходимо иметь в виду, что распределение документов по перечисленным выше системам не охватывает всех случаев жизни. Так, из общего числа форм документов, применяемых в отраслевых автоматизированных системах управления (ОАСУ), примерно только 40% документов могут быть отнесены к перечисленным выше системам. Учитывая это, разрабатываются предложения по уточнению состава и границ названных выше систем документации . Однако применяемая классификация удобна для организации работ по унификации и стандартизации документов.  
Международная организация по стандартизации (ИСО) имеет в своем составе около 150 специализированных технических комитетов (ТК). Каждый из них объединяет несколько подкомитетов (ПК) по более конкретным вопросам, которые подготавливают проекты международных стандартов. Эти проекты после обсуждения и голосования принимаются как основа для национальной стандартизации страны. Вопросами унификации и стандартизации документов в ИСО занимаются несколько технических комитетов и подкомитетов. Среди них ТК 46 Документация , ТК 68 Банковские процедуры , ТК 95 Канцелярские машины , ТК 97 Вычислительные машины и обработка информации , ТК 130 Технология полиграфии и другие. Однако основные вопросы унификации управленческих документов решаются в созданном относительно недавно ТК 154 Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности .  
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В УСЛОВИЯХ ИХ ТРАДИЦИОННОГО ИЗГОТОВЛЕНИЯ  
Таким образом, унификация и стандартизация документов, исходя из условий повышения эффективности их механизированного изготовления, накапливает опыт, позволяющий рассчитывать на большие успехи в дальнейшем.  
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Эту экономическую эффективность мы будет называть прямой. Кроме этого, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления народным хозяйством, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.  
ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ УНИФИКАЦИИ И СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ  
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным.  
См. Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в АСУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск. Научный совет по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР, 1974, с. 21.  
При функционировании банков данных плановая, нормативная, постоянная или другая, редко изменяемая информация, вводится только один раз, а в дальнейшем лишь дополняется или корректируется при ее изменениях. Отчеты, вводимые в банк данных, плановых, нормативных и других постоянных показателей уже не содержат. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе.  

ПРИНЦИПЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ  
Комплексность стандартизации документов. Постоянная Комиссия СЭВ по стандартизации охарактеризовала комплексную стандартизацию как стандартизацию, при которой осуществляется целенаправленное и планомерное установление и применение системы взаимоувязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам в целях обеспечения оптимального решения конкретной проблемы . Фактически это понятие является конкретным применением  
При проведении комплексной стандартизации документов необходимо учитывать не только требования государственных и других стандартов СССР, но также и стандартов СЭВ, ИСО и рекомендации международных организаций, работающих в области унификации документов и связанных с ними объектов или процедур.  
Действительно резкое изменение сложившихся в организациях форм документов и правил их оформления может отрицательно сказаться на их деятельности, поскольку эти изменения связаны с психологической перестройкой большого количества людей. Поэтому при стандартизации документов должны проводиться только самые необходимые изменения с максимальным сохранением традиционных форм и методов, если, разумеется, они не наносят прямого экономического ущерба. Трудности при стандартизации документов заключаются в том, что они имеют слишком много разнообразных форм и правил оформления отдельных реквизитов и документов, особенно организационно-распорядительных, и сохранить их все просто невозможно. Поэтому при стандартизации сначала вносятся небольшие изменения в традиционно применяемые документы, а затем более радикальные. Такое поэтапное совершенствование стандартов должно проводиться с учетом сложившихся уже традиций, приводя к постепенному изменению требований к документам.  
Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в Л СУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск, 1974, с. 21.  
Выявление общего в документах и придание им единого решения упрощает ручные методы работы с ними, делает работу более производительной, снижает затраты и время на обучение управленческих кадров. Еще важнее выработать л соблюдать общие требования к управленческим документам в условиях создания и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ), повышение эффективности которых предусмотрено решениями XXV съезда КПСС. В условиях АСУ резко возрастает эффект унификации и стандартизации всех управленческих документов. С 1966 г. в нашей стране широко развернулась работа по стандартизации управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники. Методическое руководство этими работами и выполнение важнейших из них было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС). В результате было разработано рациональное построение документов на основе графических моделей. Разработанные принципы и методы унификации и стандартизации проверены на практике при унификации и стан а тиза ии нескольких систем док 7ментаттии. Они отражены в нормативно-технических, научных, методических и информационных материалах институтов Госстандарта СССР и его институтов (с 1975 г. головным по стандартизации документов был назначен Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ), а также Московского государственного историко-архивного института (МГШШ).  
На совершенствование документов существенное влияние оказывает архивоведение — комплексная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и практические основы архивного дела. В разработке различных проблем архивоведения активно участвуют В. Н. Автократов, Ф. И. Долгих, Н. П. Ерош-кин, А. А. Кузин, А. П. Курантов, М. С. Селезнев, Ж Ф. Сергазин, СО. Шмидт, СВ. Шухардин и др. Механизация и автоматизация процессов изготовления и обработки документов управления выявила решающее значение унификации их форм и правил оформления для повышения эффективности этих процессов. Оказалось, что ни одна из перечисленных выше научных дисциплин унификацию форм документов не считала своей задачей. В 1966 г такая работа применительно к внешнеторговым и организационно-распорядительным документам была поручена специалистам ВНИИС и двум организациям-соисполнителям. При унификации и стандартизации документов управления были использованы общие методы стандартизации, созданные ведущими учеными в этой области — В. В. Бойцовым, А. В. Гличевым, В. В. Ткаченко, а также математические методы, которые  
Задача классификации управленческих документов с особой остротой встала при создании информационного обеспечения АСУ, которая, как предусматривалось с самого начала, должна была включать в себя стандартные документы. Созданию таких документов, пригодных для ввода в ЭВМ, предшествовало выполнение ряда других важных задач. Из них первой и самой сложной являлось создание классификационной схемы документов, применяемых в народном хозяйстве. Специалисты ВНИИС, которым была поручена работа по стандартизации документов в управлении, от-  
Значительный опыт стандартизации документов имеется и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводили и проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. В работе по упрощению и унификации документов, и в первую очередь внешнеторговых, принимают участие более 10 международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли ЕЭК, Постоянная Комиссия по внешней торговле СЭВ, Международная организация по стандартизации (ИСО), Международная авиатранспортная ассоциация (ИАТА) и др.  
Несмотря на то что унификация и стандартизация документов успешно развиваются, ее направления и принципы проведения, начиная с 1971 г. и до последнего времени, интенсивно обсуждаются, что создает условия для повышения эффективности проводимых работ. Ниже отражаются результаты и предложения, полученные при проведении работ по унификации и стандартизации документов во ВНИИС и МГИАИ, а также в ор-ганиз ациях-соисполнителях.  
Установленные стандартами правила оформления организационно-распорядительных документов создают условия для повышения производительности труда машинописных работ по сравнению с требованиями других систем документации. Так, при оформлении реквизитов гриф утверждения и гриф согласования в соответствии с требованиями государственной системы стандартизации и ЕСКД (ГОСТ 1.2—68 и ГОСТ 3.110—71) заключаются в кавычки или после них ставится двоеточие, а расшифровка подписи заключается в скобки. ГОСТ 6.38—72 дает более экономичные требования, предусматривая написание реквизита без кавычек и двоеточия, а подпись оформляется без скобок. Это приводит к меньшему количеству машинописных знаков, требуемых при оформлении реквизита. Отдельные элементы оформления документов указаны в тексте, примерах или в приложениях нескольких государственных стандартов, причем эти указания не всегда идентичны. Очевидно, этот важнейший принцип стандартизации документов, направленный на уменьшение разнообразных правил оформления и практически реализованный в рамках нескольких систем документации, должен быть проведен для всех систем документации. Это приведет к росту производительности труда при изготовлении и оформлении документов, снижению затрат времени на обучение и переучивание работающих и к повышению престижа стандартов на документацию, так как разнообразные требования не только труднее выполнить, но и проконтролировать.  

Стандартизация. Документы в области стандартизации

К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся:

  1. национальные стандарты;
  2. правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
  3. применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  4. стандарты организаций;
  5. своды правил.

Закон «О техническом регулировании» изменил не только юридический статус стандартов, но и документальную базу стандартизации. Ранее согласно Закону РФ «О стандартизации» к нормативным документам по стандартизации относились:

  1. государственные стандарты Российской Федерации;
  2. международные (региональные) стандарты;
  3. правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
  4. общероссийские классификаторы технико-экономической информации;
  5. стандарты отраслей;
  6. стандарты предприятий;
  7. стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Как видим, из существующего ныне перечня исключены стандарты отраслей и стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений, место государственных стандартов заняли национальные, а стандартов предприятий — стандарты организаций. Что немаловажно, в данный перечень также добавлены своды правил.

Каждый из перечисленных в настоящей статье документов в области стандартизации имеет свои принципиальные особенности, отражающие сущность, правовой статус, условия и порядок разработки и применения. Прежде всего, следует отметить, что ни правила по стандартизации, ни рекомендации, не должны дублировать положения национальных стандартов Российской Федерации. Правила (нормы) по стандартизации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации по своему характеру являются документами обязательными для применения, что напрямую вытекает из их определения.

1. Национальные стандарты. В соответствии с Постановлением Госстандарта РФ от 30.01.2004 N 4 «О национальных стандартах» со дня вступления в силу Закона «О техническом регулировании» государственные и межгосударственные стандарты, принятые Госстандартом России до 01.07.2003, признаны национальными стандартами. Установленные указанными национальными стандартами требования к продукции и связанным с ней процессам до вступления в силу соответствующих технических регламентов подлежат обязательному исполнению только в части, соответствующей целям, указанным в п.1 ст.46 Закона «О техническом регулировании».

Среди национальных стандартов, утвержденных и введенных в действие после принятия настоящего Закона, следует особо отметить такие, как:

  1. ГОСТ Р 1.0-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения.
  2. ГОСТ Р 1.2-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены.
  3. ГОСТ Р 1.4-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения.
  4. ГОСТ Р 1.5-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.
  5. ГОСТ Р 1.9-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Знак соответствия национальным стандартам Российской Федерации. Изображение. Порядок применения.
  6. ГОСТ Р 1.10-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Правила стандартизации и рекомендации по стандартизации. Порядок разработки, утверждения, изменения, пересмотра и отмены.
  7. ГОСТ Р 1.12-2004. Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения.
  8. ГОСТ Р 1.13-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Уведомления о проектах документов в области стандартизации. Основные положения.
  9. ГОСТ Р 1.6-2006. Стандартизация в Российской Федерации. Проекты стандартов. Организация проведения экспертизы.

2. Правила (нормы) стандартизации. Согласно ГОСТ Р 1.12-2004 правила (нормы) стандартизации обозначают нормативный документ, устанавливающий обязательные для применения организационно-методические положения, которые дополняют или конкретизируют отдельные положения основополагающего национального стандарта и определяют порядок и методы выполнения работ по стандартизации.

Правила стандартизации разрабатывают при необходимости конкретизации (детализации) отдельных положений соответствующего по назначению основополагающего организационно-методического или общетехнического национального стандарта Российской Федерации, а также в случае нецелесообразности разработки организационно-методического национального стандарта Российской Федерации, когда область применения подобного документа ограничена только организациями и структурными подразделениями Ростехрегулирования.

На сегодняшний утвержден ряд правил по стандартизации (ПР), в которых освещаются вопросы, затрагивающие регулируемую сферу деятельности, в том числе:

ПР 50.1.024-2005 — Правила стандартизации. Основные положения и порядок проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских классификаторов (утв. приказом Ростехрегулирования от 14.12.2005 N 311-ст). Дата введения — 01.04.2006 г.

Настоящие правила определяют основные положения, порядок, последовательность и содержание работ по разработке, принятию, введению в действие, ведению и применению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области, а также при предоставлении общероссийских классификаторов и внесенных в них изменений для официального опубликования и получения пользователями текстов общероссийских классификаторов и внесенных в них изменений.